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L'Institut de Biologie de Lille opte pour une suite collaborative hébergée en interne

Pour les collaborateurs de l'IBL, la messagerie instantanée d’OnlyOffice est un vrai complément aux outils de révision classiques.

L'Institut de Biologie de Lille a choisi la solution OnlyOffice pour faciliter la collaboration en interne et avec ses partenaires. Cette suite est hébergée en interne pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de recherche.

PublicitéRattaché au CNRS (Centre National de la Recherche Scientifique), l'Institut de Biologie de Lille (IBL) regroupe trois grandes unités de recherche fondamentale dans les domaines de l'infectiologie, de la génétique du diabète et de l'obésité et de la cancérologie. Le service informatique accompagne les chercheurs et les étudiants travaillant dans les laboratoires, en mettant à leur disposition des solutions adaptées au contexte de recherche scientifique, notamment pour la production de documents.

Jusqu'en 2018, l'IBL utilisait des applications bureautiques classiques, sans réelles fonctions de collaboration. « La production scientifique nécessite beaucoup d'interactions, ce qui se déroulait principalement par mail », relate Jérémy Maton, administrateur systèmes et réseaux au sein de l'IBL. Ce mode de fonctionnement rendait la collaboration peu fluide, sans compter un suivi des versions guère optimal. Même le service IT, qui recourait à des documents partagés pour son usage interne, se heurtait à ces limitations. L'IBL a donc décidé de chercher une solution plus conviviale. Celle-ci devait aussi être interopérable avec les autres suites bureautiques, à la fois pour faciliter les échanges de l'institut avec de nombreux organismes externes et pour éviter aux chercheurs de devoir refaire toute la mise en forme de leurs documents existants. Toutefois, les suites collaboratives uniquement dans le cloud étaient exclues, en raison du caractère sensible des données de recherche. « Il était essentiel pour nous de conserver la maîtrise de nos données », souligne Jérémy Maton.

Une adoption rapide

En échangeant avec l'Académie de Lille, l'IBL découvre alors la solution OnlyOffice, une suite collaborative développée par Ascensio System SIA, un éditeur basé à Riga, en Lettonie. « La solution offrait la compatibilité souhaitée, ainsi que les fonctionnalités de collaboration que nous attendions », explique Jérémy Maton. Elle permettait également d'héberger les données localement, répondant ainsi aux exigences de sécurité de l'institut. L'IBL décide alors de retenir cette solution et fin 2018, il déploie sur site la version OnlyOffice Workspace, qui regroupe une suite bureautique accessible via Internet et des outils de productivité. « Au sein du service informatique, nous avons servi de bêta-testeurs. Nous avons été les premiers à migrer nos documents sur la solution, sans rencontrer de difficultés », raconte Jérémy Maton. La solution a ensuite été mise à la disposition de l'ensemble des collaborateurs, avec une phase d'accompagnement au changement. L'adoption a été rapide, facilitée par l'ergonomie proche des autres solutions existantes. « Hormis quelques remontées sur l'outil de présentation, les retours sont positifs », observe l'administrateur.

PublicitéPlus de 500 documents sont aujourd'hui stockés dans l'outil de gestion documentaire d'OnlyOffice, qui dispose également de connecteurs avec SharePoint et NextCloud. Le système de gestion des droits d'accès a simplifié la collaboration et les échanges, qu'il s'agisse de coéditer les documents lors du travail sur les argumentaires ou de la prise de note, de donner l'accès aux documents à tous les membres de l'équipe pour qu'ils puissent les modifier au fur et à mesure de l'avancement des recherches ou encore de partager une présentation avec un étudiant. La solution intègre aussi le moteur de recherche ElasticSearch, qui facilite l'accès à l'information. « Il n'est plus nécessaire de connaître l'arborescence pour retrouver un document », pointe Jérémy Maton. Les utilisateurs ont également beaucoup apprécié l'outil de messagerie instantanée, accessible même quand ils naviguent dans un document. « C'est un vrai complément aux outils de révision habituels, comme les annotations et le suivi des modifications », souligne l'administrateur.

Des modules adaptés au monde académique

Autre atout d'OnlyOffice, son intégration avec les outils de gestion bibliographique, très utilisés dans le monde académique. « L'équipe support et développement de l'éditeur est à l'écoute de la communauté. Les récents modules intégrés avec Zotero (logiciel de gestion de références gratuit) et Mendeley (logiciel de gestion bibliographique, destiné à la gestion et au partage de travaux de recherche) viennent de ces échanges », indique Jérémy Maton. Enfin, côté IT, l'équipe utilise également le module de gestion de projet intégré.

Pendant la crise sanitaire, la flexibilité de la solution a permis aux collaborateurs de poursuivre leurs travaux de production documentaire. « Disposer d'une solution accessible en ligne, depuis n'importe quel navigateur, a permis d'assurer la continuité des activités, notamment pendant le premier confinement auxquels nous n'étions pas forcément préparés », confie Jérémy Maton. L'outil de chat a également contribué à maintenir le contact entre les collaborateurs durant ces périodes. « La suite a pris plus d'importance depuis le confinement », souligne l'administrateur. « Nous avons été amenés à revoir nos méthodes de travail pour alterner entre le présentiel et le télétravail. Grâce à la solution, chacun de nos utilisateurs peut se connecter de chez lui via un PC ou une tablette en totale autonomie. L'interface est la même partout, la connexion est simple et sécurisée où que l'on soit ». L'IBL échange désormais avec d'autres plateformes scientifiques de l'Unité Mixte de Service 2014 - Plateformes Lilloises en Biologie et Santé afin de partager son expérience et de promouvoir un usage plus large de la solution.