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Mesea a créé un contrôle budgétaire agile rapidement

Maud Soulies, DAF de Mesea, doit prendre des décisions pouvant avoir un impact sur 44 ans.

En s'appuyant sur les technologies de Tableau et EasyMorph ainsi que la méthodologie de Check'nDo, Mesea suit ses budgets au plus près du terrain.

Publicité« Notre besoin était de mesurer les écarts entre le prévu et le réalisé au plus près du terrain et au plus vite, en prenant des décisions pouvant avoir des conséquences pour 44 ans » a expliqué Maud Soulies, DAF de Mesea. Cette société est chargée de la maintenance de la ligne grande vitesse (LGV) Tours-Bordeaux pour le compte du concessionnaire du PPP qui durera 44 ans. Son actionnariat est composé à 70 % de Vinci Concessions et de 30 % de Systra, une co-entreprise RATP-SNCF avec quelques investisseurs complémentaires. Si le chiffre d'affaires de Mesea (40 millions d'euros par an) compte pour une très faible part dans celui de ses actionnaires, la société a une importance stratégique qui la place sous un examen pointu de ceux-ci : la LGV est en effet le premier PPP de cette ampleur. Par contre, mobiliser la DSI ou des services centraux reste compliqué pour couvrir des besoins propres spécifiques.
Si Mesea a été créée en 2011, son activité a débuté en juillet 2017 avec l'ouverture de la LGV. L'avantage de la situation est une absence de Legacy. L'inconvénient induit est une obligation de tout créer. Pour la DAF, un enjeu majeur est de développer une culture économique parmi des collaborateurs peu habitués à une approche des coûts. Maud Soulies a reconnu : « certes, la sécurité prime sur tout mais on peut amener les équipes à réfléchir avant d'agir grâce à l'outil que nous avons mis en place. »

Eviter Excel

Mobiliser la DSI pour fournir autre chose que les outils standards du groupe était donc compliqué. Mais ceux-ci étaient pourtant inadaptés : les outils financiers de Vinci Concessions ne correspondaient pas aux besoins d'une société d'exploitation. Extraire des données de Sage X3 sous forme de fichiers plats, c'est bien, mais encore faut-il pouvoir les traiter. La première option est bien sûr le tableur. « Excel, c'est formidable, ça fait plein de choses, dont beaucoup d'erreurs » a relevé Maud Soulies. Les principales erreurs concernent des données mal rafraîchies ou mal intégrées.
L'enjeu pour la DAF était donc d'éviter de perdre du temps à construire des tableaux et à vérifier que les données comme les formules étaient bien bonnes. Les équipes devaient se consacrer avant tout à des tâches à valeur ajoutée, autrement dit il fallait analyser les chiffres au lieu de juste les produire. Pour Mesea, il s'agissait surtout de comparer le théorique établi en 2011 et le réel.

Une approche agile à valeur immédiate

Mesea a eu recours au cabinet de conseil Check'nDo. L'originalité de l'approche de celui-ci est de permettre un travail rapidement opérationnel sans effet tunnel de plusieurs mois. En quatre jours de réunions-formations, l'outil de base était livré et les équipes de la DAF aptes à le faire évoluer en autonomie, si on excepte quelques appels téléphoniques discrets au support. Et la DSI groupe n'a été sollicitée qu'une seule fois : pour l'installation initiale des outils sur ses serveurs. « Check'nDo propose une manière de faire qui permet de fabriquer les états en temps réel, avec nos propres chiffres, qui ont tout de suite parlé et ont intéressé immédiatement les équipes, évitant le syndrome de l'outil laissé dans un coin » s'est réjoui Maud Soulies. Elle a ajouté : « nous n'avons à faire attention aux formules qu'une seule fois, à la création des rapports. Ensuite, nous savons que ce sera juste. » L'usage est tellement simple que non seulement les équipes mais aussi les directions métiers y ont adhéré.
Techniquement, les fichiers plats sont traités dans un ETL, EasyMorph, capable de gérer des jointures et d'exposer les données issues de plusieurs bases sous une interface unique. Les rapports eux-mêmes sont générés dans Tableau. Cette manière de faire permet de fournir à un collaborateur déconnecté un export utilisable des rapports. Chaque rapport permet, de plus, de redescendre au niveau de l'écriture unitaire si le besoin s'en fait sentir. Maud Soulies a conclu : « les fonctions financières ne sont pas traditionnellement très communicantes. Or on doit être en mesure de passer des messages. Je peux ici le faire avec des schémas faits en quelques secondes. »