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Au Club Med, l'IA automatise les rencontres entre les GO et les postes

Sylvie Brisson, DRH de Club Med : « l’objectif est de gagner du temps dans la constitution des équipes et d’améliorer la rétention » des saisonniers. (Photo : Workday)

Chaque année, le Club Med effectue 40 000 affectations de 'gentils organisateurs' sur ses 67 villages de vacances. Une tâche colossale pour les RH que le groupe de loisirs tente d'automatiser en partie. Avec de premiers succès.

PublicitéAvec 67 villages de vacances haut de gamme - ou resorts en jargon -, le Club Med fait face à un défi RH de taille : attribuer au mieux les postes à pourvoir sur ces implantations à ses GO (gentils organisateurs, NDLR), qui travaillent de manière plus on ponctuelle pour le groupe. Soit pas moins de 40 000 affectations par an. D'où l'idée du groupe d'automatiser en partie ce processus. « L'idée de cette application est née d'une conversation avec le vice-président RH Europe et Afrique pour les resorts. Quand je lui ai demandé quel serait son scénario rêvé d'usage de l'IA, il a tout de suite mentionné le processus d'affectation des GO, qui concerne des milliers de profils passant souvent d'un resort à l'autre, en fonction des saisons », raconte Siddhartha Chatterjee, le Chief data officer (CDO) du Club Med.

« Pour y parvenir, nous avons structuré une équipe et mené des ateliers avec les RH permettant de comprendre les critères de sélection des GO : langue, nationalité, performances, compétences, plan de carrière... », raconte le CDO. Après un audit des données disponibles, Club Med a exploité un algorithme identique à celui des applications de rencontre pour concevoir une première version, ensuite affinée avec des pondérations émanant des premiers retours du terrain. Le nom de l'application issue de ces travaux, qui fait directement référence aux algorithmes qu'elle exploite : GOmatch.

Intégré à Workday

Aujourd'hui, GOmatch est en phase pilote, sur l'Europe, l'Afrique et le Moyen-Orient, soit environ 20 000 affectations par an. Elle est hébergée sur S3NS, la co-entreprise entre Thalès et Google proposant un cloud dit de confiance sur la base des technologies de l'Américain, afin que « l'algorithme soit déployé dans un environnement sécurisé », souligne le CDO. Surtout, l'application est directement accessible dans Workday, le système opérationnel des RH, là où, auparavant, la gestion des affectations donnait lieu à des traitements séparés, effectués notamment dans Excel. Les RH se voient suggérer des profils pour les postes à attribuer directement dans Workday, suggestions qu'ils sont libres d'accepter ou non.

Siddhartha Chatterjee, Chief data officer de Club Med : « les RH consacrent environ 25% de leur temps à cette seule tâche. Plus on l'automatise, plus on leur libère du temps. »

Selon le CDO, l'application est parvenue à un taux de matching de 74%, autrement dit suggère un profil dans près des trois-quarts des cas. « Nous n'avons pas encore injecté toutes les données, comme les diplômes ou les évaluations annuelles. Cela devrait permettre d'améliorer cet indicateur », glisse Siddhartha Chatterjee. Actuellement, les RH acceptent entre 25 et 30% des profils soumis par l'application. « Un excellent début, dit le CDO, qui indique viser 60% de taux d'acceptation à terme. En effet, les RH consacrent environ 25% de leur temps à cette seule tâche. Plus on l'automatise, plus on leur libère du temps. »

PublicitéPour parvenir à ce niveau, de nouvelles itérations seront nécessaires sur une application qui a demandé environ 8 mois de travail avant sa première mise en production. « C'est un sujet complexe, au sein duquel on manipule des données sensibles », remarque Siddhartha Chatterjee, qui envisage déjà de futurs développements, comme l'automatisation de la rédaction des contrats envoyés aux GO.

Symétrie des attentions

Ce projet s'inscrit dans la refonte des systèmes RH du groupe, passés de PeopleSoft à Workday, solution qui consolide aujourd'hui la quasi-totalité des processus RH du groupe de loisirs. « Il y a maintenant plus de 10 ans, nous avons accéléré notre transformation pour proposer à nos clients un parcours sans coutures, et nous avons voulu la même approche pour nos collaborateurs avec un parcours les amenant du candidat recruté, à la gestion des saisons jusqu'à devenir ambassadeur de la marque. Ce qui a impliqué une refonte de nos processus RH », souligne Sylvie Brisson, DRH de Club Med, qui s'exprimait lors d'un événement organisé par Workday, le 12 juin, à Paris.

Selon Julien Denis, responsable de la transformation digitale des processus RH de la société, la symétrie des attentions - autrement dit la un traitement des collaborateurs approchant celui réservé aux clients - était bien au centre du projet de modernisation des SIRH, projet stoppé durant le Covid et repris ensuite. « Une des questions centrales du projet de transformation des processus RH était de savoir comment rester 'gentil' avec nos GO dans un monde où le client est roi, dit-il. Dans un secteur où les collaborateurs sont saisonniers, les fidéliser suppose de les connaître, de leur proposer un plan de développement adapté, via une individualisation du traitement. » Parmi les nombreux prototypes d'IA sur lequel travaille les équipes du groupe de loisirs comptant 25 000 collaborateurs, le responsable de la transformation des processus RH mentionne notamment la disponibilité prochaine d'un agent dédié aux GO, leur permettent de gérer leurs compétences.