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Les DSI s'appuient sur l'IA pour faciliter leurs décisions d'achat

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Les DSI considèrent de plus en plus l'IA comme un outil essentiel pour la recherche de produits, les recommandations de fournisseurs et l'analyse des appels d'offres, ainsi que pour identifier les anomalies contractuelles et les opportunités de négociation.

PublicitéLes responsables informatiques s'appuient de plus en plus sur l'IA pour leurs décisions d'achat : plus de huit décideurs IT sur dix ont déjà recours à cette technologie pour comprendre l'environnement des fournisseurs et des produits.

Si seul un faible pourcentage de décideurs idéclare s'appuyer fortement sur l'IA pour la recherche et les recommandations de produits, 81% utilisent la technologie d'une manière ou d'une autre dans le processus d'achat informatique, selon une étude de Foundry, société mère de CIO.

Environ quatre décideurs IT interrogés sur dix utilisent l'IA pour faciliter l'évaluation et la sélection des fournisseurs, et un pourcentage similaire emploie la technologie pour de la recommandation de solutions. Par ailleurs, environ un tiers des répondants ont recours à l'IA pour automatiser la création des appels d'offres. Un pourcentage similaire l'exploite pour améliorer les performances post-achat et mesurer le retour sur investissement. On retrouve encore environ un tiers de décideurs misant sur des démonstrations assistées par l'IA ou des preuves de concept virtuelles dans le cadre de leurs processus d'achat informatique.

Point d'entrée dans les demandes d'achat

Morgan Watts, vice-président IT chez 8×8, fait partie des responsables informatiques qui exploitent l'IA pour rationaliser leurs achats. Le DSI du fournisseur de communications unifiées utilise ainsi un modèle d'IA générative pour évaluer la nécessité d'acquérir de nouveaux produits. Les employés soumettent les demandes de nouveaux outils via le modèle GPT de l'entreprise, ce qui aide l'équipe achats à évaluer si le nouveau produit est nécessaire ou si l'entreprise dispose déjà des fonctionnalités demandées. « Notre GPT sert de point d'entrée dans notre processus et vous demande de répondre à une série de questions sur les objectifs que vous souhaitez atteindre, explique Morgan Watts. Avons-nous déjà un outil en place ? Il vous demande de réfléchir aux raisons pour lesquelles vous souhaitez cet outil en particulier. »

Le modèle GPT interne de 8×8 facilite également les recommandations de produits et permet de déterminer le retour sur investissement des nouveaux investissements, ajoute-t-il. L'IA guide également l'entreprise dans la discussion entre la conception et l'achat. « Le GPT contribue réellement à minimiser les perturbations et démontre que, en fin de compte, nous gérons correctement le budget, explique Watts. Si votre demande est approuvée, il indique : "Je peux acheter ce produit car il comporte un composant d'architecture d'entreprise, des considérations relatives aux données, de la conformité", et tous ces autres aspects que vous pourriez ignorer dans une demande. » Comme la plupart des répondants à l'enquête, 8×8 laisse toutefois un humain intervenir dans le processus. Si l'IA formule des recommandations sur l'achat de nouveaux produits, ce sont les dirigeants de l'entreprise qui ont le dernier mot, souligne ainsi Morgan Watts.

PublicitéEvaluer plus rapidement les fournisseurs

Aaron Whittaker, vice-président de la génération de la demande chez Thrive, explique que le fournisseur de stratégies de marketing numérique utilise l'IA à trois étapes du processus d'achat IT : pour créer des appels d'offres, pour faciliter les tests comparatifs de services (afin de servir de preuves de concept) et pour évaluer les fournisseurs. « L'IA scanne rapidement la documentation produit, les avis clients et les analyses de marché, réduisant ainsi le temps d'évaluation des fournisseurs de plusieurs semaines à quelques jours et détectant les problèmes de compatibilité passés inaperçus aux yeux d'évaluateurs humains », explique-t-il.

À l'instar de 8×8, Thrive utilise une approche « confiance avec vérification » qui considère les résultats de l'IA comme des données d'entrée pour ses processus décisionnels, et non comme des réponses définitives, précise Aaron Whittaker. « L'IA est très utile pour comparer les spécifications techniques, mais elle est peu utile pour évaluer des aspects non techniques tels que la qualité du support, l'adéquation culturelle, etc. »

Thrive prévoit d'améliorer ses futurs modèles d'IA afin de prédire les défauts des produits, d'anticiper les difficultés de déploiement et de surveiller les performances des fournisseurs, ajoute Aaron Whittaker. « Pour éviter de faire trop confiance à l'IA, comme si elle savait mieux que les humains, nous avons mis en place un examen formel avant certaines décisions importantes, une façon de reconnaître qu'une inefficacité, même minime, pourrait être acceptable », ajoute-t-il.

Identifier clauses problématiques et leviers de négociation

BlackLine, fournisseur SaaS spécialisé dans la finance, a également commencé à utiliser l'IA dans son processus d'achat informatique récemment, explique Sumit Johar, son DSI. En juin, BlackLine a donné à tous ses employés l'accès à un outil d'IA de type copilote, et l'équipe des achats informatiques a utilisé cette solution pour rechercher des produits et fournisseurs, et pour synthétiser les informations soumises par ces derniers lors des appels d'offres, précise-t-il. « Tout au long du processus d'appel d'offres, vous recevez de nombreux documents provenant de ces fournisseurs, et vous devez désormais les examiner tous, ce qui peut être très chronophage, explique le DSI. L'IA est vraiment efficace pour cela. »

Les employés de BlackLine utilisent également l'IA pour analyser les contrats fournisseurs à la recherche de clauses inhabituelles, de points problématiques potentiels et de points sur lesquels l'entreprise pourrait négocier des économies supplémentaires, explique Sumit Johar. « Lorsque vous négociez un contrat, par exemple, vous recevez un bon de commande ou un volumineux contrat, et tout cela est constitué de données non structurées, explique-t-il. L'IA est très efficace pour vous guider sur les conditions commerciales à surveiller. Elle peut examiner vos contrats existants, les comparer au nouveau et déceler des anomalies. »

L'utilisation de l'IA par l'entreprise permet aussi à l'équipe informatique de se concentrer sur d'autres priorités au lieu de consacrer du temps à la recherche de produits potentiels, explique Sumit Johar. « Si l'on observe le fonctionnement d'une organisation IT, on constate que nous achetons constamment des logiciels, ce qui nous laisse parfois très peu de temps pour nous concentrer sur leur évaluation et leur pilotage, car nous passons finalement beaucoup de temps sur tous ces processus d'appel d'offres, les démarches juridiques et la recherche, explique-t-il. Si vous pouvez réduire le temps consacré à toutes ces activités auxiliaires, vous en aurez davantage pour procéder à l'évaluation réelle de la technologie. »

Article rédigé par

Grant Gross, CIO US (adapté par Reynald Fléchaux)

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