Management

Oser la collaboration en temps de crise

Les outils de réseaux sociaux donnent un coup de jeune aux solutions de coopération au sein des entreprises. Encore faut-il mettre en place les bons comportements. L'Université du SI organisée par Octo Technology les 1 et 2 juillet à Paris a dressé l'état des lieux des modes de collaboration par temps de crise.

PublicitéLa collaboration est la clé du progrès de l'entreprise. Encore faut-il qu'elle soit bien pensée. Lors de l'université du SI des 1 et 2 juillet, Yves Morieux, Directeur Associé Senior du cabinet d'organisation international Boston Consulting Group (BCG), a présenté sa vision de la coopération en entreprise et expliqué dans quelle mesure elle peut tirer la société vers le haut.

Il a décrit le contexte économique comme amenant les entreprises à faire face non seulement à une crise de la productivité mais aussi à une crise du travail. La population active devenant de moins en moins engagée, les directeurs généraux sont très préoccupés par le niveau d'excellence de l'exécution des stratégies élaborées par le top management.

C'est ce que dévoile une enquête réalisée par le BCG. Nombre de managers incitent leurs collaborateurs à ne pas donner leur maximum pour satisfaire aux exigences du top management. « Ce n'est pas la peine de vous donner à fond » est le message passé dans ce cas.

De ce fait, les entreprises perdent en excellence. En réponse à ce constat, et face à un système organisationnel de plus en plus complexe, elles tentent de s'adapter, mais comme le précise Yves Morieux, « elles répondent à la complexité par la complication ». Pour sortir de ce cercle vicieux, il recommande aux entreprises de miser sur la coopération qui devrait notamment passer par l'amélioration de la connaissance des collaborateurs entre eux, de leurs forces et de leurs faiblesses.

Une « web school » dans l'entreprise
Dans ce souci de coopération, et pour mobiliser ses équipes, renforcer la cohésion dans le groupe et accroître le savoir-faire de ses collaborateurs, Frédéric Lippi, directeur général de la société Lippi, une PME spécialisée dans la fabrication de grillages, a quant à lui misé sur le web.

Il a, à ce titre, créé une « web school » au sein de son entreprise, accessible à tous les salariés, qu'ils soient ouvriers ou administratifs. Avec plus de 300 salariés, l'entreprise comprend deux tiers d'ouvriers. Ce projet a été mis en place en réponse à plusieurs modifications opérées précédemment sur le système d'information, pour lesquels Frédéric Lippi s'est heurté à un manque de maitrise des outils informatiques de la part de son personnel. Désireux de faire évoluer la société, il a choisi ...

... d'agir à la source, en formant ses salariés sur les nouvelles technologies de l'information et de la communication, et plus précisément sur internet.

« Nous avons proposé près de 18 000 heures de cours à notre personnel » précise Frédéric Lippi. Il leur a appris à naviguer sur le web, à créer un blog, un wiki, ou encore animer un compte Twitter. L'objectif final était de pouvoir communiquer au sein de l'entreprise mais également à l'extérieur en délivrant un certain nombre d'informations à ses clients.

PublicitéIl voulait inscrire sa stratégie managériale dans une démarche à la fois sociale et économique tout en prêtant une attention particulière aux processus (Lippi a obtenu les certifications ISO 14 001, 9 001 et 20 001), sans oublier la dimension clients.

Ne pas subir les réseaux sociaux en entreprise
Les entreprises commencent à prendre conscience de l'importance des réseaux sociaux. Certaines y pensent alors que d'autres s'y jettent à corps perdu, sans se méfier des conséquences que peuvent provoquer ces nouveaux outils instaurés par la génération Y.

Sarat Lucet, directrice Conseil de SL & Partners et Laetitia Riveron, directrice des Ressources Humaines chez Octo Technology, ont présenté la méthodologie à adopter pour développer un réseau social interne à l'entreprise. Selon Sarah Lucet, « l'entreprise doit oser bousculer ses habitudes de travail. ».

Les réseaux sociaux sont une nouvelle manière de communiquer au sein de l'entreprise, de penser collectif. Elle ajoute que « ces outils devraient permettre aux salariés d'accéder à de multiples informations, or, dans l'entreprise, ils vont subir l'information ».

De plus, beaucoup de dérives sont possibles. Il faut être capable de ...

... maîtriser ces outils de communication, pour éviter que les échanges de bons procédés ne deviennent rapidement des conversations d'ordre privé ou pire, du commérage sur les instances de direction. Malgré la tendance actuelle, ces nouvelles technologies de l'information et de la communication ne sont pas uniquement initiées par le top management, mais aussi par la génération Y, c'est-à-dire les jeunes diplômés et les juniors, qui veulent importer dans l'entreprise les outils dont ils disposent à domicile.

« Cette population a tout de même fait de Facebook le 4ème pays du monde » s'exclame Laetitia Riveron, « mais la frontière est floue entre le privé et le professionnel ». Pour ne pas dériver, elle recommande de ne pas être trop ambitieux, de commencer petit, et de faire évoluer progressivement le réseau social interne.

Faire échanger les collaborateurs, les inciter à partager peut être source de création de valeur pour l'entreprise. Les projets d'innovation sont généralement élaborés suite à un brainstorming. Pourquoi ne pas appliquer ce principe à toute l'entreprise ?

Les salariés, première source d'innovation chez Generali
Xavier Boileau, Directeur Etudes Systèmes Commerciaux et Architecture SI chez l'assureur Generali, le deuxième assureur en France, insiste sur le fait que pour créer de l'innovation, il faut mettre en place un certain nombre de conditions. Il explique que l'entreprise doit « dynamiser la gestion d'idée, systématiser l'exploration et stimuler la participation des collaborateurs pour ensuite transformer les idées en projets possibles ».

Il ajoute que « L'innovation doit se faire en réseau. » L'assureur Generali a appliqué ce principe. Le groupe a choisi de miser sur les dimensions sociales, environnementales, ainsi que sur la mobilité. Il a sélectionné des volontaires, que Xavier Boileau appelle communément des « explorateurs », chargés de réfléchir au mode d'amélioration de ces trois « territoires ». Ce processus se fait par brainstorming, via les réseaux sociaux.

Il distingue ensuite les « sherpas », c'est-à-dire les directions informatiques et marketing, qui agissent en tant que fonction support des explorateurs, et les relais, composés des directeurs métiers. C'est le comité des sages. Ils sont désignés pour filtrer les projets. Un laboratoire, le TechLab, est mis à disposition de ces personnes pour effectuer des démonstrations, tester des outils ou encore des maquettes.

Pour Xavier Boileau, « l'innovation est un état d'esprit. Il faut lui créer un terrain favorable, laisser du temps au volontaires pour faire leurs recherches, et surtout accepter les risques ».