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L'IA au service des équipes comptables : quels outils pour quelle plus-value ?

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°208 !

Réforme de la facturation électronique : enfin sur de bons rails ?

Dans à peine plus d’un an, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur. Les atermoiements de l’Etat autour de ce texte place aujourd’hui les entreprises face à un calendrier très contraint. Car cette transmission des factures dans un des trois formats de données structurées que...

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Face à la complexité croissante des processus comptables - multiplicité des formats, volumétrie documentaire, pression sur les délais de clôture - l'intelligence artificielle s'impose comme un levier clé d'automatisation. Comment l'IA transforme-t-elle concrètement la gestion des notes de frais et de la comptabilité fournisseurs ? Éléments de réponse avec Ahmed Fessi, Directeur de la Transformation et des Systèmes d'Information de Medius.

PublicitéQuel rôle joue l'IA dans la gestion des notes de frais et l'automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Ahmed Fessi : Le traitement des factures fournisseurs s'appuie aujourd'hui sur des outils puissants, capables de traiter une grande diversité de documents - du simple ticket de caisse à la facture complexe de plusieurs pages. Pour cela, nous utilisons depuis plus d'une décennie le machine learning. Grâce à des années d'expérience en OCR et en machine learning, nos solutions savent extraire et interpréter automatiquement les informations clés : montant, fournisseur, numéro de commande, taux de TVA, etc. Résultat : jusqu'à 99 % des informations sont automatiquement extraites des reçus et des factures fournisseurs, grâce à l'IA. Plus de 92 % des factures avec bon de commande sont traitées automatiquement, tandis que ce taux dépasse 99 % pour celles sans bon de commande, réduisant drastiquement les tâches manuelles. Les collaborateurs peuvent alors se recentrer sur la vérification et la validation finale des quelques cas restants, avec un gain de temps et de fiabilité considérable.

Nous avons par ailleurs associé à ces modules des algorithmes d'IA générative pour des cas d'usage plus complexes. Prenons l'exemple d'un déplacement professionnel en Chine : vous recevez une note de frais rédigée en mandarin, mais vous ne parlez pas la langue. Difficile alors de savoir s'il s'agit d'une course en taxi ou d'une dépense non conforme - qui serait refusée par l'entreprise. Cette même technologie s'applique également aux factures fournisseurs, souvent émises dans différentes langues et formats. Grâce à l'IA, ces documents peuvent être automatiquement traduits - dans une centaine de langues, ce qui permet un traitement rapide, fiable et conforme, quelles que soient la langue ou la complexité du document.

Quels autres outils basés sur l'IA proposez-vous pour faciliter le travail des comptables et des équipes financières ?

Ahmed Fessi : Je citerai également les assistants intelligents à disposition des utilisateurs. Les comptables, les directeurs financiers sont très souvent sollicités pour répondre à des questions simples : dois-je valider cette facture-là, à qui dois-je la faire suivre ? En somme, ces collaborateurs-là consacrent beaucoup de temps à répondre aux mêmes questions, et plus encore en période de clôture comptable. Pour pallier cela, nous avons donc développé des assistants « copilote » propres à chaque usage : un pour la comptabilité fournisseurs, un pour la gestion des notes de frais. Que ce soit pour un salarié qui saisit une note de frais, un approbateur de factures ou un comptable, ces assistants apportent des réponses claires à chaque étape.

Publicité Autre usage clé : l'agent conversationnel au service des fournisseurs. Nos clients reçoivent, en moyenne, 28 e-mails par jour de leurs fournisseurs, certains jusqu'à 300 par jour en fin de mois, principalement en lien avec des factures à payer. Là encore, les équipes comptables peuvent être rapidement débordées car elles doivent répondre aux sollicitations des fournisseurs. Nous avons donc développé un agent conversationnel, intégré à notre solution P2P, qui répond à la majorité des e-mails de façon précise, personnalisée, avec la capacité de lire et analyser les pièces jointes. Dans seulement 5 % des cas, l'IA sollicite un expert humain, assurant ainsi la fiabilité des réponses sans jamais remplacer le discernement humain en cas de doute. De fait, l'IA ne se substitue pas au jugement humain, n'empiète pas sur le libre-arbitre du salarié - puisqu'elle intervient lorsque l'information est facilement accessible et permet une réponse rapide. Ce principe est fondamental à l'ensemble de nos fonctionnalités IA.

Quel impact ont ces outils sur la lutte contre les erreurs et fraudes ?

Ahmed Fessi : Outre les différents modules que je citais, une autre fonctionnalité est capitale au sein des solutions de Medius : la détection des fraudes et des erreurs. Concernant les erreurs, nous allons très loin, puisque nous sommes capables de détecter les reçus ou les factures fournisseurs qui auraient été envoyées deux fois. Dans ce cas-ci, il peut s'agir d'une simple erreur ou d'un éventuel cas de fraude.

Concernant la fraude, il est primordial d'être à la hauteur à l'heure où les attaques sont de plus en plus sophistiquées. En effet, grâce à l'IA générative, il n'a jamais été aussi facile de créer des faux documents, qui ne sont même plus trahis par les « indices » auparavant laissés par les fraudeurs, comme des fautes d'orthographe ou un logo de mauvaise qualité. En la matière, les chiffres sont accablants, puisque Microsoft révélait récemment que 5 fois plus d'attaques avaient été commises en 2024 qu'en 2023. Parmi les attaques les plus fréquentes : les factures frauduleuses - incluant un faux fournisseur ou un faux RIB - qui représentent 3 % du total des factures que nos clients reçoivent. Lorsque l'on sait que Medius traite 300 milliards de dollars de dépenses chaque année, nos clients auraient déboursé, sans nos outils, 9 milliards d'euros pour des factures frauduleuses !

Enfin, la fraude peut aussi prendre la forme d'attaques par usurpation d'identité, notamment par deepfake. Nos études révèlent que 34 % de nos clients ont vu, à un moment ou un autre, leur identité usurpée. Face à cette menace croissante, notre objectif est d'intégrer, grâce à l'IA, des mécanismes de défense avancés - en somme, d'utiliser l'IA pour mieux combattre l'IA, mais également de renforcer nos principes de sécurité comme « la validation à 4-yeux », assurant que toute facture ou opération engageante nécessite la validation d'au moins 2 personnes différentes.

En quoi ces outils permettent-ils d'autonomiser les collaborateurs ?

Ahmed Fessi : Comme je le disais, nous restons convaincus, chez Medius, que l'humain reste l'élément central du traitement des factures. Nos solutions d'IA font des recommandations, mais ne prennent pas de décisions ; il s'agit d'une boîte à outils au service des salariés et, plus largement, des directions financières. Pour autant, ces solutions vont dégager un temps précieux aux collaborateurs, qui pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi gagner en productivité et en sérénité. Cela est d'autant plus crucial que nos études révèlent que les équipes finance et comptabilité, souvent submergées par le volume, la diversité des demandes et les contraintes de délais, sont particulièrement exposées au risque de surcharge professionnelle.

L'intelligence artificielle, par sa diversité et son évolution constante, offre des opportunités sans cesse renouvelées. Chez Medius, nous explorons en permanence ces avancées pour les intégrer au sein de nos solutions de gestion des dépenses, afin de les rendre toujours plus efficaces, innovantes et adaptées aux besoins évolutifs des directions financières, tout en plaçant l'humain au centre de chaque décision.

Article rédigé par

Medius,
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