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6 précautions face aux réponses aux appels d'offre rédigées par l'IA

Les réponses aux appels d’offre générées par IA posent des questions de responsabilité des fournisseurs et d’alignement avec leurs compétences réelles. (Photo : Cash Macanaya/Unsplash)

De plus en plus, les réponses aux appels d'offre transmises par les intégrateurs sont - au moins partiellement - rédigées par l'IA. Un phénomène auquel la DSI doit s'adapter.

PublicitéL'IA transforme rapidement les relations entre les intégrateurs de systèmes et les entreprises, en particulier la façon dont ces fournisseurs répondent aux appels d'offres. Alors que de plus en plus de prestataires tirent parti de l'IA pour rédiger et optimiser leurs réponses, les organisations doivent repenser la manière dont elles les évaluent et garantissent la responsabilité des fournisseurs.

Répondre avec l'IA : bientôt la norme ?

Du fait de l'intensification des pressions économiques, la recherche d'efficacité conduira de plus en plus de prestataires de services à intégrer l'IA dans leurs processus. Avec la promesse d'un gain de productivité de 30%, les réponses aux appels d'offre pilotées par l'IA sont probablement appelées à se généraliser. Mais si l'IA peut générer des réponses complètes et soignées, elle introduit également de nouveaux risques pour les DSI qui évaluent ces réponses.

Il est essentiel de savoir comment se protéger de ces risques avant toute signature de contrat afin d'assurer la réussite des projets. Les organisations peuvent se protéger en appliquant les 6 règles suivantes :

1) Demander une mention explicite de l'utilisation de l'IA. Les entreprises devraient commencer par exiger que les prestataires de services informatiques indiquent quand et comment ils ont utilisé l'IA dans leurs réponses aux appels d'offres. Cette transparence permet aux clients d'évaluer avec précision l'authenticité et l'expertise qui se cachent derrière les propositions d'un fournisseur.

2) Exiger une validation de personne à personne. Si les réponses générées par l'IA peuvent être bluffantes, elles peuvent ne pas avoir la profondeur d'une véritable expertise humaine sur certains sujets. Les organisations devraient exiger des fournisseurs qu'ils expliquent les aspects clés de leurs propositions lors de discussions de vive voix, afin de s'assurer que les connaissances ne sont pas simplement générées par l'IA, mais qu'elles s'appuient sur une véritable expertise humaine. Une façon d'y parvenir est de procéder à des approfondissements techniques ou à des discussions basées sur des scénarios d'usage où les fournisseurs doivent démontrer leur expérience de ce type de projet et la façon dont celle-ci s'applique aux besoins et aux objectifs spécifiques de votre organisation.

3) Responsabiliser les fournisseurs. Une approche stratégique pour atténuer les risques consiste à intégrer toutes les réponses des intégrateurs générées par l'IA directement dans l'énoncé des travaux (MSOW, Master Statement of Work, et ISOW, Individual Statement of Work). Ces réponses doivent être explicitement présentées comme des hypothèses ou incluses dans une matrice RACI, clarifiant les rôles et responsabilités de chacune des parties, afin de renforcer la responsabilité des prestataires. Charge ensuite aux organisations de suivre les écarts entre les engagements des fournisseurs et l'exécution réelle du projet afin de s'assurer que les propositions générées par l'IA ne conduisent pas à des promesses excessives et, in fine, à des performances insuffisantes par rapport aux livrables convenus.

Publicité4) Développer des capacités d'analyse avec l'IA. L'IA s'intégrant de plus en plus dans les processus métier, les organisations devraient envisager de développer des capacités d'analyse en profondeur avec l'IA elle-même. Cela leur permettrait de déterminer si les réponses des intégrateurs sont générées par l'IA et d'évaluer leur originalité, leur cohérence et leur alignement avec l'expertise réelle du fournisseur. Les outils de détection à base d'IA et l'analyse linguistique pourraient aider à repérer les incohérences, tandis qu'un processus d'examen structuré pourrait valider les revendications techniques et stratégiques des fournisseurs.

5) Améliorer les conditions contractuelles. Compte tenu du rôle de l'IA dans les communications des fournisseurs, les organisations devraient envisager une évolution de leurs clauses contractuelles pour embarquer des engagements liés à l'IA. Les contrats peuvent ainsi inclure des exigences portant sur l'identification explicite du contenu généré par l'IA, sur la présence de déclarations de validation rédigées par des humains ou encore sur la fourniture d'évaluations de suivi tout au long du cycle de vie d'engagement. Cela permet de s'assurer que les informations générées par l'IA s'appuient sur une responsabilité réelle côté intégrateurs.

6) Investir dans la formation à l'IA. Les organisations doivent renforcer les compétences de leurs équipes pour mieux comprendre le contenu généré par l'IA et ses implications. En intégrant la formation à l'IA dans les fonctions achat et de gestion des fournisseurs, les entreprises peuvent doter leurs décideurs des connaissances nécessaires pour évaluer de manière critique les réponses des fournisseurs basées sur l'IA. Cet investissement aidera les organisations à trouver un équilibre entre l'efficacité de l'IA et la nécessaire supervision humaine de cette technologie.

L'avenir de l'IA dans les appels d'offres

Les réponses aux appels d'offres basées sur l'IA ne sont pas une simple tendance passagère, mais bien un changement fondamental dans la manière dont les fournisseurs interagissent avec les clients. Si l'utilisation de l'IA peut rationaliser les opérations et améliorer l'efficacité, elle soulève également d'importantes préoccupations concernant la confiance, la responsabilité et les relations entre les fournisseurs et leurs clients. L'évolution des communications commerciales basées sur l'IA nécessitera une adaptation et des vérifications de la part de l'organisation, afin de se protéger des risques qui pourraient se faire jour une fois que le projet entré dans sa phase opérationnelle.

Pour naviguer dans ce paysage en évolution, les organisations doivent s'adapter de manière proactive en définissant des politiques claires de gouvernance de l'IA, en appliquant des processus de validation rigoureux et en exploitant elle-même l'IA de manière stratégique. Alors que la GenAI continue de remodeler les interactions avec les fournisseurs, les organisations qui gardent une longueur d'avance en matière de connaissance de la technologie et de capacités d'analyse approfondie seront les mieux placées pour garder le contrôle de leurs relations fournisseurs et mettre en oeuvre avec ceux-ci des partenariats équitables et transparents.