Gestion des notes de frais : comment l'IA renforce la fiabilité et la fluidité

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°210 !

Comment les DSI encadrent les risques liés à l’IA

Souvent sous la pression des directions générales, les DSI déploient de plus en plus des IA en production. Or, ces technologies introduisent des risques nouveaux, notamment quand on parle de GenAI. Comment les DSI parviennent-ils à faire passer ce discours en interne ? Comment les DSI arbitrent-ils...

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Pour maîtriser les risques liés à la fraude aux notes de frais, qui n'épargne aucune entreprise, l'intelligence artificielle se profile comme une alliée précieuse, sans pour autant remplacer les bonnes pratiques ni la vigilance humaine. Et au-delà de la fraude, l'objectif de l'IA consiste aussi à faire gagner du temps et à améliorer l'efficacité du processus. Mhamed Ben Nasr, Consultant Avant-Vente chez Medius, nous guide pour distinguer anomalies et fraudes et éviter les pièges les plus courants.

PublicitéCIO : D'après le rapport 2024 de l'ACFE, le remboursement des dépenses professionnelles se classe au 3ᵉ rang des détournements d'actifs les plus risqués. Pourquoi la fraude aux notes de frais est-elle si facile à réaliser ?

Mhamed Ben Nasr : La fraude aux notes de frais est relativement facile à réaliser pour plusieurs raisons. Le volume élevé et la diversité des dépenses rendent leur vérification difficile : repas, transports, hébergements ou fournitures s'accumulent rapidement. Les reçus peuvent être falsifiés, photocopiés, modifiés ou créés de toutes pièces, et le processus de validation, souvent rapide, limite la capacité de contrôle des managers. Les montants souvent modestes échappent plus facilement à l'attention et les règles internes parfois complexes ou ambiguës facilitent les abus. Dans certaines situations, les employés n'ont qu'une note manuscrite ou aucun justificatif, et peuvent alors rédiger une attestation ou modifier le document pour augmenter le remboursement.

A cela s'ajoute l'absence fréquente de bon de commande pour ces dépenses. Et il n'y a pas de bon de commande initial pour vérifier : ce sont des dépenses qui se font au jour le jour. Un exemple fréquent : deux collaborateurs déjeunent ensemble, l'un paie pour les deux et chacun soumet le même ticket. Ce n'est pas forcément malveillant, mais à grande échelle, cela peut poser problème.

Un ticket jugé non conforme est-il forcément une fraude délibérée du salarié ?

Un ticket non conforme relève, dans la majorité des cas, d'une erreur ou d'une anomalie plutôt que d'une intention frauduleuse. Une anomalie peut correspondre à un oubli, à une mauvaise compréhension des règles ou à la perte d'un justificatif, remplacé par un ticket bancaire qui ne permet pas de récupérer la TVA, faute de mention du taux applicable.

Dès lors, assimiler ces anomalies à de la fraude peut générer de la frustration et donner aux collaborateurs le sentiment d'être constamment surveillés.

Comment l'IA peut-elle aider à détecter les fraudes et les anomalies ?

Aujourd'hui, l'OCR ne suffit plus. Par exemple, notre solution de gestion des notes de frais, Expensya by Medius, utilise le machine learning pour comprendre le contexte d'un reçu en s'appuyant sur l'analyse de milliers de documents similaires ainsi que pour imputer automatiquement les catégories. En cas de modification du montant, de la TVA, utilisateurs et managers sont alertés. Elle distingue un ticket valide d'un ticket non conforme et détecte même les altérations sophistiquées, comme celles réalisées avec un logiciel type Photoshop.

Publicité Avec l'émergence de l'IA générative, la fraude devient encore plus crédible : des reçus peuvent être créés artificiellement, avec des détails réalistes comme un pli ou une tâche de café. Pour y faire face, notre système combine OCR, automatisation et IA pour analyser la validité d'un reçu en vérifiant, par exemple, le numéro de TVA du commerçant. Nous appelons ce principe « l'IA versus l'IA » : l'intelligence artificielle détecte les faux créés par l'IA.

L'outil inclut-il un accompagnement des collaborateurs pour prévenir les erreurs ?

Oui. Grâce à l'IA agentique, un assistant virtuel répond aux questions des collaborateurs et les guide afin d'éviter les anomalies, ce qui permet de fluidifier le processus et de faire gagner un temps précieux aux équipes comptables et aux managers. Les justificatifs peuvent être traduits en temps réel dans la langue de l'approbateur, réduisant ainsi les erreurs d'interprétation et les validations non conformes aux politiques internes.

Le rapport 2025 de l'ACFE souligne que la majorité des fraudes pourrait être évitée grâce à une formation adaptée : les organisations qui sensibilisent leurs équipes subissent en moyenne deux fois moins de pertes. Prévenir la fraude commence donc par éveiller les consciences. Mais les budgets formation n'augmentent pas toujours, ce qui rend l'accompagnement continu d'autant plus précieux.

C'est précisément ce que nous faisons avec Expensya by Medius : accompagner les collaborateurs de manière continue et au plus près de leurs usages. Sans dispositif efficace, ces fraudes durent en moyenne 18 mois avant d'être détectées, selon l'ACFE.

Un système performant agit comme un véritable filet de sécurité, garantissant à la fois l'efficacité et la transparence à tous les niveaux.

Comment éviter que la détection ne crée un climat de suspicion ?

Tout d'abord, l'IA informe, elle ne punit pas. Chez Medius, nous privilégions les alertes et les informations pédagogiques, conçues pour guider et accompagner les collaborateurs. Par exemple, lorsqu'un doublon est détecté, l'outil informe l'utilisateur de façon constructive et l'invite à vérifier. Cette approche préserve la confiance des collaborateurs, car si celle-ci disparaît, l'outil ne peut plus être utilisé efficacement.

Cette démarche s'inscrit dans un accompagnement plus large. Clarifier les politiques de remboursement, les rendre facilement accessibles, répondre aux questions des collaborateurs en temps réel et notifier en cas d'anomalies constituent toute la valeur d'une solution comme Expensya by Medius, qui va bien au-delà de la simple digitalisation des justificatifs.

Finalement, l'IA est au service de l'efficacité et l'humain reste décisionnaire ?

Absolument. L'IA est un copilote et l'humain reste aux commandes. Elle extrait les informations, impute les dépenses et détecte les anomalies, mais ne valide pas à la place des équipes. Par exemple, lors de la soumission d'un ticket, l'IA identifie une erreur, mais c'est au service comptable de vérifier et de valider. Même logique pour l'approbation : l'IA signale les irrégularités, mais ne prend pas la décision finale.

L'IA permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de fluidifier le processus, mais elle ne peut se substituer à la vigilance ni au jugement des équipes.