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Un archivage électronique mutualisé pour les collectivités des Hauts-de-Seine et des Yvelines

Mairie de Versailles (78). 295 villes des Hauts-de-Seine et des Yvelines seront dès 2024 dotées d'une solution d’archivage électronique mutualisé. (Crédit : wikimedia / Velvet)

Le Syndicat Seine-et-Yvelines Numérique a fait appel à l'éditeur Xelians et à sa solution d'archivage électronique mutualisé X-AM afin de regrouper en un seul lieu tous les documents administratifs des collectivités et établissements publics territoriaux pour les départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines.

PublicitéSuite à une consultation publique et à un appel d'offres de 3 M€, le Syndicat Seine-et-Yvelines Numérique a choisi la solution X-AM de l'éditeur français Xelians afin de concevoir un système d'archivage électronique mutualisé (SAE) pour les départements des Hauts-de-Seine (92) et des Yvelines (78). L'intégrateur Coexya assurera le déploiement. X-AM répondait au cahier des charges établis par le syndicat à savoir une solution évolutive, sécurisée et rapide de prise en main pour les utilisateurs.

La solution Xelians Archives Management est une plateforme construite autour d'un coeur open source Vitam, qui vise à archiver, gérer le cycle de vie et conserver les documents de manière pérenne. Avec la fonction « multi-tenants », elle donne la possibilité de compartimenter le SAE par collectivités et garantit dans le même temps une gestion sécurisée des profils et des accès ainsi qu'une administration simplifiée des dépôts, en masse ou unitaires, et des recherches. Parallèlement, X-AM permet de piloter les traitements de validation et de contrôle pour l'ensemble des archives, intermédiaires et définitives. A noter que Xelians fournira également à Seine-et-Yvelines Numérique ETL Xelians Data Hub, une solution de collecte de documents qui « automatise les étapes de transformation et de versement de tout type documents ou données numériques dans le système d'archivage électronique ».

6 millions de documents traités dès 2024

En implantant la solution X-AM de Xelians, la volonté du syndicat Seine-et-Yvelines Numérique était de proposer une solution économiquement accessible aux collectivités de toutes tailles afin qu'elles disposent d'archives intermédiaires et définitives au sein d'un outil sécurisé, en adéquation avec le souhait de l'Etat de mutualiser les services d'archivage.

Ce projet a été co-financé par les deux départements et la gestion du projet a été délégué à Seine-et-Yvelines Numérique. Les SAE mutualisés seront disponibles pour l'ensemble des collectivités des Hauts de Seine et des Yvelines (295 villes, 4 établissements publics territoriaux, 1 communauté urbaine, 4 communautés d'agglomération, 5 communautés de communes) et pour les établissements publics qui seraient intéressés (SDIS, universités) à partir de juin 2024. X-AM traitera alors environs 6 millions de documents dès sa mise en route, puis le syndicat mise sur une « augmentation du volume de documents à indexer puis à archiver » jusqu'à 12 millions en 2031, puis 24 millions d'ici à 2036.