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L'EM Normandie adapte aisément la jauge présentiel/distanciel de ses cursus

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°194 !

De la résilience IT à la résilience business

Il est aisé de constater à quel point la crise sanitaire a ébranlé les entreprises. Si le business est indissoluble de l'IT depuis bien des années, le numérique a démontré une nouvelle fois son importance. En effet, partout, dans tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises, l'IT a joué un...

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En interfaçant Zoom avec le reste de son système d'information, l'EM Normandie a pu s'adapter à la crise sanitaire et préparer le monde d'après.

PublicitéIssue de la fusion des anciennes écoles supérieures de commerce du Havre et de Caen, l'EM Normandie dispose aujourd'hui de campus au Havre, à Caen, à Paris, à Oxford et à Dublin. Il accueille en tout 5500 étudiants à raison de 1500 par campus français, le solde se répartissant sur les autres campus, dont 1100 en alternance, en cumulant les filières post-bac et post-prépa, bachelor et master. Pour assurer ces formations, l'école dispose d'une centaine d'enseignants permanents et de 600 intervenants extérieurs. Même si quelques expérimentations avaient lieu en distanciel, l'école a dû brutalement s'adapter au confinement en mars 2020 comme toutes les autres. Puis sont venues des périodes de réouvertures partielles en alternance avec un reconfinement. L'évolution a pu être suivie au fil des nécessités par l'EM Normandie grâce aux outils mis en oeuvre. L'école a ainsi préparé, du même coup, le « monde d'après » où le présentiel pourra ne plus être systématique.

« Avant mars 2020, presque toutes les formations étaient en présentiel même, si depuis une dizaine d'années, nous avions mis en place de l'e-learning tant en mode synchrone (séminaires en ligne, forums...) qu'en mode asynchrone, tout en prévoyant systématiquement des moments de présence physique pour ces étudiants » se souvient Olivier Lamirault, Directeur Innovation et Technologies Educatives, de l'Ecole de Management de Normandie. Depuis longtemps, l'école a digitalisé son fonctionnement. La partie administrative du parcours étudiant est actuellement gérée sous Konosys (en cours de remplacement), un autre module permettant de suivre le recrutement et les concours, la plate-forme open-source Moodle permettant d'organiser et de suivre les formations, etc. Olivier Lamirault relève : « tous les enseignants passaient ainsi déjà par Moodle pour déposer leurs supports pédagogiques à l'attention des étudiants, gérer les évaluations... »

Du présentiel au 100 % distanciel en cinq jours

En mars 2020, les étudiants ont soudainement été empêchés de se rendre en cours à cause des mesures prises par les autorités en relation avec la crise sanitaire. Il a donc fallu brutalement basculer d'un enseignement quasi-exclusivement présentiel à des classes à 100 % virtuelles. « Nous avons transposé l'emploi du temps présentiel en virtuel, sans changement en dehors d'un décalage de cinq jours » indique Olivier Lamirault. L'EM Normandie utilisait Zoom depuis six mois pour certains cours. Olivier Lamirault relève : « au contraire d'autres solutions testées comme Cisco ou Adobe où il y avait des instabilités, Zoom ne posait aucun soucis. Le jour où nous avons lancé les cours en distanciel complet, personne ne s'est d'ailleurs plaint de dysfonctionnement. »

La négociation avec Zoom a été rapide. Puis, au fur et à mesure des besoins, 450 enseignants ont été rapidement formés (par Zoom là aussi, par sessions de 90 minutes) pour s'adapter au distanciel. « Une classe virtuelle ne doit pas être une webconférence où l'étudiant resterait passif et il faut que les enseignants réengagent régulièrement l'audience » relève notamment Olivier Lamirault. Si Zoom permet de réaliser des travaux de groupes ou des échanges écrits, d'autres outils ont été utilisés en parallèle comme Beekast pour l'animation avec des votes, des quizz, etc. S'il a bien fallu gérer les réticences vis-à-vis de ce type de technologies, la crise majeure a mobilisé les énergies de tous les personnels de l'EM Normandie.

PublicitéUne automatisation nécessaire

« Le jour du lancement et les quinze jours suivants, je suis resté à surveiller les tableaux de bord et je n'ai vu aucun soucis » se réjouit Olivier Lamirault. Dans les « belles histoires », il a ainsi vu un étudiant passer son examen dans sa voiture sur le parking d'un Super-U, en utilisant le WiFi du magasin... Mais programmer 350 à 450 classes et donc autant de sessions Zoom par jour est beaucoup trop lourd manuellement. Si du manuel a été nécessaire quelques jours, l'usage des API de Zoom a permis d'automatiser assez vite le processus, avec un peu de développement. Les informations d'emplois du temps sont donc extraites de l'ERP et servent à paramétrer les sessions Zoom.

Ces informations sont ensuite injectées dans Moodle et dans l'Intranet avec les agendas individuels, où l'étudiant retrouve son emploi du temps avec un lien Zoom pour chaque classe virtuelle. Enfin, les cours sont enregistrés et rendus disponibles sur Moodle (fonctionnalités bien utile pour les étudiants en décalage horaire). A partir de septembre 2020, l'école a transféré le stockage des vidéos dans un tube privé sous Ubicast, avec une chaîne par enseignant (11 To de vidéos ainsi créées par an selon les estimations, tout hébergé chez OVH). L'EM Normandie a ensuite développé un algorithme pour affecter les étudiants en présentiel ou en distanciel selon les jauges sanitaires des différentes périodes de restriction. Le reconfinement n'était finalement qu'une jauge mise à 0 %, la jauge n'étant qu'une variable.

Un avenir vu comme hybride

« Nous avons pu montrer à 450 enseignants qu'on pouvait faire de l'enseignement distanciel de qualité » se réjouit Olivier Lamirault. Ce mode a des bénéfices imprévus comme révéler des élèves timides qui prennent la parole en virtuel mais pas en présentiel. Olivier Lamirault poursuit : « la direction de l'école souhaite poursuivre sur le mode hybride. Cela permettra notamment des cursus en alternance plus simple, avec des employeurs dans le monde entier. A Singapour, un professeur peut faire un cours à des étudiants d'Oxford dont la moitié à domicile ! » Certaines tâches ont été également dématérialisées au passage comme la signature de présence des étudiants. Pour cela, l'école s'est dotée de la solution dédiée au secteur Edusign qui repose sur un QR code variable toutes les trois secondes (pour éviter que des absents puissent signer après coup ou par délégation) ou un lien envoyé aux participants.

Pour accompagner cette bascule vers l'hybride, durant l'été 2020, les 110 salles de cours ont été équipées de barres audiovisuelles Crestron, avec des caméras faisant le suivi de l'orateur et ne nécessitant pas d'équiper de micros celui-ci. Un étudiant dans la salle peut donc intervenir sans avoir de micro et interagir avec un étudiant à distance. Olivier Lamirault relève : « étudiants en distanciels ou en présentiel, cela n'avait pas d'importance, tout le monde travaillait ensemble. »

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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