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Direct Energie optimise la gestion de ses factures fournisseurs dans le cloud

Direct Energie optimise la gestion de ses factures fournisseurs dans le cloud
Troisième fournisseur français de gaz et d’électricité, Direct Energie a dématérialisé la gestion de ses 7 500 facteurs fournisseurs.

Pour simplifier et rationaliser les processus de gestion de ses factures fournisseurs, Direct Energie a adopté une solution dédiée.

PublicitéSuite au rachat de Poweo en 2011, Direct Energie est devenue le troisième acteur français du gaz et de l'électricité. Ce secteur étant hautement sensible, la société souhaitait rationaliser au plus vite l'ensemble des processus de gestion suite à l'opération, surtout sur le plan comptable. L'augmentation de l'activité et du volume de documents qui s'en était suivie avait notamment engendrée une complexification de la gestion des factures fournisseurs tant en termes de traitement que de sécurisation.
Les processus de Direct Energie étaient encore entièrement papier. Les 7 500 factures fournisseurs reçues annuellement était saisies puis classées dans un parapheur avant d'être envoyées à la direction pour validation. Elles étaient ensuite retournées aux services comptables pour le paiement et la classification.
« La volonté de dématérialiser notre flux de factures fournisseurs est avant tout née de la nécessité de disposer de processus fiables et fluides. En effet, nos factures sont particulièrement sensibles et une mauvaise gestion des délais de paiement peut entraîner des répercussions importantes sur la trésorerie du groupe et la fourniture de l'énergie qui est le coeur de notre métier » explique Louis-Mathieu Perrin, Directeur Administratif et Financier de Direct Energie.

Il fallait donc à la société une solution adéquate. En aout 2013, Direct Energie a ainsi fait appel à Esker.

Les deux sociétés ont en effet vite fait le choix d'adopter une solution cloud. Déployée en moins de deux mois, elle s'est entièrement intégrée à l'ERP SAP de Direct Energie. Désormais, les factures entrantes sont ainsi numérisées et les données capturées automatiquement pour être intégrées à SAP.
La validation s'effectue ensuite par le biais d'un workflow élaboré en amont avec des règles prédéfinies. Dès qu'une facture est approuvée, le paiement est débloqué par SAP et les documents inhérents aux processus archivés. Ce mode de fonctionnement a permis de diviser par deux le temps de traitement des factures. « La solution est aujourd'hui utilisée par plus d'une centaine de personnes au quotidien. Nous savons de manière très précise où et à quel stade de validation se trouvent nos factures et nous sommes également capables en quelques minutes de retrouver n'importe quelle facture archivée » ajoute Louis-Mathieu Perrin.

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