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LeTrot externalise sa gestion de courriers sortants en mode hybride

Cécile Cren, chef du département informatique chez LeTrot, apprécie les gains financiers mais aussi de productivité, de temps et de fiabilité liés à la solution.

La Société d'Encouragement à l'élevage du Cheval Français (SECF) / LeTrot utilise DPii EDC pour l'envoi de ses 20 000 courriers sortants par mois.

PublicitéCréée en 1864, la Société d'Encouragement à l'élevage du Cheval Français (SECF), communément appelée Société du Cheval Français et aujourd'hui LeTrot, est une association à but non lucratif sous tutelle administrative du ministère de l'Agriculture, du ministère de l'Économie et des Finances et du ministère de l'Intérieur. Elle a pour missions d'organiser et d'oeuvrer au développement des courses au trot en France et à la protection de la race chevaline. L'association compte 200 collaborateurs en propre et possède avec France Galop le PMU. Chaque mois, LeTrot émet 20 000 courriers, essentiellement des factures destinées aux propriétaires de chevaux, aux entraîneurs, aux drivers et jockeys, aux éleveurs... Jusqu'en 2018, le processus d'envoi était essentiellement manuel, même s'il y avait une machine de mise sous pli, et sans routage, donc sans les tarifs les plus privilégiés de La Poste. Par ailleurs, l'association souhaitait, dans le cadre d'une démarche de responsabilité sociétale et environnementale, privilégier la dématérialisation. Elle a donc souhaité mettre en place une solution de gestion hybride de son courrier sortant.

Après appel au marché, c'est la solution EDC de DPii qui a été choisie, d'abord sur le périmètre purement courrier en 2018. Les courriers sont dès lors gérés sous format dématérialisés chez LeTrot, expédiés via une imprimante virtuelle PDF ou API, sur EDC. DPii se charge de l'horodatage avec signature à valeur probante, du traitement (éventuellement de l'impression, de la mise sous pli et de l'expédition) et du stockage. Le destinataire peut soit recevoir le courrier par la voie postale soit opter pour le format électronique horodaté. Cette gestion hybride est transparente pour LeTrot. Les courriers sont archivés et accessibles en ligne durant dix ans. Le routage opéré par DPii permet à LeTrot de bénéficier dès le premier pli d'une réduction de 30 % sur l'affranchissement. Outre les fonctionnalités de la solution qui ont permis d'importants gains financiers mais aussi de productivité, de temps et de fiabilité, LeTrot a apprécié que la solution soit française avec un stockage exclusivement en France.

Depuis janvier 2021, la même solution est également utilisée pour gérer les contrats, en s'appuyant sur les fonctionnalités standards de signature électronique incluses. Aujourd'hui 80% des factures sont dématérialisées, pour seulement moins de 20% de factures encore gérées par des envois papier.