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Pour suivre son régime végan, Rügenwalder Mühle a tranché dans Excel

Producteur de viande, de charcuterie et d'alternatives véganes, Rügenwalder Mühle gère davantage de produits nécessitant une planification des ventes plus précises. (Photo Rügenwalder Mühle)

Le producteur de viande allemand, devenu maître des alternatives véganes, a choisi un logiciel de planification des ventes adaptée à sa stratégie. L'élargissement de ses gammes et sa croissance l'ont poussé à oublier Excel pour de bon.

PublicitéFondé en 1834 par un maître boucher, le producteur allemand de viande et de charcuterie Rügenwalder Mühle, filiale du groupe agroalimentaire Pfeifer & Langen, s'est petit à petit imposé sur le marché allemand des alternatives végétariennes et véganes à la viande. Cet élargissement de ses gammes de produits a impacté la planification de sa supply chain interne avec la multiplication des interdépendances et, par conséquent, davantage de risques d'erreurs. Dans le secteur de la grande distribution alimentaire, particulièrement sensible aux fluctuations de la demande, à la saisonnalité, aux promotions ponctuelles et aux délais de livraison courts, une planification précise, mais flexible est pourtant indispensable.

« Depuis ces dernières années, nous lançons une dizaine de nouveaux produits par an », explique Robert Wilck, responsable du développement commercial supply chain et logistique chez Rügenwalder Mühle. « À cela s'ajoutent des exigences accrues de la part de nos clients, mais aussi de nos distributeurs en matière de performance de livraison, par exemple, ce qui complique la planification. Dans ce contexte, la moindre erreur est fatale. »

Un projet de six mois avec une équipe métier-IT

Face à cela, les méthodes de planification des ventes en place n'étaient plus adéquates. Des logiques de prévision différentes entre les services, la multiplication des tableaux Excel, des calculs sujets à erreurs et la nécessité de transférer certaines données d'un média de stockage à un autre entraînaient régulièrement des écarts. Rügenwalder Mühle a donc décidé de repenser entièrement son processus. Un des objectifs était d'uniformiser les prévisions et de mieux intégrer les sources de données, telles que SAP, les calendriers promotionnels ou les chiffres de ventes au détail. De plus, le nouveau système devait fournir aux responsables des ventes et de la chaîne d'approvisionnement une base de simulation pour la prise de décision. L'industriel souhaitait aussi réduire les besoins de coordination et obtenir une plus grande transparence, notamment en ce qui concerne la distinction entre les volumes de référence et les volumes promotionnels.

Mi-2024, Rügenwalder Mühle a donc choisi le logiciel de gestion SaaS Add One d'Inform, et a mené à bien en 6 mois un projet de migration avec une petite équipe composée de membres des services planification, ventes, informatique et gestion de projet. Des sessions de formation ont été organisées pendant la phase de test afin de familiariser les utilisateurs avec le nouveau système. « Bien sûr, quelques ajustements de la configuration ont été nécessaires au début, mais mes collègues étaient ravis que nous abandonnions Excel », insiste Robert Wilck.

Réduction des délais de planification

PublicitéAu lieu de se coordonner via une succession de mails ou de jongler avec de multiples feuilles de calcul Excel, les utilisateurs accèdent désormais à un système centralisé. Tous les services réalisent ainsi une planification au niveau de précision pertinent pour eux : par article pour certains groupes de produits, par client et région spécifiques, ou encore en fonction du budget et des quantités. « Auparavant, nous devions adapter les quantités à la main pour chaque région dans un tableau Excel distinct. Cela pouvait facilement prendre dix minutes, voire plus, par région », se souvient Robert Wilck. « Aujourd'hui, cela prend une minute, de manière centralisée, pour la totalité des régions. La possibilité de faire passer les informations de planification du haut vers le bas, jusqu'au niveau le plus proche du client, est devenue l'un de nos plus grands atouts. »

Selon le responsable du développement commercial de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique, la qualité de la planification s'est également améliorée : « Nos prévisions sont devenues nettement plus précises, notamment pour les articles promotionnels. Les erreurs de planification appartiennent désormais au passé. » Cela provient en particulier de l'IA exploitée par Inform, qui analyse les données historiques SAP et les utilise pour établir un plan de ventes quotidien. Le système détecte automatiquement les écarts ou les goulots d'étranglement et propose des solutions adaptées. La distinction entre les quantités de base et les quantités promotionnelles renforce la transparence et la fiabilité de la planification. La planification plus précoce et plus efficace a aussi permis d'améliorer les délais de certaines livraisons. Rügenwalder Mühle veut désormais travailler sur sa gestion des stocks, et compte également migrer vers S/4Hana de SAP. Add One disposant d'interfaces certifiées.