Tribunes

Comment répondre à l'enjeu avéré de la collaboration dans l'entreprise

Les outils de communications et de collaboration sont désormais flexibles et peuvent contribuer à développer la performance de l'entreprise. Néanmoins, rares sont les organisations qui ont engagé une véritable démarche fonctionnelle visant à déterminer et implémenter les usages apportant réellement de la valeur ajoutée pour leur métier.

PublicitéUn environnement économique, technologique et sociétal favorable au développement de la collaboration en entreprise

Depuis quelques mois, nous vivons une période favorable au développement de la collaboration en entreprise sous plusieurs aspects. En effet, les solutions disponibles sur le marché sont aujourd'hui arrivées à maturité technologique, dans un contexte où les réseaux haut débit se sont densifiés, permettant ainsi une meilleure qualité de service de bout en bout pour l'utilisateur. Cela est associé à une diversification des modèles économiques sous lesquels ces solutions sont disponibles, du « sur-mesure » avec des services à valeur ajoutée et une intégration au système d'information au Caas (Collaboration As A Service), en passant par les solutions packagées, en investissement, abonnement ou à l'usage, apportant ainsi une flexibilité de choix aux entreprises et un impact financier plus adaptés à leurs contraintes.

Par ailleurs, du point de vue du collaborateur en entreprise, la collaboration est un levier d'amélioration des conditions de travail, par la diminution des transports au travers du télétravail, par exemple. C'est également un moyen de réduire les émissions de gaz à effet de serre, argument en faveur du développement durable, de nature à développer l'image de marque de l'entreprise en interne et en externe, en particulier auprès des plus jeunes générations.

Enfin, dans un contexte de tensions économiques, et de recherche de compétitivité, de flexibilité et d'innovations, la collaboration peut aussi être un moyen de répondre aux enjeux métier de l'entreprise, si elle est déployée comme une part intégrante de la politique de l'entreprise.

Quels nouveaux enjeux autour de la collaboration pour l'entreprise ?

Alors que de nombreux outils de collaborations sont aujourd'hui disponibles sur le marché, la messagerie écrite, devenue un outil central de communication, soulève des questions quand à sa pertinence dans certains contextes (la multiplicité du nombre d' e mails à gérer par jour devient une source de moindre productivité), et est probablement inadaptée pour un certain nombre de situations en lien avec des besoins « métier » (urgence, nécessité de partage et enrichissement de documents,...).

Ces autres usages de collaboration, par exemple le partage de documents, la video-conférence, la webcollaboration ou encore le chat, bien que peu implémentés dans les entreprises, sont pourtant plébiscités par les individus dans le monde personnel au travers d'outils grand public, et créateurs de valeur pour l'entreprise, mettant ainsi une pression croissante sur les Directions des Systèmes d'Information.

Dépasser le paradoxe par la prise en compte de l'utilisateur et la conduite du changement

PublicitéLa mise en oeuvre de ces solutions est, il est vrai, bien plus complexe au niveau d'un système d'information d'une entreprise qu'au niveau du grand public. La Direction des Systèmes d'Information est confrontée à de multiples problématiques techniques à prendre en compte : réseau d'entreprise, réseau opérateur, sécurité informatique, infrastructures de câblage, intégration dans l'environnement applicatif métier et dans le poste de travail utilisateur, interfaçage avec le système de communication, évolution des compétences pour assurer le support de l'utilisateur. La maîtrise de ces aspects passe par un travail en amont pluri-disciplinaire visant à analyser les pré-requis manquants, à mettre en oeuvre ainsi que la méthodologie de projet à déployer pour environner les risques. Pour s'assurer d'une réussite technique, cette démarche se mène en associant les différents corps de métier informatique et les prestataires de services ayant cette expérience de direction de projet complexe.

Au-delà de l'enjeu technique, les projets de collaboration réussis font la part belle aux utilisateurs finaux en les impliquant depuis la conception et la définition des usages à déployer jusqu'à la mise en oeuvre, mais également ensuite tout au long de la vie de ces outils. En effet, les gains de productivité ne pourront être obtenus que si les usages correspondent aux besoins des métiers de l'entreprise (avec une adaptation possible avec le niveau de granularité souhaité par les services), et si leur déploiement s'accompagne d'une dimension managériale pour garantir une appropriation maximale des outils, et éventuellement à cette occasion, une évolution de pratiques et de l'organisation du travail de l'entreprise.

C'est tout l'enjeu de la conduite du changement. Dans la pratique, elle se traduit par des actions d'accompagnement, de formation et de communication, adaptées par population d'usages, et selon les objectifs d'évolutions de pratiques souhaités.

A la croisée des chemins entre les attentes des utilisateurs - individus ou collaborateurs, et celles de l'entreprise, la collaboration, en tant que levier de croissance, est un sujet à prendre en main de façon structurée et à court terme. L'émergence de nouvelles tendances telles que l'avènement des réseaux sociaux d'entreprise ou encore le BYOD (bring your own device) vont encore accroitre l'importance de la prise en compte et de la maîtrise de cet enjeu.