Projets

Le Centre hospitalier Laborit dématérialise ses processus administratifs

Julie Lecomte, chef de projet Dématique au CHL : « Nous avons identifié plus d’une vingtaine d’opportunités de dématérialisation ».

Pour gagner en efficacité, le Centre hospitalier Laborit a mis en place la plateforme de gestion électronique des documents de Nuxeo, afin de dématérialiser de nombreux processus administratifs.

PublicitéBasé à Poitiers, le Centre hospitalier Laborit est l'établissement public de référence en psychiatrie et santé mentale de la Vienne. Le système d'information hospitalier repose sur deux piliers : un SI médical et un SI administratif. En dehors de ces deux SI coeur de métier, de multiples petits processus administratifs coexistent. « Ces derniers ont pour point commun de reposer sur des documents non structurés », explique Julie Lecomte, chef de projet chargée de la dématérialisation (Dématique) à la DSI de l'hôpital. « Certains utilisent des applications, d'autres reposent sur des fichiers bureautiques, d'autres encore sont basés sur du papier. »

En 2016, l'établissement a lancé une étude afin de trouver une solution de gestion documentaire (GED) pour outiller ces différents processus. L'objectif : rendre ces derniers plus efficients. A l'issue de cette consultation, deux solutions ressortent : celle de Nuxeo et l'offre d'Alfresco. L'hôpital opte pour la plateforme de Nuxeo, notamment pour la modularité de son studio de développement, pour ses fonctionnalités de conception de workflow ainsi que pour l'outil de synchronisation Nuxeo Drive. « Cette étude nous a également permis d'identifier trois grandes familles de projets documentaires : des projets centrés sur l'information blanche, dans lesquels il y a très peu de contributeurs et beaucoup de lecteurs ; des projets collaboratifs avec beaucoup de rédacteurs qui interagissent et peu de lecteurs, et enfin des projets intermédiaires entre ces deux catégories », détaille Julie Lecomte.

Suivre le cycle de vie des documents

Une fois la solution choisie, l'hôpital Laborit a décidé de démarrer par un projet simple, appartenant à la première catégorie (information blanche) : la mise à disposition des notes de service, protocoles et notes d'information des services hospitaliers. « Ces documents changent assez régulièrement : une centaine sont produits chaque année. Les agents ont besoin de savoir si les documents qu'ils consultent sont toujours en vigueur, s'ils sont caducs ou s'ils ont été abrogés par un autre document. Sur l'ancien système, nous n'avions pas cette information sur le cycle de vie », raconte la chef de projet.

Environ un mois a suffi pour bâtir une première version de démonstration. L'application développée utilise des métadonnées pour tracer le cycle de vie des documents. Chaque direction a ensuite repris elle-même ses documents, une opportunité d'opérer un nettoyage dans l'historique. Principal bénéfice amené par la nouvelle plateforme, la capacité à vérifier facilement la validité des documents. Le système de notification intégré permet aussi d'envoyer des alertes aux collaborateurs intéressés quand un document est modifié. Enfin, grâce à des modèles préconstruits, le format des documents a été harmonisé.

PublicitéPour l'accès aux documents, le Centre hospitalier Laborit a choisi de passer par l'Intranet en place. De cette façon, les utilisateurs avec un rôle de lecteur n'ont pas eu besoin de se familiariser avec une autre interface. « Cela a facilité la gestion du changement », pointe Julie Lecomte. Du côté des rédacteurs, qui sont pour l'essentiel les directeurs de service, le processus de mise en ligne des documents a été simplifié : « auparavant, ceux-ci devaient passer par le responsable qualité, qui publiait les documents dans la GED. Désormais, ils peuvent créer eux-mêmes leurs documents sur l'Intranet », indique la chef de projet.

Familiariser très tôt les directions avec la plateforme

En ciblant les directions métier, ce premier projet avait aussi pour objectif de faire tâche d'huile. « Dès le début, les directions ont été familiarisées avec la solution », souligne Julie Lecomte. Profitant du bon accueil de l'outil, jugé très intuitif par les utilisateurs, la DSI a lancé plusieurs projets dans la foulée, courant 2018. « Nous avons identifié une vingtaine d'opportunités », mentionne Julie Lecomte. Parmi celles-ci, plusieurs ont déjà été mises en oeuvre.

Un second projet a concerné la gestion des conventions. Il s'agit des accords établis avec différents partenaires, comme les mairies ou les CCAS (centres communaux d'action sociale), concernant la mise à disposition d'agents, de bâtiments ou de matériel, avec ou sans contrepartie financière. Avant, ces conventions ne faisaient pas l'objet d'un suivi automatisé. Une fois mis dans la GED, l'hôpital peut facilement savoir si elles sont reconduites de façon tacite ou s'il faut les renouveler, et à quel moment. Des alertes permettent de savoir quand les échéances approchent, simplifiant nettement la gestion.

Un autre projet important portait sur la gestion des fiches de garde. Les médecins, les directions et le personnel soignant ont chacun des plannings pour se répartir les gardes la nuit et les jours fériés. « Ces plannings, gérés dans un tableau Excel, évoluent très fréquemment, avec 10 à 20 versions par semaine », explique Julie Lecomte. Dans l'ancien processus, à chaque mise à jour du planning, celui-ci était envoyé par mail à tous les agents. « Nous avons optimisé le document Excel pour améliorer la création du planning. La plateforme Nuxeo assure ensuite la diffusion, en envoyant le document seulement aux agents concernés, et en récupérant uniquement les onglets pertinents dans le document source, afin d'éviter les doublons », précise la responsable du projet Dématique.

Simplifier les procédures pour faciliter le quotidien des agents

Dans la continuité de ces projets, l'hôpital Laborit a construit de nombreuses applications sur la plateforme. Parmi celles-ci figure un outil de gestion des temps de travail pour les médecins, qui doivent pour le moment passer par une procédure papier pour poser leurs jours de congés, ainsi qu'un projet assez similaire pour gérer les absences syndicales. Les deux solutions devraient prochainement être déployées. Autre exemple, une application permettant de gérer les sorties et les séjours thérapeutiques pour les patients. « Le circuit de validation des demandes est différent selon le type de séjour, le type d'hospitalisation des patients (libre ou sous contrainte) ainsi que la présence ou non d'un tuteur pour ces derniers. La dématérialisation du processus évite aux agents d'avoir à gérer ces spécificités, en transmettant automatiquement les demandes aux bons intermédiaires », décrit Julie Lecomte. Le centre hospitalier a récemment achevé une application pour le suivi des marchés publics, assez proche dans sa structure de la gestion des conventions, et il termine actuellement un outil pour la gestion des interprètes (pour les patients non francophones ainsi que les malentendants), destiné à simplifier la procédure.

Ces différents projets ont été conçus avec les métiers, Julie Lecomte prenant en charge la mise en oeuvre technique. Les équipes chargées de l'infrastructure du Centre hospitalier Laborit assurent quant à elles l'hébergement en interne de la plateforme. La chef de projet relève deux grands avantages à la solution : le premier est la rapidité de développement. « Même si les projets semblent différents, la conception des applications repose sur des objets identiques, ce qui accélère fortement le développement. En une semaine, je peux avoir une version de démonstration à présenter aux métiers ». Autre atout, du côté des utilisateurs cette fois, l'interface intuitive. « Nous avons choisi de ne pas faire de développement spécifique, et de conserver l'interface standard. Une fois que les utilisateurs sont familiarisés avec une application, ils retrouvent toujours les mêmes boutons, les mêmes emplacements dans les autres », décrit Julie Lecomte.

Pour les mois à venir, la feuille de route de l'hôpital fourmille encore d'idées de processus à dématérialiser : gestion des commandes de fournitures, dématérialisation du courrier, gestion des ordres de mission, suivi des réunions d'instances comme le CHSCT ou encore gestion des marchés informatiques. « Certains de ces projets sont plus longs, car ils demandent des prérequis techniques, comme la mise en place de scanners et d'outils d'OCR. Cependant, à terme, le but est de dématérialiser tout ce qui peut l'être », conclut la chef de projet.