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Comptabilité fournisseurs : la qualité des données, pilier incontournable de l'automatisation

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°208 !

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Si de nombreuses opérations de comptabilité fournisseurs peuvent déjà être automatisées, trop d'erreurs et d'incohérences empêchent encore la fluidification des tâches et les gains de temps. Pour les entreprises, il est donc capital de veiller à la fiabilité des informations présentes sur les documents à traiter. Eclairage avec Michaël Aubry, expert en solutions de gestion financière et systèmes automatisés chez Medius.

PublicitéDans la comptabilité fournisseurs, de nombreuses opérations peuvent déjà être automatisées. Pourtant, certaines tâches simples doivent encore être validées manuellement à cause d'« exceptions » - ces cas qui interrompent un processus automatique et nécessitent une intervention humaine. Michaël Aubry précise : « Une exception, c'est tout ce qui empêche un flux d'être validé de bout en bout sans intervention humaine. Cela peut paraître anodin, mais mis bout à bout, ces cas allongent significativement le délai de traitement et donc de paiement. » Souvent sous-estimées, ces exceptions proviennent de données incomplètes, erronées ou incohérentes : montant incorrect, numéro de commande manquant, erreur de TVA... Autant d'écueils qui empêchent le traitement automatique d'une facture et multiplient les interventions humaines, chronophages et coûteuses.

Ces exceptions ne sont toutefois pas une fatalité ; en améliorant la qualité de ces données, on réduit mécaniquement le nombre d'exceptions et l'on fluidifie les processus. « Des factures bien renseignées et mieux structurées sont plus facilement analysées. Elles génèrent moins d'exceptions et nécessitent ainsi moins de contrôles humains » poursuit Michaël Aubry. Par ailleurs, l'intelligence artificielle peut servir d'accélérateur : elle analyse plus vite les données - même complexes ou nombreuses -, elle identifie automatiquement les erreurs et les anomalies et elle permet de traiter en autonomie une plus grande partie des cas, même ceux qui auraient nécessité auparavant une vérification manuelle. « Nos clients atteignent un taux de capture des données sans intervention manuelle de 99,3 %, ce qui permet d'automatiser le traitement des factures fournisseurs dans 92,3 % des cas, et de réduire le délai total de traitement à un jour. »

L'IA au coeur du traitement des factures

C'est pourquoi Medius intègre l'intelligence artificielle au coeur de ses modules de traitement de factures. L'objectif : aller plus loin dans l'automatisation, en réduisant les interventions humaines au strict minimum. En diminuant les exceptions grâce à une meilleure qualité des données, les entreprises bénéficient d'un traitement plus fluide, plus rapide et plus fiable de leurs factures. Cela se traduit par moins de retards de paiement, moins de risques d'erreurs... et donc plus d'efficacité globale.

Au-delà de la comptabilité fournisseurs, cette logique d'optimisation concerne aussi la gestion des ressources humaines, en particulier lors de phases de croissance. « Prenons une entreprise qui double de taille après une acquisition », illustre Michaël Aubry. « Du fait des synergies, elle ne doublera pas forcément ses effectifs. Il lui faut donc faire plus avec autant, voire moins. » Dans ce contexte, les solutions d'automatisation - comme celles de Medius - permettent de recentrer les équipes sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, tant dans les services financiers que dans les autres départements impliqués dans la validation des factures. Résultat : une meilleure productivité, mais aussi une expérience collaborateur renforcée.

Publicité Libérer du temps et recentrer les équipes sur l'essentiel

En automatisant le traitement des factures et en limitant les interruptions dues aux erreurs ou incohérences, les équipes comptables peuvent enfin se consacrer à des missions plus stratégiques : pilotage budgétaire, optimisation des processus, amélioration de la trésorerie...
C'est un gain double : en productivité et en attractivité pour les collaborateurs. « L'IA permet de rendre les équipes plus autonomes, de limiter les sollicitations entre services pour des problèmes mineurs, et de fluidifier les échanges », résume Michaël Aubry. En d'autres termes, une automatisation réussie ne consiste pas à remplacer les équipes, mais à les valoriser, en les libérant des tâches à faible valeur ajoutée.

Cette approche crée un cercle vertueux : moins d'exceptions permettent plus d'automatisation, qui libèrent du temps pour les équipes et garantissent ainsi une meilleure efficacité globale. À l'échelle de l'entreprise, cela se traduit par une réduction des coûts liés au traitement manuel, un pilotage plus précis des dépenses, une amélioration du climat de travail, et une meilleure rétention des talents. In fine, en s'appuyant sur des technologies comme l'intelligence artificielle et en misant sur la fiabilité des données, les entreprises renforcent leur agilité. Elles deviennent capables de s'adapter plus facilement aux changements d'échelle, sans alourdir leur organisation.

Article rédigé par

Medius,
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