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Morgane Dawant (CDO, Engie E&C) : « le temps d'analyse initiale a été divisé par quatre »

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Engie Entreprises et Collectivités (Engie E&C) a recours à Golem.ai pour extraire les données de qualification des appels d'offres et ainsi gagner du temps dans leur traitement, temps utilisé pour mieux répondre aux attentes des clients.

PublicitéEntité B2B du groupe Engie, l'énergéticien Engie Entreprises et Collectivités (Engie E&C) délivre du gaz naturel ou de l'électricité (de plus en plus dans le cadre de « contrats verts ») à une clientèle d'entreprises, de copropriétés ou de collectivités. Les artisans restent, eux, gérés comme des particuliers. Avec 60 000 clients, Engie E&C dessert en énergie plus de 500 000 sites. Collectivités, administrations, bailleurs sociaux et autres acteurs soumis au Code des Marchés Publics émettent chaque année en France 1000 à 1200 appels d'offres pour de la fourniture d'énergie. Chaque appel d'offres peut être assez complexe et comporter des dizaines voire des centaines de pages. « Auparavant, il nous fallait analyser manuellement les caractéristiques majeures de l'appel d'offres avant de déterminer si nous disposions des offres les plus adaptées pour y répondre » se souvient Morgane Dawant, CDO d'Engie E&C.

Les appels d'offres peuvent bien sûr ne concerner qu'une seule entité mais ils peuvent aussi être émis dans le cadre d'un groupement d'achats qui peut comporter des centaines d'entités, chacun pouvant avoir des attentes particulières. Le nombre de « points de comptage » peut ainsi énormément varier d'un appel d'offres à l'autre. Et la réponse doit tenir compte d'un très grand nombre de variables. Mais tous ces éléments sont explicitement présents dans les documents fournis, en général des documents bureautiques (PDF, Word, Excel...).

Remplir des cases

L'énergéticien dispose d'une grille de qualification comprenant des éléments tels que le type d'énergie, la durée du contrat, la date de début, les demandes en matière de tarification... L'analyse préalable vise à juste « remplir les cases » de cette grille de qualification d'une trentaine de champs. Morgane Dawant explique : « disposant d'une petite structure dédiée aux appels d'offres, l'objectif est de prioriser les appels d'offres où nous sommes susceptibles d'apporter une valeur particulière et la plus optimisée possible au client. » Les contrats peuvent prévoir des prix constants ou des tarifs évoluant selon diverses circonstances en fonction du marché. Il faut trouver l'offre la plus pertinente en regard du besoin client. Si Engie s'estime pertinent à répondre, un commercial va consacrer le temps nécessaire à apporter une réponse formelle et adaptée.

Gagner du temps sur la phase initiale était un enjeu majeur pour Engie E&C. « Le temps ainsi gagné peut être mieux utilisé pour adapter notre offre à la demande du client, tâche qui a une bien plus grande valeur ajoutée que de remplir des cases » relève Morgane Dawant. Il y a un an, l'entreprise s'est intéressée à la solution d'intelligence artificielle de Golem.ai. Morgane Dawant raconte : « nos interlocuteurs ont pris des engagements forts en termes de résultats et nous avons donc décider de lancer une expérimentation sur trois mois et un périmètre restreint. » L'objectif était clairement de vérifier la pertinence de la solution pour l'analyse préalable des appels d'offres.

PublicitéGagner du temps

Durant cette expérimentation, la grille de qualification a été paramétrée dans le SaaS de Golem.ai. Puis la solution a été effectivement testée pendant un mois, compte tenu du besoin de prise en main. Le résultat ayant été jugé satisfaisant, la solution a été généralisée. Elle est aujourd'hui en production depuis un peu plus d'un mois. Concrètement, les appels d'offres sont soumis à la solution par un formulaire de téléchargement classique. Les documents vont alors être analysés par l'intelligence artificielle de Golem.ai. Et le commercial récupère une grille de qualification remplie avec, pour chaque réponse, la mention de la page et du paragraphe de référence. « Le commercial peut alors vérifier l'information et, le cas échéant, la corriger en cas d'erreur d'interprétation » souligne Morgane Dawant.

La solution analyse correctement les éléments dans 85 à 90 % des cas. Morgane Dawant insiste : « même avec 100 %, il aurait été nécessaire que l'humain ait le dessus sur l'IA, ne serait-ce que pour créer la confiance. Pouvoir vérifier aisément est donc essentiel. » Le coût de Golem.ai comprend classiquement des frais initiaux de paramétrage et un abonnement selon des tarifications à l'utilisateur ou au volume de traitement. Pour Engie E&C, le bilan est évident : « le temps d'analyse initiale a été divisé par quatre sur les cas les plus complexes » se réjouit Morgane Dawant. Pour l'heure, il est trop tôt pour savoir en quelle mesure la réaffectation du temps des commerciaux va permettre de gagner plus d'appels d'offres. Mais, à terme, il n'est pas impossible que l'outil soit utilisé sur d'autres types de documents légaux ou techniques.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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