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Le groupe de médias Trace harmonise la gestion de ses projets de production

Le groupe de médias Trace harmonise la gestion de ses projets de production
Jérémy Dupeu, CTO groupe Trace : « la refonte de nos workflows et processus grâce à la solution va nous permettre de grands gains de temps. »

Pour gérer la production de contenus vidéo, print et digital, le groupe Trace a choisi la plateforme collaborative de gestion de projets Wrike, une solution en mode SaaS.

PublicitéGroupe de médias international, Trace est dédié à la culture afro-urbaine. Il produit des contenus diffusés dans plus de 160 pays. En 2017, l'entreprise a planifié une feuille de route conséquente pour 2018, associé à une réorganisation de sa direction technique. Ces chantiers importants ont mis en évidence un besoin d'optimiser le pilotage des équipes projets. « Dans 95 % des cas, les rétro plannings n'étaient pas à jour. 90% des obstacles se présentant à nous n'avaient pas été anticipés, faute de structures et de décomposition du travail sur le plan micro », se souvient Jérémy Dupeu, CTO chez Trace.

Afin d'accompagner son développement, l'entreprise se met alors en quête d'une solution lui permettant de mieux cadrer le travail des collaborateurs sur le plan méthodologique, en définissant précisément les tâches de chacun et en les planifiant. Il s'agissait également de fournir aux équipes un outil leur permettant de contrôler la qualité des livrables, d'optimiser le suivi des projets et d'améliorer l'organisation et la communication en interne, besoins d'autant plus prégnants que les collaborateurs sont répartis sur plusieurs sites dans le monde.

Élaborer une roadmap réaliste

En 2018, Trace choisit la solution Wrike, à la fois pour sa richesse fonctionnelle, pour la fréquence de ses mises à jour et pour la simplicité de l'interface utilisateur. « Les autres applications que nous avons pu tester bénéficient de mises à jour beaucoup moins récurrentes, et ce pour des fonctionnalités à notre sens bien plus faibles », estime le CTO.

Depuis mars 2018, la solution est utilisée dans l'entreprise. Après le département technique, premier à l'adopter, les équipes marketing ont déployé la version Entreprise. La plateforme facilite la gestion des ressources, en calculant la charge de travail de façon à pouvoir élaborer une roadmap réaliste sur l'année. Elle favorise la communication et fournit une vision d'ensemble des différentes tâches et des projets. La solution s'adapte également aux méthodologies de travail des différents métiers présents au sein du groupe. Enfin, une API permet de l'intégrer avec les outils métier.

Des éléments réutilisables dans des workflows

Grâce à la centralisation de l'information, le groupe bénéficie aujourd'hui d'une communication plus transparente. La visibilité sur la feuille de route permet d'anticiper les obstacles et contribue au respect des échéances sur les projets. Autre atout de la solution, des éléments unitaires (tâches, dossiers) modulaires, qui peuvent être réutilisés pour répondre à différents besoins. « C'est à présent sur le thème des intégrations, et par la même occasion la refonte de nos workflows et processus, que nous voyons les plus grands gains de temps à venir, et ce pour tous nos métiers », explique Jérémy Dupeu. Depuis novembre 2018, un plan a été lancé en interne afin de migrer tous les départements et collaborateurs de l'entreprise dans Wrike.

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