Edition du 25/04/2008 - par Bertrand Lemaire

Markess vient de publier une enquête sur la dématérialisation de documents et courriers entrants.

Les documents entrant dans une organisation peuvent être dès le départ dématérialisés (courriels, échanges de données structurées par EDI...) ou bien sous une forme papier susceptible d'être dématérialisée (courriers, factures...). Le cabinet Markess vient de publier une étude sur les pratiques des entreprises et administrations en matière de dématérialisation de ces documents entrants. Il en résulte un portrait très hétérogène de la situation.
En effet, la maturité des pratiques et la proportion de documents entrants concernés sont très variables. Markess considère le degré de maturité en fonction de la prise en compte de la dématérialisation dans les process internes de l'organisation. Proportion de documents dématérialisés et maturité tendent à croître avec la taille des structures mais il y a cependant des disparités importantes : les administrations sont très matures (notamment à cause d'obligations réglementaires) mais utilisent peu la dématérialisation tandis que la distribution est dans une situation inverse, le sommet de la maturité et de la proportion de dématérialisation étant occupé par le secteur de la banque et de l'assurance.

Ce n'est pas une question d'argent

La réduction des coûts est en quatrième position des motivations pour dématérialiser les documents entrants avec 68% de répondants, juste devant l'amélioration de la réactivité (60%). Le trio de tête est constitué de l'amélioration de la traçabilité (73%), le gain de temps (72%) et l'amélioration du partage d'informations (70%).
Il est vrai que la dématérialisation des documents entrants nécessite des investissements importants mais le budget consacré à des projets dans ce domaine devrait fortement croître dans les années à venir dans 59% des organisations pour la dématérialisation de documents reçus sous forme papier (LAD...) et 56% pour les éléments dématérialisés d'entrée de jeu (EDI...). Certains investissements sont d'ailleurs communs et apportent la valeur ajoutée du procédé : OCR (reconnaissance optique de caractères), indexation, stockage centralisé aisément accessible, traitement collaboratif...



La dématérialisation des documents entrants suppose souvent le recours à des prestataires extérieur : 58% des répondants utilisent des logiciels d'éditeurs, 49% des SSII, 33% des cabinets de conseil, 29% des spécialistes du courrier, 23% des opérateurs de services et seulement 19% des tiers archiveurs.
Le choix de ces prestataires, en dehors du coût (sur lequel Markess n'interroge même plus ses interviewés), repose avant tout sur le sentiment de pérennité de celui-ci (61% de srépondants) et celui de sécurité (57%) avant son expertise métier (48% seulement !), la facilité de déploiement (45%), les fonctions de recherche et d'indexation documentaires (34%) et la capacité de traiter l'ensemble des flux entrants (34%).