Projets

Exaconcept rationnalise sa gestion de chantier

Guillaume Bourcier, responsable technique chez Exaconcept dans les locaux du groupe Hilti. (Photo HE)

Exaconcept, société spécialisée dans l'aménagement technique de locaux médicaux, s'est dotée d'une plateforme collaborative de gestion de chantier pour centraliser ses informations, standardiser ses méthodes de travail et améliorer la coordination entre ses équipes terrain et ses responsables de projets.

PublicitéLa société d'ingénierie de travaux techniques pour les établissements de santé, Exaconcept a présenté le mardi 23 juin chez le distributeur d'outillage et de logiciels destinés à la construction Hilti. L'entreprise, qui compte aujourd'hui 38 employés et intervient partout en France, y compris dans les territoires d'outre-mer, a connu une croissance qui a progressivement fait émerger de nouveaux défis organisationnels. La multiplication des projets et des interlocuteurs rend plus complexe le partage d'informations entre les équipes études, coordination et chantier.

Retrouver une vision globale des projets

Pour y arriver, Exaconcept s'est longtemps appuyé sur plusieurs outils métiers (Batigest, Open Bee, etc.), des dossiers partagés et des processus encore largement basés sur des documents papier. « Nous avions une communication complètement fragmentée et des difficultés à regrouper toutes les informations, allant du chiffrage du projet jusqu'à la partie travaux », détaille Guillaume Bourcier, responsable technique.

Ces processus engendraient une absence de visibilité sur le progrès réel des projets, de multiples méthodes de suivi, des difficultés à transmettre les informations sur le terrain en temps réel et une perte de temps dans les communications informelles par email ou via des messageries instantanées type Whatsapp. Des défauts d'autant plus gênants que les équipes génèrent une importante activité en simultané. Un responsable pilote jusqu'à 10 ou 15 projets en parallèle, avec une quarantaine de chantiers actifs à un instant donné. L'enjeu était donc de disposer d'une vision consolidée tout en donnant aux équipes opérationnelles un outil simple d'utilisation.

Une solution de collaboration standardisée

Depuis près de deux ans, Exaconcept a déployé Fieldwire d'Hilti, pour structurer l'exécution de ses chantiers. La solution complète son SI existant composé notamment de logiciels de gestion, de logiciels d'Autodesk et de Microsoft 365. L'intégration avec OneDrive permet une synchronisation bidirectionnelle des documents et les différents fichiers précédemment stockés sur les serveurs internes deviennent tous accessibles depuis Fieldwire sans multiplication des manipulations.

Sur chaque chantier, les équipes retrouvent désormais les plans, documents, photos, tâches et formulaires de contrôle qualité via une même interface. Les responsables de chantier peuvent créer des modèles de projets afin de standardiser les étapes clés, depuis la phase administrative jusqu'à la livraison. « Nous voulions un projet type pour regrouper l'ensemble des éléments nécessaires à un bon suivi », précise Guillaume Bourcier. Cette approche permet à chaque employé de travailler avec une méthode standard, quel que soit le projet.

PublicitéUne communication plus efficace

L'un des impacts majeurs concerne la remontée d'informations depuis le terrain. Pour un chantier réalisé sur l'île de la Réunion, Exaconcept a suivi une intervention de supportage plafonnier de machines, soit la pose d'une structure métallique de soutien, destinée à l'installation d'une machine médicale. Les techniciens sur place pouvaient renseigner les tâches dans le système, ajouter des photos, compléter des formulaires d'autocontrôle et échanger en temps réel avec les équipes basées en métropole.

Les formulaires qualité, directement liés aux tâches, génèrent par ailleurs des preuves d'exécution : photos, validations et signatures sont exportées sous forme de rapports destinés aux clients ou aux bureaux de contrôle. « Nous obtenons ainsi un retour rapide des informations gérées sur un projet, comme avec Whatsapp", assure Guillaume Bourcier.