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Le Groupe Amaury transforme son pilotage financier pour gagner en agilité

Richard Vinches, DSI du Groupe Amaury : « Grâce à la remise à plat du modèle analytique, nous avons bâti une solution universelle. »

Retrouvez cet article dans le CIO FOCUS n°187 !

Le DSI au service des clients et des clients internes

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Acteur spécialisé dans le domaine du sport, le Groupe Amaury a déployé deux solutions de pilotage financier sur SAP Hana afin d'accroître l'autonomie des métiers et l'agilité budgétaire. Un projet mené dans des délais courts et accompagné par Synvance.

PublicitéLe Groupe Amaury est un groupe familial spécialisé dans le domaine du sport. Il possède trois grands pôles d'activités : un pôle médias, qui détient notamment la marque L'Équipe ; un pôle événementiel, Amaury Sport Organisation (ASO), qui organise de grands événements sportifs et enfin Team Active, qui organise des activités sportives pour les entreprises et les particuliers. En 2018, le groupe a décidé de remplacer ses outils de reporting financiers, basés sur SAP BW et Excel, par une solution permettant d'apporter une vraie flexibilité aux métiers. Un projet sur lequel il a témoigné lors des journées « Immersion Digitale REX USF 2020 ».

Le groupe utilise SAP depuis 1998, date à laquelle la régie publicitaire a déployé plusieurs modules pour la gestion financière et la vente de publicités. En 2012, le groupe a mis en place un core model SAP pour l'ensemble de ses entités, qui a complété le socle en place. « À cette occasion, un processus de reporting budgétaire a vu le jour », explique Richard Vinches, DSI du Groupe Amaury. Ce processus reposait sur deux outils différents : d'un côté SAP BW, alimenté par les données de l'ERP à l'aide d'extracteurs, avec un reporting dans le client Excel Analysis ; de l'autre Excel dans lequel étaient élaborées les estimations budgétaires, un processus qui nécessitait de nombreux échanges de fichiers avant de parvenir à un fichier normé, et demandait un gros travail de consolidation au contrôle de gestion. « Excel Analysis s'est révélée peu flexible. Les utilisateurs n'avaient pas la main sur le format du reporting et il fallait l'intervention de la DSI pour chaque modification. Une seule requête adressait les besoins de toutes les entités. Nous avons dû faire des macros Excel spécifiques pour les besoins du groupe, tandis que le plan pluriannuel restait sous Excel », se souvient Richard Vinches.

Repartir d'une feuille blanche

Ce manque de souplesse se révélait pénalisant pour les utilisateurs et en inadéquation avec certains besoins du groupe. L'entreprise souhaitait donc un nouvel outil plus flexible, tout en restant intégré à Excel. « Il s'agissait de réduire les délais de production des exercices budgétaires », indique Véronique Chauvois, Directrice du contrôle de gestion de L'Équipe et responsable de la mise en oeuvre de SAP Business Planning and Consolidation (BPC) pour le Groupe Amaury. « Nous souhaitions également produire un P&L unique pour toutes les entités du groupe, pouvoir le visualiser de différentes façons selon nos besoins et intégrer la gestion des devises étrangères. » Les utilisateurs voulaient aussi une navigation facile et rapide dans les données, ainsi qu'une simplification du modèle analytique pour produire plus aisément des rapports. Enfin, le contrôle de gestion voulait davantage d'autonomie pour administrer l'outil, tout en automatisant une partie du processus de planification.

PublicitéL'entreprise, accompagnée par la société Synvance, prend alors conscience de la nécessité de se repencher sur la modélisation des données. « Le modèle analytique était très lié au modèle SAP, ce qui générait des contraintes au niveau du reporting, notamment pour les comparatifs multientités », relate le DSI. Dans ce but, le groupe a voulu repartir d'une feuille blanche, sans être influencé par les solutions. « À cette époque, nous avions écarté les solutions SAP, à cause des limites rencontrées avec Excel Analysis. Nous avons regardé d'autres solutions, notamment celles d'Oracle et celle de Jedox, qui n'ont pas été retenues pour différentes raisons. » Par le biais de l'USF, le groupe découvre alors SAP BPC sur Hana, la base en mémoire de SAP. « La solution proposait un client Excel et une navigation fluide, tout en étant compatible avec les extracteurs existants », raconte Richard Vinches. Enfin, elle avait l'avantage d'être indépendante des modèles SAP ECC.

Un déploiement rapide, en Agile

« Ce processus de sélection s'est révélé assez long, mais il a permis d'affiner le besoin métier », souligne Patrick Sebileau, vice-président Technology & Software chez Synvance. À l'issue de celui-ci, le groupe s'est tourné vers une solution duale, avec d'un côté SAP Financial Consolidation (FC) pour la consolidation statutaire (un département séparé du contrôle de gestion au sein du groupe), de l'autre SAP BPC pour le contrôle de gestion, tous deux sur SAP Hana. Pour garder de la souplesse, l'équipe a choisi de conserver les deux solutions sur des référentiels distincts, tout en prévoyant la possibilité dse faire des tableaux de bord au-dessus des deux solutions, à travers le client Excel ou dans SAP Analytics Cloud.

Le déploiement de SAP FC a été très rapide, débutant en octobre 2018 pour s'achever en février 2019. La mise en oeuvre s'est faite à partir d'un Starter kit IFRS enrichi par Synvance, dans un délai assez court, afin de pouvoir faire la clôture directement le nouvel outil. Pour BPC, la mise en oeuvre a nécessité 7 à 8 mois. Celle-ci a démarré en novembre 2018 est s'est terminée en juin 2019. Le déploiement a été mené avec une méthode Agile, avec pour objectif de livrer à la fin de chaque sprint des fonctionnalités utilisables par le métier. « Historiquement, il existait chez Amaury des collaborateurs avec une compétence sur SAP BW, qui ont pu pleinement participer au projet », pointe Patrick Sebileau.

Une grande réactivité

La solution mise en place possède plusieurs spécificités. Ainsi, il s'agit d'un modèle financier, mais pas seulement, avec des indicateurs de volume par exemple. Pour le nouveau modèle analytique, le contrôle de gestion a choisi de partir sur un cube à onze dimensions. « Nous avons des dimensions classiques, comme les temps et les devises, des dimensions techniques (audit, indicateurs) et des dimensions propres à nos activités », détaille Véronique Chauvois. Parmi celles-ci, une dimension « produits », une dimension « ordre interne », pour suivre des éléments plus fins ou transverses et une dimension P&L commune à toutes les activités. Le fait d'avoir des solutions basées sur la plateforme Hana a également permis de mettre en place beaucoup de ratios et d'indicateurs calculés à la volée, la technologie offrant la performance nécessaire. Autre particularité, la nouvelle interface permet aux utilisateurs de définir eux-mêmes les formulaires de saisie. « Les métiers peuvent créer par eux-mêmes leurs écrans et masques », explique Patrick Sebileau. Enfin, le business plan est désormais calculé automatiquement grâce aux capacités de la base Hana.

Grâce à ces possibilités, les utilisateurs sont désormais pleinement autonomes sur la définition et la maintenance de la solution. « Les utilisateurs ont facilement adopté la solution », relève de son côté Véronique Chauvois. « La cohabitation sur Excel entre BPC et Analysis fonctionne parfaitement, le drill-through permet de zoomer sur les pièces comptables gardées sur Analysis et la consolidation est facilitée. » Selon Patrick Sebileau, les temps de consolidation ont notamment accéléré d'environ 30%. « Dans le contexte particulier de la crise sanitaire, cela nous a permis d'avoir une grande réactivité pour répondre aux besoins du management. Avec le nouvel outil, nous avons fait une reprojection quasiment chaque mois, contre deux ou trois par an auparavant », apprécie également Véronique Chauvois. Pendant le projet, quelques phases ont toutefois nécessité un peu plus de temps, notamment l'adaptation des fichiers au nouveau format, réalisée par les métiers. Par précaution, un double run a également été mis en place pendant trois mois, même si cela entrainait une charge supplémentaire pour les équipes d'Amaury.

Embarquer les fonctions opérationnelles

Pour Richard Vinches, plusieurs facteurs ont contribué au succès. Il cite en premier lieu la possibilité d'avoir pu mobiliser en interne une équipe avec une forte expérience, tant côté métier - avec des collaborateurs qui disposaient d'un bon niveau de maîtrise sur le processus d'élaboration budgétaire, que côté technique, avec un expert sur BW. Un autre atout était la représentation de toutes les entités métier, avec un porteur de projet dans chacune d'entre elles. « Nous avons effectué une remise à plat du modèle, ce qui nous a permis de bâtir une solution universelle, que tout le monde pouvait adopter. Avec l'ancien modèle, c'était parfois plus compliqué, notamment pour ASO », observe le DSI. Il évoque également le choix du partenaire Synvance et l'usage d'une méthodologie Agile, « au départ un peu étonnante dans le contexte d'un projet de gestion, mais qui a permis de répondre aux objectifs fixés dans le planning. » Enfin, le groupe Amaury a apprécié la stabilité de l'équipe de consultants mis à disposition par Synvance tout au long du projet.

« Ce projet a commencé dans une ambiance pas très favorable aux outils SAP, vus comme des solutions réservées aux métiers financiers », relate Patrick Sebileau. « Nous avons réussi à modifier cette perception durant le projet, pour répondre à l'un des enjeux du projet, élargir l'usage aux populations opérationnelles. » Le Groupe Amaury développe notamment un cube de modélisation des ventes à la journée et prévoit ensuite une modélisation de la masse salariale. Pour aller plus loin dans cette optique, le groupe travaille désormais à détailler davantage les outils destinés au management, notamment opérationnel. « Il s'agit d'aider les opérationnels à mieux gérer leur activité à travers des outils adaptés. Plusieurs options sont à l'étude, notamment SAP Analytics Cloud, afin de fournir des tableaux de bord en temps réel », précise Patrick Sebileau.