Stratégie

Remplacer Microsoft Office ? Les utilisateurs ne sont pas si réticents

Trois quarts des employés français du privé et du public utilisent Outlook. (Photo : Ed Hardie/Unsplash)

Une étude montre que les utilisateurs ne sont pas si fermés à l'idée de se passer des outils collaboratifs du premier éditeur mondial. A condition de ne pas perdre en confort de travail.

PublicitéDur, dur de se passer de Microsoft dans les suites collaboratives. Une étude du cabinet de conseil en organisation Lecko, menée avec Ipsos auprès de 500 salariés travaillant dans des structures de 250 personnes et plus, témoigne - sans surprise - de la domination du premier éditeur mondial dans les environnements de travail. Ainsi, 77% des répondants du privé et 76% de ceux du public utilisent la messagerie Outlook. Dans le secteur public, seuls 14% des agents sondés exploitent une messagerie alternative à Microsoft et Google.

Pour Lecko, ce règne presque sans partage est toutefois associé à un bémol : 60% des utilisateurs déclarent avoir recours à des outils personnels de communication (comme WhatsApp, WeTransfer, Box...) pour gagner en efficacité. « Les outils [dominants] sont suffisamment efficaces pour être incontournables, mais insuffisamment ajustés aux besoins réels pour éviter les contournements », résume d'une formule le cabinet. Façon aussi de souligner que la cuirasse présente au moins une faille.

Souverain ? Un argument insuffisant

Par ailleurs, la question du remplacement de la suite Office par une alternative plus souveraine ne se heurte pas - ou plus - à une opposition de principe des utilisateurs. Pas loin de 30% des répondants voient dans un tel changement une opportunité de moderniser les outils et pratiques internes, alors que seuls un peu plus de 10% s'y opposent, y voyant un projet qui va pénaliser durablement l'efficacité interne. A l'inverse, le virage vers des solutions souveraines n'est pas en soi un critère suffisant aux yeux des employés. Moins de 20% des salariés du privé en font une attente prioritaire dans l'évolution des outils numériques de leur organisation (et ils sont encore moins nombreux dans le public).

Les salariés et agents interrogés attendent avant tout des solutions adaptées à leurs besoins. Ce qui renvoie aux dépendances créées par et autour de Microsoft (par des éditeurs tiers). « La logique de bundle [du premier éditeur mondial] rend complexe la substitution de certaines briques par des alternatives plus adaptées ou souveraines, car la sortie partielle de l'écosystème Microsoft est techniquement et économiquement dissuasive », écrit Lecko. Une situation qui expose les DSI aux augmentations continues de tarifs de l'éditeur, sans réelle marge de négociation. Pour le cabinet, on est ici dans une situation de type « grenouille dans la casserole », au sein de laquelle la plupart des DSI sont contraints d'accepter les hausses de température - comprendre de tarifs -, compte tenu de la lourdeur du changement à opérer.

Programme pluriannuel

Car si un « écosystème cohérent de solutions souveraines » existe bel et bien pour amener les organisations à repenser leurs environnements de travail, selon Lecko - qui cite pêle-mêle Jalios, Jamespot, Talkspirit, Wimi, eXo Platform et Bluemind -, la transition ne peut s'envisager que sur le « temps long » et au prix d'une forte complexité. « Une cible souveraine totale n'est pas un 'big bang' ; c'est un programme pluriannuel découpé en lots et paliers, avec un effet de double run pendant une période incompressible », avertit Lecko. Autrement dit, sortir de Microsoft Office va se traduire par un investissement sur plusieurs années. Ce surcoût « doit être explicitement budgété et argumenté politiquement comme investissement de maîtrise », souligne Lecko.

PublicitéPour le cabinet de conseil, la démarche le plus adaptée consiste à trouver la bonne stratégie de lotissement, pour ne pas déstabiliser la continuité de services, et à repenser les parcours utilisateurs pour les usages spécifiques ne pouvant s'abstraire de Microsoft Office (comme ceux faisant appel à des macros Excel complexes).