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Servair dématérialise la gestion de ses factures

Pour réorganiser sa comptabilité fournisseur et ses effectifs, Servair a adopté une solution de dématérialisation des factures.

PublicitéFilliale à 80% d'Air France, Servair est une société spécialisée dans l'avitaillement, notamment au bénéfice de la restauration en vol, et dans une moindre mesure dans le nettoyage des avions et le commerce duty free. Avec ses 10 000 employés répartis sur 38 aéroports à travers le monde, elle intervient auprès d'une centaine de compagnies aériennes. Servair traite 35 000 tonnes de nourriture pour servir en moyenne 230 000 plateaux repas par jour. Le grand nombre de fournitures dont elle a besoin pour exercer son activité induit bien évidemment qu'elle a de très nombreux fournisseurs et donc de très nombreuses factures. Or leur traitement laissait à désirer. Les processus étaient mal structurés et beaucoup de factures se retrouvaient sans bon de commande correspondant.

En 2008, Servair a ainsi décidé de réorganiser sa comptabilité fournisseurs en lançant le projet Perle. Le but était de la simplifier afin de réduire l'équipe de seize comptables à sept personnes. Pour réaliser ce projet, Servair s'est alors tournée vers la solution OpenText VIM (Vendors Invoice Management) pour SAP.

50% des factures traitées automatiquement

50% des factures traitées automatiquement

La mise en oeuvre de la solution a débuté en mai 2010 et a pris 6 mois (surtout à cause de réorganisations internes à Servair). Pour la dématérialisation de ses factures, Servair passe par un prestataire chargé de rassembler en un seul les trois principaux flux : papier, e-mail et smart PDF. Pour s'assurer qu'aucune facture ne se perde en route, la société a dû installer des outils de reporting. En décembre 2011, Servair a pu commencer à traiter une petite partie du flux de factures via la solution. Face au bon retour d'expérience, l'intégralité a pu être traitée dès février 2012.

En 2013, la solution VIM a permis de traiter 140 590 factures dont 50% sont traités automatiquement sans l'intervention d'un comptable. En outre, 80% d'entre elles sont maintenant rapprochés d'un bon de commande, également automatiquement. Non seulement, VIM a permis de remplir les objectifs voulus en termes de réduction certes d'effectif mais aussi de délais de paiement. Grâce à cette solution, Servair a également développé une solution de calcul de la TVA, domaine particulièrement complexe à la vue des différents taux appliqués sur les multiples types de produits.

Le montant du projet n'a pas été dévoilé.