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Eiffage rend son référentiel de procédures métiers accessible de partout

Karim Harbaoui, Responsable du département solutions de communication numérique à la DSI d’Eiffage, a déployé le référentiel des procédures métiers en utilisant la plate-forme technique déjà en place.

En s'appuyant sur Axones (Groupe Neurones), Eiffage a migré toutes ses procédures métiers sur Microsoft Sharepoint Online inclus dans son Office365.

PublicitéAu travers de ses quatre branches, Construction, Infrastructures, Concessions et Énergie, le groupe Eiffage réalise un chiffre d'affaires de près de 14 milliards d'euros dans 70 pays grâce à 64 000 collaborateurs. Il existait depuis longtemps un référentiel des procédures de tous les métiers du groupe (opérationnels ou de fonctions supports), réalisé par la direction de l'audit. Mais ce référentiel était conçu au format PDF, pour être imprimé, et sa mise à jour suivait un cycle trop long, sans oublier que les informations étaient difficiles à consulter. Alain Gondoin, directeur de l'audit interne du groupe Eiffage, a donc souhaité mettre en place une nouvelle forme pour ce référentiel afin de rendre ses mises à jour plus simples et la consultation plus aisée en toutes circonstances.
« L'accessibilité à la donnée devait être facilitée grâce à un vrai moteur de recherche (mots clés...), un rubriquage arborescent des informations mais aussi une facilité de consultation sur tous terminaux, en tous lieux et tous temps, y compris en accès Internet mobile sur smartphones » spécifie Karim Harbaoui, Responsable du département solutions de communication numérique à la DSI d'Eiffage. La consultation d'une procédure devait aussi pouvoir déboucher, via un formulaire associé, sur des demandes de mises-à-jour. Enfin, la structuration devait permettre de circuler d'un document principal vers des documents complémentaires, notamment via des liens hyper-textes.

Un projet réalisé rapidement

Début 2016, la Direction de l'Audit a lancé un chantier de refonte des fiches, de centralisation de celles qui pouvaient lui manquer dans leur dernière version et surtout de leur validation par tous les métiers concernés. Quand la DSI intervient, en mars 2016, les fiches sont déjà faites. Le projet va être mené de manière classique avec analyse des besoins et formalisation d'un cahier des charges et de la charte graphique. Durant quatre mois, le chantier graphique et technique va aboutir à la recette du portail et des contenus. Le format bureautique initial a pu être en grande partie repris grâce à un programme ad-hoc. L'automatisation de cette reprise a permis de gagner un temps certain. Après d'ultimes tests durant l'été, le nouveau portail des référentiels est officiellement ouvert à la rentrée, en septembre 2016. Celui-ci est destiné à prendre place dans la future Digital Workplace du groupe.
Le choix de Microsoft Sharepoint Online était, dans ces conditions, une évidence. Karim Harbaoui explique : « avec Microsoft Office365, nous disposions déjà de licences Sharepoint, acquérir un autre outil était donc inutile. A cela s'ajoute notre conviction que Microsoft a la capacité à innover dans le sens de nos besoins. Enfin, nous voulions une unicité de notre environnement. » De la même façon, la SSII accompagnant le groupe Eiffage autour de ses projets sous Office365 étant Axones (Groupe Neurones), celle-ci a été en charge du projet. Tout compris, le coût global du projet a été inférieur à 100 000 euros.

PublicitéDes utilisateurs contents

« Tous les retours terrains sont positifs » se réjouit Karim Harbaoui. Quelques retouches ont été demandées sur des fiches via le formulaire prévu à cet effet mais les opérationnels comme les auditeurs au cours de leurs visites de contrôle ont bénéficié d'un gain de temps considérable. L'utilisation en mode desktop avec un vrai accès Internet haut débit va évidemment de soi, mais comme les fiches contiennent essentiellement du texte, l'accès en 3G/4G sur smartphone ne pose pas non plus de problème.
Il n'est pas prévu d'accès en mode déconnecté, pour des chantiers isolés par exemple. Pour ce genre de cas, chaque fiche peut être exportée au format PDF et, le cas échéant envoyée par mail ou imprimée. Il faut juste s'assurer de ne pas utiliser une version trop ancienne en conservant un modèle de fiche en local en PDF au lieu de retourner chercher la bonne procédure dès que possible.