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Samse dématérialise toute sa facturation fournisseurs sans gabarits préalables

Le distributeur de matériaux et de produits de bricolage ayant presque 2000 fournisseurs différents, réaliser des gabarits préalables était impossible. Il a donc opté pour une identification full text des zones signifiantes avec une solution IteSoft.

PublicitéLe groupe Samse est spécialisé dans le négoce de matériaux de construction et la distribution de produits de bricolage grands publics. Réalisant un chiffre d'affaires annuel de 849 millions d'euros, il est présent dans 24 départements du sud-est de la France sous les enseignes Samse, Doras, l'Entrepôt du Bricolage et La Boîte à Outils. Le négoce compte pour 81% de son chiffre d'affaires et amène 350 000 factures par an provenant 1500 fournisseurs différents tandis que la distribution de bricolage ne génère que 19% du chiffre d'affaires mais avec 150 000 factures par an provenant de 400 fournisseurs, dans les deux cas les factures suivant généralement un bon de commande. Mais, comme toute entreprise, Samse reçoit également des factures sans commande préalable, liées à des contrats (EDF...) ou à des notes de frais ponctuelles. Auparavant, les factures arrivaient dans chaque établissement concerné directement par la livraison ou la prestation et était traitée manuellement sur place (tri, rapprochement, traitement des écarts, comptabilisation...) avant d'être envoyée au siège où un autre traitement manuel partiellement redondant aboutissait au paiement. Le groupe souhaitait donc recentrer les magasins sur leur coeur de métier en les affranchissant de tâches sans valeur ajoutée, ainsi qu'optimiser et accélérer ses processus internes. Il s'agissait également d'intégrer dans un même flux de traitement les factures papier et celles provenant de la dizaine de gros fournisseurs via EDI. Le groupe a choisi en février 2007 la solution proposée par Itesoft après une étude préalable et un travail commun sur les besoins précis de la société. « Ce travail commun, réunissant la direction, l'éditeur et les salariés dont le travail allait être profondément modifié, a facilité la gestion du changement » témoigne Frédéric Dufau-Joël, DSI du groupe. L'enseigne La Boîte à Outils a démarré le nouveau processus de façon opérationnelle en mai 2007, les autres entités du groupe basculant progressivement. Frédéric Dufau-Joël justifie ce choix : « deux points forts ont été mis au crédit de la solution : l'analyse full-text des documents scannés avec apprentissage automatique pour la reconnaissance la plus automatique possible des zones à reprendre dans notre gestion commerciale, ce qui nous dispense de concevoir des gabarits pour chaque fournisseur, et la gestion du workflow d'approbation du paiement assez souple pour s'adapter à l'organisation du groupe ». La gestion commerciale du groupe est gérée dans deux outils différents, conçus en interne : l'un pour la distribution, l'autre pour le négoce. Le rapprochement s'effectue dans le bon logiciel grâce à l'analyse de l'entité cible de la facture. Les factures arrivant via EDI sont « rematérialisées » sous forme de document PDF et intégrées dans le même workflow d'approbation. « Seules de telles factures sont lisibles par un utilisateur lambda » insiste Frédéric Dufau-Joël. 56% des factures liées à des bons de commande sont actuellement rapprochées automatiquement. S'il y a une difficulté (par exemple une seule facture pour deux commandes ou l'inverse), le rapprochement se fait manuellement mais, même dans ce cas, les comptables gagnent jusqu'à dix minutes par facture car ils disposent de toutes les informations utiles sous les yeux. « Pour l'instant, nous acceptons des écarts commande/facture de 1 euro pour accepter la validation automatique mais à terme nous monterons à 15 euros avec un tableau de bord des écarts par fournisseur pour détecter les anomalies récurrentes » indique Frédéric Dufau-Joël. Selon Frédéric Dufau-Joël, « nous gagnons environ 15 000 heures par an et nous estimons notre durée de retour sur investissement à 8 mois. ».