Projets

Facture électronique : à 3 mois de l'échéance, la peur du chaos dans les entreprises

Lors des Journées de la facturation électronique, le 5 mai à Paris. Pas toutes en mesure de rejoindre la phase pilote organisée par la DGFiP, les entreprises peinent à tester à l’échelle les dispositifs qu’elles ont mis sur pied. (Photo : R.F.)

Réforme complexe, existant hétéroclite, processus à revoir : à trois mois de l'entrée en vigueur de la réforme, les grandes entreprises témoignent des difficultés de leurs longs et fastidieux programmes de mise en conformité. Et de leur impossibilité, souvent, de le tester en profondeur avant sa mise en production.

Publicité« Aucun report ni sur la facturation ni sur le reporting n'est prévu. Repousser aujourd'hui la réforme reviendrait à laisser tous les acteurs dans une forme de stress. » Lors des Journées de la facturation électronique (JFE), qui se sont tenues les 5 et 6 mai au Palais Brogniart, à Paris, la Direction générale des finances publiques, par la voix de Sébastien Rabineau, le directeur de ce projet au sein de la puissance direction de Bercy, a tenu à tordre le cou à la rumeur. Non, l'entrée en vigueur de la facturation électronique ne sera pas une nouvelle fois repoussée et les premières échéances sont bien prévues au 1er septembre prochain, avec l'obligation d'émettre pour les grandes entreprises et ETI et celle de recevoir pour toutes les sociétés immatriculées en France.

Un calendrier qui s'annonce tendu, pour plusieurs raisons. D'abord, les entreprises, en particulier les plus grandes, partent souvent d'un existant complexe, avec de multiples entités, centres facturiers et systèmes comptables. Ensuite, elles présentent souvent des cas d'usage complexes. Enfin, la réforme française se veut maximaliste, en intégrant notamment un volet e-reporting (de déclarations fiscales) et la gestion des rejets de factures. « Le point fort de la réforme française réside dans le gros travail en amont qui a été mené pour répertorier l'existant, veut croire Mathieu Le Gall, chargé de mission à la DGFiP. C'est la garantie d'échanges fluides lors de la mise en oeuvre. » Actuellement, 45 cas d'usage censés couvrir toutes les modalités de facturation de tous les secteurs d'activité sont répertoriés.

Facturation clients : faut-il redouter un impact sur le BFR ?

Un optimisme que viennent tempérer les témoignages de multiples entreprises, lors des ateliers organisés lors de ces mêmes JFE. Ainsi, chez Geodis, le simple adressage des factures fournisseurs - via un Siret couplé à un code de routage - génère de la complexité dans un groupe comptant quelque 150 entités dans l'Hexagone. « Nous avons prévu une communication spécifique avec les partenaires pour rendre cette information appréhendable », indique Thibaud d'Uston, en charge de la transformation financière de Geodis. Des listes affinées par typologie de prestataires et par organisation comptable seront ainsi envoyées par le logisticien. « Les fournisseurs recevront une quinzaine ou une vingtaine de lignes d'adressage et non plusieurs centaines », reprend le responsable, qui précise que les SI gérant les commandes doivent aussi être adaptés pour intégrer ces informations aux bons de commande. Sur les factures clients, Geodis mise là encore sur une forme de la continuité, en conservant dans le format cible, la facture telle qu'elle existe aujourd'hui. Pour le transporteur, ce choix s'explique d'abord par la volonté de ne pas rallonger les délais de paiement. « Nous voulons vérifier que nos clients récupèrent bien les factures et que notre besoin en fonds de roulement ne sera pas trop impacté par la réforme », résume le responsable.

Publicité
De gauche à droite : Thibaud d'Uston, responsable de la transformation financière de Geodis, et Laurent Pebernard, responsable du pôle SI Finances de la RATP. (Photo : R.F.)

Au sein de Geodis, le projet de mise en conformité, qui couvre une vingtaine de systèmes à raccorder à une PA (plateforme agréée), a démarré il y a quatre ans et comporte plusieurs volets. « D'abord, un sujet processus, car il fallait s'assurer que l'existant était 100% digitalisé, ce qui n'était pas le cas, par exemple dans la sous-traitance de transport, dit Thibaud d'Uston. Ensuite, un volet data, centré sur la mise en qualité de nos bases en s'appuyant sur des référentiels externes afin de pouvoir interroger l'annuaire avec des données de qualité. Enfin, des aspects purement techniques, comme la taille des factures, limitée par la réforme. Le tout se déroulant en parallèle de la transformation de la fonction finance au sein de l'ERP. »

Facturation fournisseurs : l'enjeu de la qualité de la data

À la RATP, l'enjeu se concentre surtout sur les factures entrantes, « avec un gros travail de mise à jour de la base de données fournisseur », dit Laurent Pebernard, responsable du pôle SI finances. Pour la régie, si la mise en conformité est assez simple sur les factures clients - « il s'agit essentiellement d'un travail de mise à niveau du SI et de conduite du changement » - elle s'avère complexe sur les factures fournisseurs, « avec une pluralité de systèmes à mettre à jour et des cas d'usage mal aboutis dans la plateforme agréée », précise Laurent Pebernard, citant le cas de fournisseurs faisant appel à des sous-traitants. « Nous essayons de rester le plus flexibles possible. Mais c'est un peu sport », résume l'expert de la régie.

Chez Indigo (environ 1 Md€ de CA, 9600 collaborateurs), la réforme est perçue comme un levier pour revoir les processus internes. Première cible là encore : la gestion du panel de fournisseurs du prestataire de parking, qui connaissait un taux de renouvellement de 50% par an. « Nous voulons aussi éviter les fraudes via des contrôles automatiques et mieux maîtriser la data pour gagner en fluidité dans le processus d'achat », indique Ying Ying Cheng, directrice du core model finance d'Indigo. Si le projet a été défini et l'équipe réunie dès 2024, le choix de la solution, en l'occurrence Esker, réunissant PA et gestion des achats, n'a été effectif qu'en 2025. Indigo a choisi de démarrer sa mise en conformité par le déploiement d'un portail fournisseur, afin de solidifier son référentiel sur ce terrain. « Si dans quelques mois, vous ne disposez pas d'une base de données propre sur le sujet, ce sera l'enfer », pronostique Ying Ying Cheng, qui précise qu'Indigo s'est abonné à des fournisseurs de données (comme Altares) afin d'améliorer la qualité de ses données.

La complexité de la réforme française

Pour sa mise en conformité en France, le groupe peut s'appuyer sur son expérience belge, où la réforme locale a été digérée en trois mois seulement sur la base de la même solution et avec le même intégrateur (Fluxym). Un projet « un peu sportif », reconnaît toutefois Ying Ying Cheng. L'entreprise prévoit 9 mois de projet pour sa mise en conformité dans l'Hexagone. « La vie de la facturation est plus complexe en France, avec des tiers factureurs par exemple, souligne la responsable. Sans oublier le volet e-reporting et la nécessité d'un accès temps réel à la donnée par l'administration, absents en Belgique. » Et, comme le note Ralph Robail, le directeur commercial de Fluxym, la gestion des rejets - avec ses conséquences sur les écritures comptables. Une autre complexité de la réforme française, sur laquelle tant la Belgique que l'Italie - deux pays européens ayant déjà déployé la facturation électronique - ont choisi de faire l'impasse. Si Ying Ying Cheng se dit malgré tout confiante dans la capacité d'Indigo à absorber la réforme, elle s'amuse de la découverte incessante de nouveaux cas d'usage en interne... trois ans après le lancement du chantier. « Par exemple, le cas de factures déjà payées avant même leur émission », s'étonne-t-elle. Chez Indigo, comme dans nombre d'autres entreprises, l'intégration de la réforme se déroule en parallèle d'une migration ERP. « Il s'agit donc d'un chantier multifacettes », résume Ying Ying Cheng.

Isabelle Desnues et Christophe Demeester, d'Adeo, lors des JEF 2026. Au sein du groupe de distribution, la réforme touche jusqu'aux parcours clients. (Photo : R.F.)

Multifacettes, le chantier l'est également chez Adeo, le groupe à la tête d'enseignes comme Leroy Merlin, Bricoman ou Weldom. Soit, chaque année, 5,5 millions de factures fournisseur et 12 millions de factures client pour le seul segment B2B. « Le challenge consistait à bâtir un programme embarquant 58 entités juridiques aux périmètres très variés, couvrant 3 ERP comptables, des cas d'usage spécifiques ou encore des franchisés, et à rationaliser nos processus pour parvenir à un même système d'émission de factures et à un même système de réception. Le tout en partant d'une qualité de données assez faible au départ », résume Christophe Demeester, responsable de domaine dans l'IT financière au sein du groupe de distribution. Selon sa collègue, Isabelle Desnues, responsable du programme de transformation des processus financiers d'Adeo, la société a réellement accéléré sur le sujet il y a deux ans. Avec un programme reposant sur quatre piliers : la qualité de la donnée, l'architecture, la refonte des processus comptables - et il y en avait 27 au départ ! - et l'intégration des partenaires du programme. « Chaque pan est conduit par un leader désigné et le lien avec les BU est assuré par des référents au sein de celles-ci », précise-t-elle.

Test sur 490 factures, production sur 12 millions

En plus de la refonte de processus comptables, comme ceux portant sur les remises de fin d'année ou sur les factures de transport, le programme débouche aussi sur « des changements sur les parcours en magasin, un point que nous n'avions pas identifié au départ », dit Isabelle Desnues. En parallèle de ces transformations de l'organisation, Adeo a déployé un socle technologique capable de supporter la réforme : un hub de facturation (contre une vingtaine auparavant), un module de gestion des statuts des factures connecté aux ERP, une brique gérant l'accrochage de documents comptables spécifiques (notes de débit et remises de fin d'année) ainsi qu'une réplication de l'annuaire national, pour éviter les rejets de factures et simplifier le référencement de nouveaux clients. « En ce qui concerne les processus et le déploiement de ce socle, nous sommes prêts depuis peu, détaille Isabelle Desnues. Aujourd'hui, nous entamons les campagnes de tests, tous BU, cas d'usage et systèmes source confondus. » Avant de rejoindre le pilote national, que conduit la DGFiP et qui a débuté fin février, Adeo mène pour l'heure des tests internes au groupe. « Entre l'entrepôt Adeo Services et Leroy Merlin France, nous sommes passés en production le 28 avril dernier. Aujourd'hui, 490 factures ont été traitées avec un niveau de qualité très satisfaisant. Et, pour chaque facture, nous sommes en mesure d'assurer une traçabilité totale tout au long de notre SI », précise Christophe Demeester. Avec, en parallèle, l'envoi des données règlementaires exigées par l'administration fiscale.

« Le temps nous manque »

Comme le reconnaît Isabelle Desnues, le passage de 490 factures à 12 millions (pour la seule partie clients) va nécessiter une professionnalisation du run et une industrialisation du suivi des factures. « Nous sommes dans les prémisses de la structuration de notre run, reconnaît-elle. Nous savons où se situent les points de blocage. Et nous pouvons nous appuyer sur notre premier déploiement, qui a lui-même nécessité deux mois de tests. » La responsable du programme prévoit désormais de mener plusieurs pilotes d'interconnexion, y compris avec des fournisseurs externes pour valider que la norme est bien interprétée de la même manière par tous, mais aussi avec certains franchisés Weldom pour tester un cas d'usage spécifique (le mandat de paiement). « C'est ce que nous ambitionnons de faire au cours des trois prochains mois, en plus de l'accompagnement au changement auprès de nos comptables, mais aussi en magasins. Le temps nous manque », résume Isabelle Desnues. Une sentence largement partagée dans les allées des Journées de la facturation électronique, les entreprises soulignant en particulier des plannings trop resserrés pour mener à bien des phases de tests et de recettes à grande échelle. Ou, comme Ying Ying Cheng (Indigo), l'absence d'environnement de recette à proprement parler, le pilote organisé par Bercy tournant sur des données de production.

Chez Geodis, l'équipe en charge du programme a choisi de travailler sur ses flux internes de factures, mais teste également des échanges de factures au nouveau format avec de grands partenaires pour limiter les risques. Là encore, le groupe ne pourra pas s'appuyer sur une vraie phase pilote avant la mise en production. Thibaud d'Uston mise sur le début du mois de septembre prochain pour roder les processus, car le dernier jour du mois, Geodis émet environ 100 000 factures. Mieux vaut donc avoir aplani toutes les difficultés avant ce premier crash test. « Nous allons nous appuyer sur les contrôles de la PA pour limiter le taux de rejet », espère le responsable. Car ce volume massif émis en fin de mois masque un enjeu majeur pour la santé financière de Geodis. « Nos équipes seront mobilisées pour s'assurer que nos clients reçoivent bien notre première facture électronique, souligne Thibaud d'Uston. Et que le 30 octobre, nous enregistrons bien les premiers paiements qui en découlent. Notre trésorerie sera surveillée de très près durant cette période. » Car c'est bien un des risques de la réforme : si sa mise en oeuvre se traduit par des approximations, des incompatibilités ou des erreurs, elle pourrait, dans un premier temps du moins, rallonger les délais de paiement, et non les raccourcir comme le promet Bercy.

Tests : « on est dans le bricolage »

Ce constat d'un saut dans l'inconnu sans réelle période de rodage est partagé à la RATP : « les plannings n'étaient pas alignés pour que nous soyons intégrés au pilote [mis en place par la DGFiP et l'AIFE] sur les flux de production, souligne Laurent Pebernard. Donc, nous bricolons, par exemple en lançant des appels à candidatures auprès de nos fournisseurs pour organiser des tests. Mais nous allons bien vers un déploiement en mode Big Bang, ce qui n'est pas le plus confortable. » Par ailleurs, la RATP s'interroge sur la phase intermédiaire qui verra des flux de facturation électronique cohabiter avec des canaux traditionnels. « Comment va-t-on assurer la supervision de ces deux modes appelés à coexister ?, lance le responsable de domaine IT au sein de la régie des transports. Pour septembre, nous sommes inquiets, les plannings de livraison avec la PA nous semblent être réellement tirés au cordeau. A moyen terme, nous essayons de rester positifs : la réforme va permettre de fiabiliser la data et d'automatiser beaucoup d'opérations. » Chez Geodis, Thibaud d'Uston s'interroge aussi sur les modalités précises des interactions entre les 127 PA actuellement recensés, et sur les limites de responsabilité derrière lesquelles pourraient se retrancher tel ou tel acteur en cas de difficulté de transmission entre plateformes.

De son côté, EDF est impliqué dans la phase pilote mise en place par l'administration et teste l'émission de factures. « Il faut être vigilant sur le format des factures pour diminuer le taux de rejets ; le système fonctionne si tout le monde applique les mêmes contrôles, dit Frédéric Naud, pilote métier du projet de facturation électronique de la branche commerciale d'EDF. Par ailleurs, nous sommes partis du principe que les entreprises proposant des lignes d'adressage dans l'annuaire étaient prêtes [à recevoir des factures électroniques, NDLR]. Et nous avons eu quelques surprises... » Le manque de temps auquel sont confrontés les responsables des projets de mise en conformité dans les diverses organisations augure de premiers mois probablement difficiles lors de l'entrée en vigueur de la réforme. Même si le report de celle-ci est désormais fermement écarté par la DGFiP, le stress est bel et bien là.