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Le cabinet d'avocats Stibbe refond sa recherche documentaire

Régis Panisi, responsable du Knowledge Management au cabinet d'avocats Stibbe réfléchit à connecter un assistant virtuel au moteur de recherche Sinequa (photo DR).

Le moteur de recherche de Sinequa permet au cabinet d'avocats Stibbe d'affiner ses recherches et d'être conforme GDPR.

PublicitéFondé il y a plus d'un siècle, le cabinet Stibbe basé au Bénélux, regroupe 180 avocats d'affaires. La masse de documents traités et leur importance relèvent d'un responsable à part entière, Regis Panisi, Head of Knowledge Management. Il travaille en duo avec Olivier Van Eesbeecq, Head of ICT and facilities. A la base de leur choix technologique se trouve le moteur de recherche de Sinequa. « Avant, nous avions un environnement très varié, avec une grande diversité de formes de stockages de données dans Sharepoint, d'autres dispersées dans nos systèmes de gestion documentaire ou les messageries », explique Régis Panisi.

« Il y a eu un avant et un après Sinequa chez Stibble, note Olivier Van Essbeecq, avec des solutions comme Autonomy ou Google search app, arrêté au bout d'un an ». Prudence donc avec les fournisseurs. « On a demandé à Sinequa l'une des sociétés retenues dans l'appel d'offres de nous convaincre, poursuit Olivier Van Eesbeecq. On leur a donné quelques jours pour lancer trois recherches sur trois sources différentes : Exchange car Microsoft ouvre difficilement, quelques sources internes et d'autres accessibles avec Autonomy. En trois jours, Sinequa a réussi à indexer les documents issus de ces trois sources ».

16 à 17 millions de documents indexés

Le choix étant fait, il restait un préalable du côté de Stibbe, nettoyer et indexer les différentes données, ce qui a pris dix-huit mois. Le cabinet compte désormais 16 à 17 millions de documents indexés. « On a obtenu des résultats fantastiques pour les données structurées explique Regis Panisi et intéressants pour celles qui restent non structurées ». Ces dernières sont situées surtout dans le corps des mails. Sinequa permet de rechercher rapidement tous les éléments se référant à une recherche, il convertit même des formats pdf en format ocr. Des documents analysables en plusieurs langues.

Le moteur de recherche de Sinequa permet aussi une meilleure visibilité, mais c'est à double tranchant, dans le contexte d'un cabinet d'avocats. « On voit qui dispose d'une pièce qu'il ne devrait pas détenir », observe par exemple Regis Panisi. On trouve parfois des contrats d'engagement entre un client et un avocat, certains contrats sont à différents niveaux d'élaboration, se retrouvent en plusieurs exemplaires. D'autres sont également à la comptabilité mais dans un autre système informatique. Sinequa permet de voir où en sont les engagements avec le client. « Un outil puissant qui me propose les documents que je recherche et aussi ceux que je ne recherche pas. Et sans s'en rendre compte, on peut accéder à des informations confidentielles, une question de déontologie se pose alors ».

180 connecteurs chez Sinequa

PublicitéL'important dans le choix de Stibbe, relève Regis Panisi, tient à l'étendue du nombre de connecteurs. Le moteur de recherche en langage naturel est important mais les connecteurs encore plus, pour connecter toutes les sources d'information possibles. « C'est notre force, estime Laurent Fanichet, vice-président marketing de Sinequa nous avons 180 connecteurs différents pour aller chercher de la donnée et, alors que nos concurrents facturent chaque connecteur, nous proposons une formule d'abonnement plus économique ».

Plusieurs nouveautés sont envisagées. Stibbe peut désormais paramétrer le système, se focaliser sur certaines sources ou ajouter des informations dans une database par exemple sur la fiscalité des entreprises. Il est également envisagé de recourir à un assistant virtuel pour se connecter au moteur de recherche de Sinequa, ce sera pour 2019. Enfin, Stibbe utilise Sinequa pour être conforme GDPR, « si on nous demande ce qu'on sait sur un client, on peut le vérifier avec ce moteur de recherche, beaucoup de clients nous questionnent d'ailleurs sur notre degré de compliance », conclut Regis Panisi.