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Notre métier de tiers-archiveur, qui implique des durées de 30 ans, ne peut pas se faire au fond d'un garage

Notre métier de tiers-archiveur, qui implique des durées de 30 ans, ne peut pas se faire au fond d'un garage

CDC Arkhineo propose des services d'archivages à valeur probante à des acteurs publics et privés. Le tiers-archivage pour les collectivités locales n'est cependant pas sans poser de délicates questions juridiques...

PublicitéQuels services fournit CDC Arkihineo et auprès de qui ? Nous sommes un opérateur de services d'archivage dématérialisé à valeur probante. Notre métier est de garantir la conservation, l'intégrité et la disponibilité des documents électroniques qui nous sont confiés. La quasi-totalité des documents que nous traitons sont, dès le départ, dématérialisés. Juridiquement, une version imprimée ne serait donc qu'une copie. Quand on parle de durées de conservation de 15 à 30 ans, il est clair que notre métier ne peut pas se faire au fond d'un garage. Le fait que nous sommes une entreprise privée filiale à 100% de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) amène une grande crédibilité auprès de nos clients en terme de pérennité. Nous utilisons d'ailleurs les infrastructures à 99,8% de disponibilité 24h/24 7 jours sur 7 du groupe CDC, notamment le double campus en Ile-de-France et le backup en région bordelaise. Nos clients sont rarement les utilisateurs finaux, seuls quelques uns ayant des solutions de dématérialisation internes (comme la Coface par exemple) mais sont le plus souvent des plate-formes de services hébergés : Pixid, @GP, B-Process, Deskom, Orange, Trustmission, Achatpublic.com, Forsup... Comme nous sommes un simple tiers-archiveur, nos clients peuvent être concurrents entre eux. Les utilisateurs finaux de nos services sont donc autant des acteurs privés que publics. Comment fonctionne votre service d'archivage ? CDC-Arkhinéo est relié à chaque client par un VPN, en mode machine-à-machine, avec, pour maximiser la sécurité, vérification de l'adresse IP. Une des raisons de dysfonctionnement dans l'archivage de données par nos clients est d'ailleurs le fait que l'ordinateur tentant de se connecter a changé d'adresse IP sans nous prévenir. Nous mettons à disposition de nos clients des API pour intégrer à leurs services la dépose et la consultations des données archivées. Le client signe électroniquement son dépôt avec l'opérateur de signature électronique de son choix. Nous, nous prenons une empreinte du dépôt et nous l'horodatons puis nous récupérons son index et nous scellons l'ensemble avec notre propre clé de signature électronique. L'index est construit à partir des métadonnées fournies par le client : il est hors de question d'ouvrir nous-mêmes les documents envoyés par le client pour fabriquer les métadonnées, cela brisant la chaîne de confiance. Ces métadonnées permettent de retrouver chaque document archivé. Avez-vous des clients qui soient des collectivités locales ? Nous n'avons aucun client direct qui soit une collectivité locale car aucune n'a, à ce jour, de solution interne de dématérialisation. Par contre, certaines sont clientes via, par exemple, Achatpublic.com. L'article R1421-4 du Code Général des Collectivités Territoriales dispose notamment que « les collectivités territoriales conservent leurs archives dans un bâtiment public et que la consultation par le public s'exerce exclusivement dans ce bâtiment ». Comment est-ce compatible avec votre service ? Le texte que vous citez date de 1978 et n'est plus adapté à la situation actuelle. Quand une collectivité territoriale externalise tout ou partie de son informatique, comment pourrait-elle respecter cette réglementation ? Les collectivités territoriales ne respectent pas ce texte parce qu'elles ne le peuvent pas. De plus, il y a déjà eu de nombreux appels d'offres comprenant un appel à un tiers-archiveur. Enfin, voilà une disposition qui ne s'applique qu'aux collectivités territoriales et pas à l'Etat, ce qui est pour le moins paradoxal. L'Etat commence à se préoccuper du problème et un projet de loi a été déposé* pour régler les problèmes des archives mais il est passé aux oubliettes pour cause de période électorale. Peut-être sortira-t-il en 2008... Mais les Archives Départementales ne se préoccupent en fait uniquement que du fait que la collectivité territoriale potentiellement en infraction soit bien capable de lui restituer les archives. Ceci dit, on peut très simplement respecter la réglementation à la lettre. Il suffit d'obtenir du tiers-archiveur des CD-Rom qui sont des copies de ce qui est archivé et de garder ces CD-Rom dans les locaux de la collectivité territoriale. Bien entendu, ces CD-Rom sont à peu près aussi peu exploitables que des archives papier accumulées dans des rayonnages et avec le même risque de dégradation physique des supports. La recherche d'archive se fait donc toujours, même dans ce cas, sur le service en ligne du tiers-archiveur. Mais regardons la réalité en face : si on prend aujourd'hui tous les marchés publics dématérialisés, ils sont tous hors la loi de ce point de vue ! Il y a une contradiction économique entre les textes sur les marchés publics dématérialisés et les textes sur l'archivage puisqu'il faudrait, pour être parfaitement en règle, internaliser toute l'infrastructure des marchés publics dématérialisés. Ce serait tout à fait hors de prix pour les collectivités territoriales. La logique suivie par celles-ci est donc simple : il s'agit de choisir un prestataire que nul ne pourra leur reprocher d'avoir choisi pour externaliser un service de façon fiable et pérenne : une filiale de la CDC, de La Poste... Cela ne créé-t-il pas une distorsion de concurrence, un peu comme la garantie illimitée de l'Etat accordée à La Poste et qui est aujourd'hui remise en cause par la Commission Européenne ? Non. CDC-Arkhinéo est à 100% de droit privé et ne bénéficie d'aucun soutien illégitime de l'établissement public CDC. Nous ne sommes pas plus soutenu que n'importe quelle autre société privée adossée à une grande banque privée. * Note Projet de loi sur les archives : extrait de l'exposé des motifs « Il paraît peu réaliste aujourd'hui d'ignorer ou d'interdire le recours aux sociétés privées d'archivage. Il est donc indispensable de l'encadrer juridiquement. Le présent article instaure un régime d'agrément par la direction des Archives de France qui dispose des compétences scientifiques et techniques requises. Il est précisé que le recours à des sociétés privées d'archivage est exclu pour les archives définitives, lesquelles relèvent de la compétence exclusive des services publics d'archives. »

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