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Miniso France déploie un ERP vertical en SaaS dans ses boutiques

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Avec 5 500 boutiques dans le monde, Miniso a été l'une des premières enseignes chinoises à se développer à l'international en commercialisant cadeaux et objets du quotidien au design soigné. Miniso France, société indépendante, a retenu l'ERP métier Cegid Retail en mode SaaS pour gérer les 4000 références produits vendus dans ses 12 boutiques. Avec quelques adaptations sur la gestion du réassort et des API externes pour la fidélisation des clients ou l'automatisation des campagnes.

PublicitéPeluche douce, petit jouet, papeterie, sac à dos Marvel ou Disney, mini-enceinte ou vide-poche pastel, maquillage, Miniso fait le pari de l'achat d'impulsion en boutique, à petit prix, parfois quelques euros. L'enseigne d'origine chinoise a été créée en 2013 par l'entrepreneur Ye Guofu avec le designer japonais Miyake Junya. Déployée dans 5 500 boutiques, dont 2 500 hors de Chine, elle puise son inspiration dans un univers « très largement pan-asiatique », nous explique Nicolas Rey, président de Miniso France. Avec Jonathan Siboni et Ariel Wizman, il a pris la master franchise de la marque pour l'Hexagone en 2019, dans le cadre d'une société indépendante qui compte maintenant 70 personnes.

En deux ans, les associés ont installé 12 boutiques dans les centres villes, les centres commerciaux et les gares, en commençant par Paris, fin 2020, rue de la Chaussée d'Antin. La dernière en date a investi le centre commercial Saint-Genis 2, près de Lyon fin septembre. Pour gérer sa base de 4000 références produits, régulièrement renouvelés en boutique, assurer le suivi des stocks, l'encaissement en magasin et l'analyse des ventes, Miniso France a choisi Cegid Retail, un logiciel ERP (enterprise resource planning) conçu pour la distribution de détail par l'éditeur Cegid, présent à l'international.


A Paris, dans la boutique de la gare Montparnasse, une sélection d'objets à offrir ou de produits du quotidien est renouvelée chaque mois. (Crédit : Miniso)

Une base articles déjà constituée

Le groupe chinois Miniso a réalisé 1,56 milliard de dollars de chiffre d'affaires en 2021. Pour gérer ses activités, il utilise les solutions du fournisseur allemand SAP, des logiciels un peu XXL pour Miniso France. « Cela n'avait pas de sens pour une société de notre taille », glisse Nicolas Rey. Le choix de Cegid Retail en mode SaaS, bien adapté aux PME et ETI, s'est donc rapidement imposé. D'autant que l'un des associés de Miniso France, Olivier Levy, avait déjà retenu l'ERP français on-premise en implantant l'enseigne chinoise sur l'Ile de La Réunion. Tous les produits déjà référencés dans sa base d'articles ont pu être repris par Miniso France et le déploiement de Cegid Retail dans l'Hexagone s'en est trouvé grandement facilité. Un bon départ pour le système d'information. Pour le reste, les deux SI suivent des routes différentes, celui de La Réunion est installé sur site et celui de Miniso France exploité dans le cloud, en bénéficiant des mises à jour de l'abonnement SaaS. La solution est hébergée dans les datacenters du cloud public Azure de Microsoft.

PublicitéPour Nicolas Rey, cette solution n'était en outre pas une découverte puisqu'il avait déjà travaillé avec l'ERP précédemment, au sein de son cabinet de conseil en restructuration de sociétés. « Ce qui nous a plu, c'est vraiment la facilité de déploiement du logiciel et, ensuite, sa robustesse et son mode déconnecté grâce auquel nous sommes assurés de ne pas manquer de ventes », expose le dirigeant français. L'application d'encaissement sur PC, qui peut fonctionner off-line (en cas d'interruption de la connexion Internet), est raccordée à la base de données de l'ERP dans le cloud, à la gestion des stocks et du réassortiment, et à un socle de CRM dont les fonctions de base peuvent être complétées par des outils externes, raccordés à la solution via des API. En magasin, les vendeurs de Miniso France utilisent aussi mPOS, la solution d'encaissement mobile sur iPhone associée à l'ERP. Dans ce domaine, le fournisseur du logiciel met actuellement en avant sa solution Cegid Retail Live Store. Celle-ci peut aider à réduire l'attente des clients dans les boutiques en permettant aux vendeurs de préparer les paniers sur leur mobile, de faire du pré-encaissement, voire de l'encaissement complet en mobilité. Si la marque Miniso se décline aussi sur le web, le site français ne compte que 200 références (tournant tous les mois) car les coûts de livraison pèsent lourd par rapport au prix des produits.

Des ajustements pour gérer le réassort

« Sur la partie réassort, nous avons twisté un peu le module de Cegid Retail », nous a expliqué Nicolas Rey. Très orienté textile [NDLR : l'éditeur compte de nombreux clients dans ce secteur], ce module n'était pas directement adapté à l'activité de Miniso France. « Nous avons donc fait quelques modifications pour pouvoir faire fonctionner un réassort automatique. L'une de nos particularités, c'est que nos boutiques sont de tailles différentes et qu'elles n'ont pas les mêmes assortiments. Nous avons 6 types de boutiques, un produit peut être dans trois types seulement, un autre dans 4 types, etc. ». En outre, les produits changent assez régulièrement. « Nous avons 200 nouveaux produits par mois, certains rentrent, d'autres sortent, certains sont saisonniers, d'autres permanents. Il y a des coefficients différents selon les saisons, selon les magasins, c'est une complication propre à notre activité. Nous avons donc utilisé des fonctions qui, à la base, n'étaient pas forcément faites pour le réassort ».

Miniso France s'est constitué ainsi un outil de réassort automatique qui fonctionne selon ses besoins. « Ce que nous n'avons pas pu faire réellement, c'est la gestion des assortiments, parce qu'il n'y a pas de modules permettant de le faire pour notre activité ». La gestion des assortiments doit permettre, par exemple, de substituer un produit à un autre, en rupture dans un magasin, fournir une liste d'articles que l'on peut substituer à d'autres. « Tout cela n'est pas géré dans Cegid Retail, nous le faisons sur Excel », explique Nicolas Rey. « Nous gérons ensuite des listes d'articles dans Cegid que nous venons uploader toutes les semaines ».

Les outils de BI au premier plan

En dehors de l'ERP, Miniso met particulièrement à profit les outils de business intelligence fournis par l'éditeur pour suivre les indicateurs-clés de performance de ses boutiques. « C'est l'un des gros avantages du SaaS, très pratique ». Dans ce domaine aussi, de nombreux exports et tableaux de bord automatisés se font depuis la BI au format Excel « Nous suivons le chiffre d'affaires, les indices de vente, les ventes à la semaine, les ventes comparées à celles de la semaine précédente, du mois précédent, le taux de marge brute, les ventes par catégories, c'est-à-dire par univers, par rayons, par sous-rayons, les stocks, les stocks par magasins, par univers, etc. », énumère Nicolas Rey.

« Sur la partie CRM, nous pouvons suivre le nombre de points par client, la répartition par code postal, par âge, sexe, etc. La BI, c'est juste un accès différent à la base de données, une fois que vous avez créé un template... les chiffres sont accessibles immédiatement »

Le mapping de processus, étape cruciale du projet ERP

Interrogé sur les difficultés potentielles rencontrées sur un projet ERP, le président de Miniso France rappelle que le coeur du déploiement, qui prend beaucoup de temps, c'est le mapping des processus. « Il faut expliquer chaque partie métier et voir quelle partie de l'outil peut répondre à ces besoins métiers. C'est toujours ce qui prend le plus de temps et de ressources consulting », rappelle-t-il. « Par exemple, sur le réassort automatique, nous avons fait un cahier des charges et rien dans l'outil ne pouvait coller de manière plug and play. Nous avons donc réfléchi à la façon dont on pouvait utiliser certaines fonctionnalités pour correspondre au mieux à ce que l'on souhaitait faire du point de vue métier », détaille le co-fondateur de la master franchise hexagonale.

« Nous n'avons pas pu faire 100% de ce que nous aurions aimé faire mais, pour l'instant, la situation nous convient. Ensuite, si l'on veut vraiment avoir un réassort automatique ou un module de gestion d'assortiments, il faut prendre un logiciel pure player. Mais le risque, si l'on multiplie les logiciels pure player, c'est de se retrouver avec une usine à gaz. »

Neostore, outil externe pour fidéliser les clients

Ne pouvant être spécialiste de tous les sujets, Cegid travaille avec des partenaires. Sur la gestion de la fidélité, le scan des articles, le ticket de caisse dématérialisé, etc. Autant de solutions qui ont développé des API avec l'ERP et peuvent ainsi se mettre en place facilement. Dans cet éventail, Miniso France utilise notamment Neostore, pour gérer la fidélisation de ses clients. L'outil a été conçu l'an dernier par un employé de Cegid qui a développé des API pour créer les comptes clients et les cartes de fidélité. « Nous avons été l'un de ses premiers utilisateurs », indique Nicolas Rey. « Nous sommes tout juste en train de lancer le programme qui utilise un système de QR Code ». 25 000 cartes de fidélité ont déjà été créées. 

Pour continuer à peaufiner son système d'information, Miniso France prévoit de lui ajouter un CRM. Il examine l'application Klaviyo, un logiciel américain d'automatisation des campagnes marketing par email ou SMS dont l'API avec Cegid Retail est en phase de finalisation chez son partenaire britannique Retail IT. Il n'y a pas dans l'ERP d'outils pour faire des newletters, des campagnes, d'où le recours à une solution externe qui doit pouvoir interroger la base de données via une API. Klaviyo dispose déjà d'une API avec Shopify, le logiciel de e-commerce que Miniso France utilise sur son site web. Une première étape intéressante.

A l'étude, la gestion des plans de vente en boutique

Sur les projets en cours, Nicolas Rey évoque aussi le test d'un logiciel de gestion des planogrammes et des plans de vente. « L'outil fournit un plan de la boutique avec ses mobiliers. En cliquant sur un rayon, on affiche la photo uploadée du rayon tel qu'il est, cela permet de suivre les plans de vente », explique le président de Miniso France. « On peut suivre l'assortiment du magasin et à vérifier que tout est conforme au cahier des charges ». Cela servirait aussi à l'échange des photos  et des commentaires sur le merchandising entre les boutiques et le siège. Aujourd'hui, ces échanges passent par des outils de messagerie généralistes. 

Sur les prochains mois, Miniso France va continuer à se développer sur ses trois canaux de prédilection. « L'année prochaine, nous visons 30 boutiques, toujours en succursales », annonce le président de la société. Un tiers des points de vente se situera en centres villes, un autre tiers dans des centres commerciaux et le dernier tiers dans les gares. « Dans les gares, nous faisons des formats plus petits sur une offre réduite. Ça fonctionne très bien », assure Nicolas Rey.

Article rédigé par

Maryse Gros, Journaliste, chef de rubrique LMI

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