Comptabilité fournisseurs : l'IA accélère, le contrôle humain reste indispensable.

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°210 !

Comment les DSI encadrent les risques liés à l’IA

Souvent sous la pression des directions générales, les DSI déploient de plus en plus des IA en production. Or, ces technologies introduisent des risques nouveaux, notamment quand on parle de GenAI. Comment les DSI parviennent-ils à faire passer ce discours en interne ? Comment les DSI arbitrent-ils...

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L'IA se place aujourd'hui comme un atout clé pour les DAF, en sécurisant la comptabilité fournisseurs et en fluidifiant les paiements. Son utilisation nécessite toutefois une maîtrise des processus et des données, ainsi qu'une compréhension de ses apports et de ses limites. Michaël Aubry, Consultant Avant-Vente chez Medius, revient sur les leviers à activer pour exploiter pleinement cette innovation et gagner en efficacité.

PublicitéCIO : Quelles sont les anomalies les plus fréquentes dans la comptabilité fournisseurs ?

Michaël Aubry : L'anomalie la plus fréquente et la plus impactante reste le paiement hors délai, avec de multiples conséquences : pénalités financières, tensions dans la relation avec les fournisseurs et risques réels sur leur trésorerie. Les retards de paiement, au-delà des délais réglementaires, atteignaient 13,6 jours fin 2024 selon l'Observatoire des délais de paiement, et 14,1 jours au premier semestre 2025, leur plus haut niveau depuis quatre ans selon Altares.

Ces retards s'expliquent en partie par des dysfonctionnements en amont, tels que des factures non réconciliées en raison d'écarts entre la commande, la facturation et la livraison, que ce soit au niveau du prix, ou des quantités livrées, des exceptions traitées manuellement, ou encore des approbations en attente.

Les fournisseurs sollicitent alors les équipes pour connaître le statut de leurs factures, les dates de paiement ou obtenir des informations complémentaires, générant un volume important de demandes, en plus des e-mails quotidiens.

Selon une étude menée par Medius, les équipes financières consacrent en moyenne six heures par semaine à répondre aux demandes des fournisseurs, soit près de 28 e-mails à traiter chaque jour. Ce travail minutieux et chronophage, ajouté aux autres priorités, accroît la pression et entraîne souvent des réponses tardives ou incomplètes, sources de friction avec les fournisseurs et au sein des équipes.

Enfin, des fiches fournisseurs mal renseignées compliquent le processus. Lorsqu'une anomalie ou une surfacturation survient, le comptable doit interroger le fournisseur, mais les coordonnées étant régulièrement incomplètes ou incorrectes, le suivi devient plus long et complexe.

Une solution à ces anomalies peut être la mise en place d'une solution d'automatisation. Quels sont les points de vigilance à avoir lors d'un tel déploiement ?

Certaines entreprises lancent des projets d'automatisation qui ne fonctionnent pas pleinement. Elles peuvent démarrer des cycles sans commande ou limiter volontairement les règles d'automatisation, par crainte de perdre le contrôle, de laisser passer des erreurs ou des exceptions, ou par manque de confiance dans la qualité des données. D'autres organisations ont des règles métier très spécifiques et sont vigilantes quant à la capacité de l'automatisation à gérer les cas particuliers. Les processus sont alors moins automatisés, les cycles d'approbation plus longs, avec par conséquent, un risque accru de retard de paiement.

Même lorsque les règles sont correctement configurées, la qualité des données fournisseurs et la complexité des règles métier peuvent limiter l'efficacité de l'automatisation.

Publicité La clé pour avancer : revoir et simplifier ses processus, structurer et fiabiliser au fur et à mesure les données fournisseurs, tout en ajustant progressivement les règles d'automatisation pour gagner en efficacité sans perdre le contrôle.

C'est sur cette question de la donnée que l'IA apporte une valeur supplémentaire. De quelle façon l'IA peut-elle améliorer l'automatisation du traitement des factures fournisseurs et assurer le respect des délais ?

Le premier usage de l'IA est dans le cycle de validation. L'intelligence artificielle facilite l'extraction et la structuration des données de facture, avec des données plus exploitables et fiables.

Perfectionnée depuis 2016, notre IA, combinée à des règles d'approbation personnalisables, produit des résultats concrets et permet d'accélérer l'automatisation du traitement des factures fournisseurs.

Dès la deuxième facture, l'IA réalise automatiquement le rapprochement commande-facture-livraison, éliminant les vérifications manuelles. L'IA impute automatiquement les factures sans bon de commande avec un taux de précision de 95 %, incluant taxes et montants, ce qui accélère les approbations et réduit considérablement les délais de traitement. 99,6% des factures sans bon de commande sont automatiquement dirigées vers le bon approbateur et traitées en 2 à 7 jours.

Grâce à des données de meilleure qualité, l'IA apporte des réponses de meilleure qualité et peut s'appuyer sur des règles stables et robustes, optimisant à la fois l'automatisation et les délais de traitement.

L'IA va aussi pouvoir jouer un rôle dans la relation avec les fournisseurs et fluidifier les processus ?

Tout à fait. Une des fonctionnalités d'IA particulièrement remarquée de Medius, pour les raisons évoquées plus haut, est sa capacité à répondre directement aux fournisseurs, de façon immédiate et pertinente. Grâce à un agent conversationnel intelligent que nous avons appelé Supplier Conversations, les fournisseurs peuvent obtenir en temps réel des informations sur le statut de leurs factures, sur leurs relevés ou sur les dates de paiement, sans mobiliser directement les équipes internes.

Cet agent aide à réduire les délais de réponse et à améliorer la relation avec les fournisseurs, tout en conservant un contrôle complet. En effet, outre sa vitesse d'exécution et sa capacité à prendre en compte les pièces jointes, l'IA de Medius sait escalader vers l'équipe comptable lorsqu'elle ne sait pas répondre, devenant un véritable outil de collaboration et de suivi.

L'usage de cette IA conversationnelle a également permis d'identifier, chez un de nos clients, des inefficacités internes : de nombreux fournisseurs envoyaient leurs factures à la mauvaise boîte de réception. Cela a permis à l'équipe de clarifier le processus et de réorienter les fournisseurs vers la bonne adresse, illustrant combien les usages peuvent être variés et utiles.

Comment l'IA contribue-t-elle à contrôler la conformité des documents et des transactions ?

L'IA intervient pour automatiser et sécuriser la vérification des factures et des transactions. En parallèle, la généralisation de la facture électronique en France renforce ce dispositif. Les factures transitent par des plateformes agréées, ce qui garantit en amont leur conformité juridique et la complétude des données.

Mais la réalité est souvent plus complexe. De nombreuses entreprises travaillent également avec des fournisseurs internationaux. Les factures peuvent provenir de systèmes différents ou présenter des formats variés. L'IA permet alors d'harmoniser, structurer et contrôler automatiquement ces données, garantissant fiabilité et traçabilité, tout en allégeant le travail manuel des équipes comptables.

La facture électronique rendra-t-elle les contrôles inutiles ?

Ce serait un leurre. Même avec des factures conformes, certains contrôles restent indispensables, notamment pour détecter des montants inhabituels ou des écarts. La facturation électronique simplifie la réception et clarifie les données, mais elle ne traite pas automatiquement les factures : elle ne décide pas des approbations, ne gère pas les exceptions ni les anomalies, et ne priorise pas les paiements. D'autre part, le contrôle humain reste essentiel pour valider les situations particulières et intervenir en cas de problème.

À quel moment du cycle fournisseur la détection de la fraude doit-elle intervenir ?

L'objectif est de détecter la fraude en temps réel, plutôt que de la corriger a posteriori, en alertant immédiatement les approbateurs avant la validation de la facture et les comptables avant le paiement.

Medius a développé le module Fraud and Risk, capable de vérifier la cohérence des factures, d'identifier différents types de risques : des doublons de factures, des anomalies bancaires (mauvaise correspondance d'IBAN, erreurs de TVA), un fournisseur non enregistré ou des irrégularités internes liées au schéma d'approbation.

La sécurisation des paiements est une autre étape critique gérée par Fraud and Risk, que ce soit via l'approbation des batchs de paiement ou lors de la création elle-même des batchs, qu'elle soit automatique ou manuelle.

L'IA agentique peut-elle jouer un rôle dans la lutte contre la fraude ?

Oui. Grâce à un agent conversationnel intelligent, les approbateurs et les équipes financières peuvent interagir avec l'IA pour obtenir tout le contexte d'un fournisseur. Par exemple, l'agent peut afficher les cinq dernières factures traitées pour un fournisseur donné, permettant de repérer immédiatement un montant inhabituel et de prendre une décision éclairée. Notre IA permet également de traduire instantanément les factures dans la langue de l'approbateur et du comptable, une fonctionnalité qui se révèle particulièrement pratique pour de nombreuses entreprises. Elle devient ainsi un outil de contrôle et de suivi efficace, renforçant la sécurité tout en simplifiant le travail des équipes comptables.