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Laurent Malie (IT Lindt) : « c'est le métier qui, désormais, a tout en main »

Laurent Malie, responsable d’équipe fonctionnelle IT chez Lindt, voulait mettre en œuvre un pilotage budgétaire efficace.

A l'occasion des journées Immersion Digitale REX USF 2020, Lindt France a témoigné de son déploiement des solutions SAP intégrées par KPC pour améliorer son pilotage budgétaire.

PublicitéFiliale nationale du Suisse Lindt & Sprüngli, Lindt France produit et commercialise des chocolats sous forme de tablettes comme de bonbons. Avec une centaine de salariés, cette filiale du chocolatier de Kilchberg dispose à la fois d'une unité de production dans les Pyrénées, d'entrepôts un peu partout en France et de 24 magasins. La production française est également vendue dans d'autres pays, en e-commerce (canal évidemment en croissance avec la crise sanitaire) et en distribution indirecte (grande distribution notamment). Faute de Convention USF 2020 à Bordeaux, l'association des Utilisateurs Francophones de solutions SAP a organisé des webconférences durant des journées Immersion Digitale REX USF 2020 remplaçant les traditionnels ateliers de témoignages. C'est dans ce cadre, par conséquent, que Laurent Malie, responsable d'équipe fonctionnelle IT chez Lindt, a présenté la refonte des processus budgétaires de l'entreprise.

Face à des process lourds et inadéquats, Lindt France voulait pouvoir piloter son budget et son exécution ainsi que connaître sa marge brute et nette par article et par client. Au départ, en effet, le processus budgétaire commençait par des extractions de données d'origines diverses avant que ne débute une longue série de traitements sous Excel, avec une dizaine de fichiers liés par des macros passant entre de multiples mains. Laurent Malie a soupiré : « cette administration du budget était très manuelle et chronophage, sans oublier les risques sur la sécurité des données, le non-blocage des formules pouvant être altérées, la non-prise en compte des habilitations pour l'accès aux informations, l'absence de suivi des différentes mises à jour avec conservation des versions successives... et la non-intégration des référentiels centraux. »

Une solution cloud avec un intégrateur connaissant le secteur

Outre les nombreuses erreurs humaines, les prévisions étaient lourdes et difficiles, le suivi tout autant. Et, enfin, la remontée des informations dans l'ERP SAP était également délicate. Depuis 2017, Lindt France a en effet adopté à SAP ECC6 sur Hana. En 2020, il s'agissait d'ajouter une brique budgétaire pour que le process soit plus souple, plus évolutif et plus fiable. De plus, la sécurité devait être mieux intégrée et les référentiels gérés et mis-à-jour dans SAP correctement pris en compte. Enfin, plutôt que du travail séquentiel avec de multiples acteurs, il convenait d'adopter un workflow collaboratif où plusieurs personnes pourraient intervenir conjointement, y compris à distance.

Outre une bonne intégration avec SAP ECC6, Lindt France voulait une solution ergonomique. « Nous voulions quelque chose de simple, efficace, facile à utiliser et offrant la possibilité d'automatiser des tâches » a souligné Laurent Malie. Le choix du On Premise ou du Cloud était secondaire. Après appel au marché, c'est donc SAP Analytics Cloud Planning qui a été choisi avec l'intégrateur KPC qui cumulait de bonnes expertises autant sur le produit que sur le secteur de l'entreprise. Selon Laurent Malie, « KPC est un partenaire pérenne capable de nous accompagner dans le temps et de s'adapter aux exigences de nos métiers ». Après une étude budgétaire, le cloud s'est révélé être le meilleur choix, d'autant que, ainsi, Lindt était assuré de bénéficier de mises à jour automatiques et du respect du niveau de service. Quant à la question de la confidentialité des données, les assurances contractuelles ont été jugées suffisantes. Ce choix du cloud a permis de mener le projet en six mois, y compris durant le premier confinement, début 2020.

PublicitéFiabilité, sécurité, autonomie des utilisateurs

Quatre briques ont été choisies : la BI, le planning, le prédictif (pas encore activé) et l'application design. Au final, Lindt France a obtenu ce que l'entreprise souhaitait. Le processus budgétaire permet de définir et suivre l'exécution d'un budget annuel avec plusieurs révisions d'ajustement par an ainsi que d'un forecast mensuel. Les analyses peuvent être réalisées autant sur un axe produit que sur un axe clients/distribution. Les données sont désormais récupérées dans l'ERP SAP (notamment les référentiels) et permettent des prévisions, y compris avec les remises, puis des calculs de résultat d'exploitation anticipé avant de mettre en oeuvre une visualisation de l'analyse.

« C'est le métier qui, désormais, a tout en mains : les utilisateurs ont gagné en productivité autant qu'en autonomie » s'est réjoui Laurent Malie pour qui l'une des forces essentielles de l'outil est justement cette autonomie qui dispense de toujours dépendre de la DSI. Bien évidemment, fiabilité et sécurité des données ont été grandement améliorées. La flexibilité s'est également accrue, tout comme la pertinence et la précision des prévisions. La lecture simultanée budget/réel est également appréciée. Enfin, ultime cerise sur le gâteau, la collaboration et la communication entre services s'est bien améliorée.