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Michael Kefi (CLO, Stuart et Pickup) : « la signature électronique ne devrait plus être un sujet »

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Directeur juridique de deux filiales de Geopost (DPD Group, groupe La Poste), Michael Kefi a mis en oeuvre Docusign pour optimiser ses process métier, avec une intégration native au CRM Salesforce. La signature électronique, pour laquelle les réticences tombent par la force de la crise sanitaire, n'est que le bout d'une chaîne de valeur globale.

PublicitéLe développement du e-commerce a entraîné celui des livraisons. Celles-ci entraînent des besoins tant en termes de transports que de points de livraison. Ce sont deux types de prestations proposées par deux filiales de Geopost (DPD Group, groupe La Poste) : Stuart et Pickup (voir encadré). « Nos activités sont avec une forte base informatique : les apps, les intégrations aux SI des commerçants partenaires, etc. et nous sommes donc fondamentalement phygitaux » relève Michael Kefi, directeur juridique des deux entreprises. Lorsqu'il a été recruté, les deux entreprises connaissaient des difficultés de structuration, avec une forte externalisation de la fonction juridique. L'objectif était donc de mieux maîtriser la situation mais aussi de davantage optimiser les process. Pour cela, la mise en oeuvre d'une solution numérique de traitement de workflows s'est imposée.

Les deux entreprises gèrent un très grand nombre de contrats. Stuart doit ainsi gérer un fort renouvellement des coursiers, donc des contrats avec les nouveaux entrants. De la même façon, en lien notamment avec la crise sanitaire, le recrutement de commerçants ayant recours à ses services s'est fortement accru, simplement pour que ces commerçants puissent continuer à travailler en passant d'un mode boutique à un mode livré à domicile. Côté Pickup, la situation est similaire avec un renouvellement d'environ un tiers du parc de points relais tous les ans. De plus, le développements d'offres comme les consignes en bas d'immeubles ou le transport de bagages, B2C, accroît considérablement le nombre de contrats à gérer.

La sigtnature électronique comme déclencheur du besoin

Michael Kefi martèle : « l'administration du juridique du quotidien, je ne veux pas la voir. Ce genre de choses doit être automatisé ou externalisé. La direction juridique doit être un business partner et donc se consacrer à d'autres sujets comme la sécurisation juridique de contrats. Nous avons donc mené une réflexion systémique sur le workflow des contrats. » Or, avec quelques développements en javascript, il est certes possible de créer des workflows basiques mais pas de générer aisément des signatures électroniques avec archivage légalement probant. Michael Kefi a donc réalisé un appel au marché pour gérer le workflow jusqu'à l'étape finale.

« Dans le monde, et donc notamment pour nos implantations internationales, Docusign est une référence reconnue partout comme valide en matière de signature électronique » observe Michael Kefi. Il ajoute : « avec les confinements associés à la crise sanitaire, la signature électronique s'est imposée comme une évidence même chez ceux qui étaient réticents. La signature électronique ne devrait plus être un sujet. » Par ailleurs, Stuart et Pickup utilisent Salesforce comme CRM et c'est l'outil quotidien unique des commerciaux. Ceux-ci ne doivent pas avoir besoin d'en sortir. L'intégration native de Docusign avec Salesforce a aussi été un élément essentiel du choix de cette solution, également utilisée en mode SaaS.

PublicitéUn volume de litiges important

Pour Michael Kefi, « le vrai travail du juriste est la sécurisation juridique des contrats, la négociation, pas de traiter les contrats au quotidien. » Or les problèmes de validité contractuelle sont particulièrement nombreux et impactants en ce moment. Cela va de la remise en cause judiciaire de la validité du consentement à des conditions générales de vente à la requalification des contrats de coursiers en contrats de travail. Le volume des litiges devient important et, en cas de mécontentement, la remise en cause de la validité du consentement et de la légalité du contrat est quasiment systématique. « Nous avons une véritable nécessité de sécuriser les contrats mais aussi la preuve du consentement des parties » insiste Michael Kefi.

Les contrats sont donc gérés sous forme de templates avec des clauses en tiroirs. En fonction des tiroirs activés, le contrat doit suivre une révision et une validation précise. « Selon l'acceptation ou non d'une exclusivité, il y a un impact sur les tarifs ; si telle modification est réalisée, telle validation devient nécessaire » décrit Michael Kefi. Il juge : « plus la négociation d'un contrat est longue, plus on perd du temps et plus cela obère la future relation. » Le contrat final doit donc être issu de l'activation ou non d'une série de clauses pré-rédigées avec un minimum de modifications manuelles, voire aucune dans la majorité des cas.

Des workflows précis pour accroître sécurité et réactivité

Il existe environ 25 workflows différents de contractualisations mais chaque commercial n'a accès qu'à quatre ou cinq, en fonction de ce qu'il est fondé à vendre. Derrière, les approbations vont être gérées de façon appropriée avec des alertes paramétrées (par exemple lorsqu'il y a à prendre en compte une difficulté RGPD). Au final, le document contractuel et ses annexes (comme les conditions générales de vente) sont signés électroniquement et stockés avec valeur légale probante. Les process permettent donc de sécuriser la conformité juridique des contrats et de leur conclusion, avec une opposabilité certaine. Le workflow prévoit aussi des alertes dépendant des clauses, par exemple sur les reconductions automatiques. Docusign assure ainsi également un rôle de contract livecycle management.

L'intégration à Salesforce permet d'une part que les commerciaux n'aient pas à quitter l'interface du CRM et aussi, d'autre part, que les contrats soient convenablement étiquetés dans l'outil (par exemple : exclusivité ou non). L'approche permet bien sûr de gagner un temps considérable et, chacun sachant exactement à quoi il doit faire attention, la réactivité est bien plus grande. Le module Docusign Click est d'ailleurs envisagé en complément pour gérer des contrats d'adhésion, c'est à dire où le partenaire se contente d'approuver des conditions générales de vente.

L'idéal n'est pas encore atteint

La numérisation et l'automatisation ne sont cependant pas encore complètes. Ainsi, les points relais sont encore démarchés avec des contrats papiers. Le but est de transformer ce contrat-type en contrat d'adhésion à des conditions générales de vente, le commercial se présentant avec une tablette pour recueillir une signature électroniquement.

Sur le plan économique, Docusign facture une mise en route où, par exemple, l'intégration Salesforce a une importance. Puis le modèle est à la signature d'une enveloppe numérique. Celle-ci est constitué de l'ensemble des documents signés en un bloc (par exemple un contrat, des conditions générales de ventes, des annexes qui peuvent être des plans d'implantation d'une consigne, etc.). La gestion du cycle de vie contractuel (contract lifecycle management) est, elle, facturée à l'utilisateur à pouvoir (pas au nombre final de signataires).

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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