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L'Institut du Cerveau et de la Moëlle épinière gère ses chats avec un PGI en SaaS

Pour gérer ses budgets et ses achats d'équipements et de consommables, l'Institut du cerveau et de la moelle épinière a opté pour la suite de gestion Business ByDesign, éditée et hébergée par SAP. Le choix d'une solution fournie comme un service (mode SaaS) allège la DSI des montées de version et de la maintenance des serveurs. Dotée d'un effectif réduit, l'équipe informatique peut ainsi se concentrer sur l'infrastructure IT avancée mise à la disposition des chercheurs.

PublicitéC'est dans l'enceinte du groupe hospitalier la Pitié-Salpêtrière, à Paris, que se dresse le remarquable immeuble tout de verre de l'ICM, l'Institut du cerveau et de la moelle épinière. Ce centre international de recherche en neurosciences de 22 000 m2 réunit en son sein des malades, des médecins et des chercheurs. Son édification a été achevée en avril 2010 et les 400 chercheurs qui l'ont déjà rejoint (600 à terme, du monde entier) accèdent à des plateformes techniques mutualisées, équipées de matériel de pointe (*). Pour réaliser leurs travaux, ces équipes sont dotées de fonds provenant de financements publics, de dons privés et du mécénat. Elles ont besoin de suivre au plus près leurs investissements et savoir en temps réel de combien d'argent elles disposent encore.

En septembre 2010, la Direction des systèmes d'information (DSI) et la DAF de l'ICM se voient confier la mise en place d'un outil informatique permettant aux chercheurs de saisir leurs demandes d'achats, parmi lesquels figurent du matériel de recherche, quelquefois très coûteux, et des consommables. Le logiciel devra être en production au printemps 2011. Il servira aussi au suivi budgétaire et analytique. Les dépenses engagées seront contrôlées par l'édition de tableaux de bord récapitulatifs. Ces informations, nécessaires à la Direction, peuvent aussi être communiquées à des industriels ou à des fondations qui ont alloué des fonds, explique Dominique Bayle, directeur du SI de l'ICM. Elles seront également transmises aux membres fondateurs de l'Institut, parmi lesquels Jean Todt, président de la FIA, et Gérard Saillant, Professeur de chirurgie orthopédique et traumatologique (**).

Commandes et facturations internes

Depuis janvier 2011, l'Institut est entré dans une phase de démarrage. Il compte environ 400 personnes et les prochains déménagements se feront en juin/juillet car de gros équipements vont alors arriver. Avant la construction du bâtiment, chaque équipe de chercheurs avait son propre laboratoire avec ses plateformes de tests, de biologie, de microscopes, de séquençage, etc. Désormais, ces plateformes sont mutualisées au centre des différents étages de l'ICM. Les chercheurs, répartis dans les bureaux périphériques, viennent y faire leurs manipulations. « Cela génère une quantité considérable d'achats », souligne Dominique Bayle (en photo). Le projet SAP table, par mois, sur 40 demandes d'achats, 50 à 100 commandes, 50 à 100 factures fournisseurs, 10 à 100 refacturations internes aux différentes entités de l'ICM (suivant la façon de facturer les différentes entités).

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Publicité(*) cf « L'ICM, une aventure humaine... pour vous, avec vous », de Noëlle Herrenschmidt (un ouvrage qui relate le projet de l'Institut du Cerveau et de la Moëlle épinière, édité par l'ICM).

(**) Jean Todt et Gérard Saillant sont respectivement vice-président et président de l'Institut et à l'origine de l'initiative. A leurs côtés, Yves Agid, Professeur de neurologie et de neurosciences, dirige le projet scientifique de l'ICM.