Stratégie

DSI, 6 conseils pour mieux gérer votre budget

Pour Eskander Yavar, consultant chez BDO, le shadow IT est positif pour les DSI (photo BDO).

Les budgets informatiques doivent non seulement refléter les plans à court terme, mais aussi stimuler l'innovation.

PublicitéUn budget informatique en dit long sur ses détenteurs : ont-ils une feuille de route pour l'avenir et sont-ils prêts à payer pour cela ? Les chefs d'entreprise apprécient-ils l'innovation ou considèrent-ils toujours la technologie comme une fonction cachée ? Que dit votre budget sur vous, votre DSI et la vision de l'organisation pour son avenir ? Dans quelle mesure le budget reflète-t-il le statu quo ou au contraire se dirige vers l'innovation et la transformation numérique ?

Evidemment, les budgets doivent refléter les plans stratégiques de la société pour l'année à venir en allouant de l'argent aux projets jugés hautement prioritaires en fonction des objectifs commerciaux. Mais le budget informatique peut faire beaucoup plus que cela, s'il est mis en place en partant des bonnes questions. Les DSI peuvent utiliser le budget comme un outil pour stimuler l'innovation, dans le but de fournir non seulement de l'informatique tactique, mais le type de services technologiques qui produise une véritable transformation numérique.

Voici six conseils qui, selon les experts, ne sont pas couramment suivis, mais qui pourraient donner de bons résultats budgétaires pour les DSI.

1 - Utiliser des points de repères

Kevin Sauer, DSI de Preferred Homecare basé à Phoenix, adopte une approche méthodique pour préparer son budget annuel, en organisant des sessions de planification stratégique avec ses collègues et en identifiant les priorités pour mieux comprendre quelles initiatives commerciales doivent être financées par la DSI en plus à l'infrastructure informatique et des services.

« Nous commençons avec le KTLO , les dépenses «keep-the-lights-on» et nous demandons ensuite ce qu'ils veulent faire dans le cadre d'améliorations »,explique-t-il. Une fois les chiffres réunis, il compare son budget informatique à ce que les chercheurs externes estiment comme dépenses optimales pour les entreprises en fonction de leur taille, de l'industrie où elles évoluent et d'autres facteurs. Un exercice qu'il a commencé lorsqu'il est arrivé en tant que DSI il y a quatre ans.

Kevin Sauer explique qu'il utilise des points de référence pour comparer son budget avec celui d'autres entreprises, mais qu'il peut également mettre les dépenses informatiques en perspective pour le PDG, ses collègues et le conseil d'administration. Une stratégie qui lui a permis de financer des initiatives clés. « Je suis arrivé avec un plan et des exigences de dépenses et parce que j'ai adopté cette approche pratique, j'ai reçu des budgets supplémentaires ».

2 - Tirer parti des capex et des règles comptables opex

À l'époque où les entreprises géraient leurs propres centres de données et investissaient massivement dans le matériel informatique, les DSI pouvaient facilement séparer les dépenses en capital du budget de fonctionnement normal. Cette frontière s'est estompée alors que la mission de la DSI est passée du maintien de l'infrastructure à la fourniture d'une technologie de soutien aux initiatives stratégiques, remarque Larry Wolff, dg du cabinet de consulting américain Ouelette et Associés.

PublicitéLarry Wolff assure qu'une plus grande partie des dépenses informatiques peut être affectée aux dépenses d'investissement, l'avantage étant que l'entreprise peut étaler la réalisation de ces dépenses, une proposition souvent intéressante pour toutes les parties prenantes. Il a vu des entreprises investir ainsi pour le développement d'applications critiques ainsi que pour les mises à niveau et les ajouts aux logiciels existants.

« C'est quelque chose que la plupart des DSI ne pensaient pas pouvoir faire », explique Larry Wolff, ajoutant que les DSI doivent travailler avec leurs homologues financiers pour s'assurer que leurs choix répondent à la réglementation comptable.

3 - Déplacer les dépenses vers les métiers

Dans son « Guide mondial des dépenses informatiques semestrielles 2017 : secteur d'activité », IDC constate que les directions commerciales financent de plus en plus les dépenses informatiques des entreprises. En fait, le cabinet d'études prévoit que les dépenses en technologie des métiers seront à peu près égales à celles de la DSI d'ici 2020.

Selon Eskander Yavar, spécialiste national des services de conseil en gestion et technologie pour BDO USA, une société mondiale de conseil, c'est une tendance positive pour les DSI. En fait, les DSI devraient encourager les métiers à consacrer plus de dépenses à leurs technologiques. Bien que l'argent provienne en fin de compte du même porte-monnaie, les directeurs informatiques qui observent les autres départements détenir de plus en plus de budgets technologiques, donc faire ce qu'on appelait du shadow IT, réussissent souvent mieux leurs initiatives informatiques.

Pour Eskander Yavar, les directeurs métiers qui intègrent les dépenses informatiques dans leurs propres budgets sont plus incités à s'assurer que ces investissements portent leurs fruits. En conséquence, ils ont aussi tendance à travailler plus étroitement avec le DSI et l'équipe informatique pour développer des indicateurs de performance clés et pour les mesurer par rapport à ces KPI. Ils sont plus motivés pour ajuster les projets lorsqu'ils ne respectent pas les objectifs prévus, ce qui conduit à de meilleurs résultats et à des retours sur investissements plus élevés.

4 - Investir dans les meilleurs projets

Parce que les DSI n'ont jamais assez d'argent dans leurs budgets annuels pour financer chaque élément de leurs « to do list », ils doivent faire des choix sur ce qui est financé et ce qui ne l'est pas. Ainsi, les DSI doivent-ils suivre une règle simple lorsqu'ils font ces choix : mettre plus d'argent dans les meilleurs projets. « Ne mettez pas d'argent dans le tout-venant », explique Andy Roswell-Jones, vice-président et directeur de recherche pour l'équipe CIO & Executive Leadership Research du Gartner.

De telles convictions obligeront les DSI à effectuer des évaluations plus critiques des projets en cours et de leurs coûts opérationnels. Ils devront examiner quels sont les articles qui offrent le meilleur rendement possible, et qu'ils financent par habitude ou parce qu'ils sont le projet favori de quelqu'un ou parce qu'ils ont déjà produit des résultats.

Andy Roswell-Jones reconnaît que les DSI ne peuvent pas supprimer tous les éléments courants de leurs budgets, en particulier si la technologie remplit toujours une fonction nécessaire. Mais les DSI doivent s'assurer qu'ils allouent le minimum d'argent requis. « Vous devrez peut-être y mettre des ressources, vous ne pouvez pas les tuer complètement, mais ce sont les meilleurs d'entre eux, les stras, dans lesquelles vous devriez investir le plus », ajoute-t-il.

5 - Allouer des fonds pour l'avenir

Le budget informatique devrait refléter plus que les besoins stratégiques de l'organisation pour l'année à venir, il doit également créer une vision pour trois à cinq ans. Les principaux DSI le font en s'assurant qu'il y a de l'argent pour les initiatives qui préparent l'avenir. « Une fois que vous avez une idée claire de l'avenir, vous savez à quoi vous devez ressembler dans un an et vous pouvez investir en conséquence », explique Andy Roswell-Jones.

Pourtant, lui et d'autres consultants disent que les DSI ressentent toujours la pression pour réduire les coûts et maintenir leurs dépenses à un niveau bas et, par conséquent, ont tendance à concentrer leurs budgets sur les demandes de dépenses les plus immédiates et les projets les plus tactiques. Tant que ces pressions ne changeront pas, Andy Roswell-Jones conseille aux DSI de se battre pour obtenir plus de financement pour la recherche et le développement.

Il cite les enquêtes annuelles de Gartner qui montrent que les budgets informatiques des entreprises aux États-Unis ne progressent que de 2,1% cette année, contre 5,6% pour les budgets informatiques des entreprises basées en Chine, ce qui indique que les départements informatiques américains ne suivent pas l'innovation. « Si vous êtes une entreprise qui réfléchit à la façon dont le numérique va perturber votre entreprise ou votre marché et que vous ne mettez pas d'argent de côté pour ces projets de transformation, vous ne faites pas de budget correctement », dit-il.

6 - Allouer des fonds pour réparer le passé

Selon Rudy Puryear, patron de la division informatique mondiale chez Bain & Co., la plupart des entreprises sont confrontées à des environnements legacy trop complexes qui utilisent plus de ressources que leur valeur commerciale ne le justifie. Pourtant de nombreux budgets informatiques contiennent des fonds insuffisants pour résoudre les questions liées au legacy. Au contraire, ils financent exclusivement, d'une part, le maintien de l'éclairage et, d'autre part, uniquement les projets qui répondent aux besoins opérationnels les plus immédiats.

Les organisations ayant cette approche se réveilleront un jour pour se rendre compte que leur environnement est en fin de vie, ce qui les laissera aux prises avec des risques inacceptables et un besoin de se démener pour résoudre le problème. « Ce que nous croyons être la meilleure pratique, c'est de ne pas se laisser faire. Donc, commencer avec un certain budget chaque année pour résoudre les problèmes liés au legacy, le problème de la complexité, la nécessité de moderniser, en veillant à ne pas approcher la fin de vie avec trop de vos actifs », explique Rudy Puryear.

Les DSI doivent lutter contre la «tyrannie de l'urgence», selon laquelle les besoins les plus pressants retiennent toute l'attention, et au contraire, vendre au PDG la nécessité de budgétiser la modernisation. Rudy Puryear conseille aux DSI de négocier avec les PDG pour récupérer une partie de l'argent économisé grâce à la modernisation. Ensuite, les DSI peuvent réinvestir cet argent dans d'autres projets de modernisation, créant ainsi un département informatique encore plus léger et plus productif.

Mary K. Pratt / IDG News Service (traduit et adapté par Didier Barathon)