Stratégie

La gestion documentaire, grande absente des PCA

La gestion documentaire, grande absente des PCA
Selon une enquête Archimag pour Pitney Bowes, la gestion documentaire ne figure que dans 36% des PCA en place.

Une enquête réalisée pour le prestataire de services Pitney Bowes met en évidence la faible intégration des flux documentaires dans les plans de continuité d'activité (PCA).

PublicitéLes plans de continuité de l'activité (PCA) sont conçus pour aider les entreprises à éviter les ruptures d'exploitation quand des événements perturbent leur fonctionnement habituel. Ces dispositifs, particulièrement utiles dans un contexte de crise comme celle du Covid-19, demeurent toutefois relativement méconnus des salariés. Une enquête réalisée par Archimag pour Pitney Bowes auprès d'une centaine d'organisations françaises montre que si 91 % des répondants affirment savoir ce qu'est un PCA, 87% pensent que celui-ci est obligatoire, alors que sa mise en place n'est que recommandée. Selon cette étude, les principaux responsables du PCA sont les directions générales (39%) suivies par les risk managers (21%). Dans 7% des cas, ce sont les DSI, une proportion similaire pour les directions métiers.

Les répondants sont en majorité au courant de la présence d'un PCA dans leur organisation. Parmi les 82% qui répondent par l'affirmative à cette question, 74% ont été explicitement informés par leur employeur. Cependant, un petit tiers (31%) ignore ce que contient le PCA et 46% ne savent pas à quelle fréquence il est testé. Autre point problématique : parmi les 54% qui connaissent cette information, 41% indiquent que le PCA n'est testé qu'une fois par an, et 43% qu'il n'est jamais testé. Néanmoins, selon les résultats, au moins 49% des organisations ont révisé leur PCA à la suite de l'épidémie de coronavirus, montrant que ces plans ne sont pas figés.

Les flux papiers, un risque persistant

Un aspect important semble toutefois manquer à l'appel dans la plupart des PCA : l'accès aux documents de travail, tels les factures, contrats et courriers. Selon l'enquête, la gestion documentaire ne figure que dans 36% des PCA mis en place, ce qui peut poser problème en cas de télétravail. Par ailleurs, 37% des répondants estiment que le PCA en place dans leur organisation est incomplet pour gérer les risques liés aux flux documentaires. Peu d'organisations ont ainsi prévu des alternatives numériques (coffre-fort électronique, espace de stockage sécurisé en ligne, portails dédiés) pour certains processus reposant encore beaucoup sur le papier, comme la gestion des factures fournisseurs, remise des bulletins de salaires ou échange de documents commerciaux. Depuis le début de la crise sanitaire, seule l'envoi du courrier postal a été revu pour se tourner vers des modes de transmission numériques, et ceci seulement dans une entreprise sur deux.

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