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Lamie mutuelle se dote d'un socle commun pour ses données

Laure Lamaizière, directrice stratégie et performance de Lamie mutuelle : « Nous plaçons désormais la plateforme Opendatasoft au centre de notre stratégie data. »

Lamie mutuelle a mis en place la plateforme d'Opendatasoft pour centraliser l'ensemble de ses données sur les adhérents, les cotisations et les prestations. Ce socle commun ouvre la voie à de nombreux usages métiers et renforce la proximité avec ses adhérents.

PublicitéCréée en 1949 par les agents du ministère de la Coopération, Lamie mutuelle a évolué en fusionnant avec une mutuelle issue du ministère de l'intérieur en 2015. Lamie mutuelle propose des services de protection sociale, de complémentaire santé et de prévoyance, avec une expertise sur certains marchés spécifiques, comme les expatriés et la fonction publique. « Depuis 2015, nous avons renforcé notre diversification sur le monde des entreprises avec un mot d'ordre : préserver la qualité de service et la proximité avec nos adhérents, tout en conservant notre autonomie », indique Laure Lamaizière, directrice stratégie et performance de Lamie mutuelle.

En 2016, la direction de Lamie mutuelle s'est orientée vers un modèle économique hybride, en choisissant de disposer en interne de compétences et d'expertises clefs, à l'instar de beaucoup de petites mutuelles qui délèguent et externalisent ces fonctions. En revanche, la mutuelle a décidé de fonctionner par délégation de gestion sur les processus d'enregistrement des contrats, d'encaissement des cotisations et de paiement des prestations. « Notre modèle et nos relations commerciales sont aujourd'hui centralisés autour de trois partenaires : Almerys, WTW (Gras Savoye Willis Towers Watson) et Alan » explique Laure Lamaizière. Si ce modèle convient très bien à la mutuelle, il la conduit toutefois à avoir des données hétérogènes. « Nous avons la responsabilité de ces données, mais ce n'est pas nous qui les générons. Elles sont en effet issues des actes de gestion », pointe la directrice stratégie et performance. Avec cette organisation, la mutuelle recevait de ses différents partenaires une cinquantaine de fichiers différents chaque mois : une quinzaine sur les populations assurées, une dizaine sur les cotisations et le reste sur les prestations. Ces fichiers contenaient des informations similaires, mais retranscrites de façon différente. Ils étaient transmis sous plusieurs formes (fichiers Excel ou dépôts sur un serveur) et n'arrivaient pas à la même fréquence. « En 2018, nous avons décidé de revoir ce fonctionnement, car il n'était plus possible de recevoir autant de fichiers tous les mois », se souvient Laure Lamaizière.

Une montée en maturité sur le besoin

Entre 2018 et 2020, l'entreprise essaie de cadrer ses attentes, dans l'objectif de mieux centraliser et structurer ses données. Un premier essai avec un prestataire se révèle non concluant, « car nous étions à l'époque encore insuffisamment matures sur notre besoin », analyse Laure Lamaizière. En 2020, Lamie mutuelle noue un premier contact avec Opendatasoft et définit ses attentes « Nous étions beaucoup plus matures sur ce que nous voulions. Le projet précédent avait échoué, car nous nous étions focalisés sur les exigences réglementaires. Or ce n'était pas le bon levier. Notre cible était cette fois de construire un socle de données commun, afin de maîtriser nos données et de garder la proximité et la relation avec nos adhérents », explique Laure Lamaizière. « Etant responsables de nos données, nous souhaitions pouvoir en assurer le contrôle. Nous voulions une seule base, un socle uniforme et centralisé pour regrouper les données de tous nos fichiers, la population, les cotisations et les prestations. » Grâce aux échanges avec Opendatasoft, la mutuelle affine encore son besoin et les deux sociétés décident de travailler ensemble. « Nous étions leur premier client dans l'assurance. Les équipes d'Opendatasoft se sont montrées très réactives et curieuses de ce que nous allions faire de leur solution », relate la directrice stratégie et performance.

PublicitéAprès les premiers contacts, Lamie mutuelle renforce ses équipes, recrutant notamment un ingénieur full-stack juste avant la pandémie. « Opendatasoft nous fournissait la plateforme et les fonctionnalités associées, mais nous n'avions pas toutes les compétences en développement nécessaires pour porter le projet et exploiter les données », indique Laure Lamaizière. Une fois cet ingénieur arrivé, le projet a pu débuter. Après une série d'ateliers pour faire un état des lieux des fichiers et des données, l'équipe projet a créé un dictionnaire de données. Entre janvier et juillet 2021, Lamie mutuelle a démarré avec la plateforme, en se focalisant au départ sur un délégataire, Almerys. En septembre, WTW a été ajouté, puis Alan en janvier. « En interne, le projet a été porté par moi-même, avec la participation de Pierrick Butin, l'ingénieur full-stack que nous avons recruté, qui est aujourd'hui notre responsable IT », indique Laure Lamaizière. Pendant 2 à 3 mois, la mutuelle a aussi fait appel à son ancien responsable SI en tant que prestataire, celui-ci ayant accepté d'apporter son aide pour le lancement de la plateforme. Les délégataires ont également été embarqués dans le projet, mais plutôt dans une position d'observateurs.

Des rapports qui aident à faire évoluer les offres

Aujourd'hui, l'intégration des données dans la plateforme passe par un serveur sécurisé pour Almerys et Alan. Une fois intégrées, les données sont directement visibles sur l'espace adhérent, alimenté par Opendatasoft. Le rythme des échanges avec ces partenaires s'est accéléré, afin de disposer des données les plus récentes pour la prise de décision et la relation client / adhérent. Pour WTW, les échanges se font sur une fréquence mensuelle et reposent sur des fichiers Excel sécurisés, car ce délégataire gère notamment des contrats collectifs avec des appels de fonds mensuels. La plateforme propose également un certain nombre de rapports aux collaborateurs. « La vocation de la plateforme est d'être utilisée par tous », affirme Laure Lamaizière. « En amont du premier déploiement, nous avons travaillé avec les différents métiers de Lamie mutuelle, comme le marketing ou le contrôle de la délégation, afin de savoir quels rapports ils souhaitaient dans un premier temps. » Grâce à Opendatasoft, les employés disposent d'une vision globale du portefeuille de l'entreprise, mois par mois. « Nous avons des indicateurs sur l'évolution du nombre d'adhérents par mois et par type de portefeuille, d'autres sur l'évolution du chiffre d'affaires et sur les prestations. Nous avons aussi des rapports visuels qui permettent de descendre jusqu'au niveau de détail de l'adhérent (individu ou entreprise), dans le respect du RGPD et avec un accès contrôlé aux données », détaille la directrice stratégie et performance.

Une fois l'étape d'intégration des données brutes bien avancée, la mutuelle a voulu développer de nouveaux cas d'usages autour des données, en ajoutant d'autres sources. « Nous travaillons sur la souscription en ligne avec certains partenaires, comme lesfurets. Depuis deux mois, nous intégrons aussi les leads provenant de ces derniers, qui remontent à nos conseillers commerciaux via Opendatasoft. La plateforme nous apporte ainsi une vraie plus-value, en contribuant au développement de nos activités », souligne Laure Lamaizière. En 2022, la mutuelle a également mené un projet dénommé ODS 2, axé sur l'évolution des visuels associés à la plateforme. « Nous avons travaillé avec le marketing et la communication pour proposer des visuels permettant de comparer facilement les offres. Grâce à ceux-ci, nous pouvons constater en un clin d'oeil qu'une offre a très peu d'adhérents sur un niveau. Nous pouvons alors réfléchir à modifier ou supprimer ce niveau », illustre la directrice stratégie et performance. Les visuels sur les adhérents ont également été retravaillés. « Si nous observons qu'un adhérent a des dépenses de santé bien inférieures à son niveau de couverture, nous pouvons lui proposer une offre plus adaptée. Cela nous aide à faire évoluer nos offres et à être plus proches de nos adhérents. »

Un socle enrichi avec d'autres sources de données

Deux autres évolutions importantes sont également en cours. La première est le rapprochement avec les données comptables. « Début 2023, la plateforme a vocation à alimenter directement les états comptables, mais au préalable il faut mener un gros travail de nettoyage et de clarification des données. L'objectif premier est de gagner du temps et de fiabiliser les processus », pointe la directrice stratégie et performance. La deuxième évolution concerne les obligations réglementaires, qui interviennent dans deux processus de conformité importants. « Sur les assurances décès, nous avons une obligation sur la déshérence. Lors du décès d'un assuré, l'assureur a l'obligation de rechercher les bénéficiaires pour leur verser l'assurance », explique Laure Lamaizière. Pour cela, il existe des bases de données réglementaires qui recensent les bénéficiaires connus, afin de permettre un rapprochement avec les bases d'assurés. « Auparavant, ce processus était géré de façon manuelle, ce qui était très chronophage. Nous avons intégré ces bases dans Opendatasoft pour renforcer encore plus notre dispositif de suivi des obligations au titre de la déshérence », décrit la directrice stratégie et performance. L'autre processus concerne la lutte anti-blanchiment. « Dans le domaine de la santé, nous ne pouvons pas refuser une adhésion sur des critères comme le financement du terrorisme ou le blanchiment, mais nous avons obligation d'en informer les instances du gouvernement. Nous avions commencé à travailler sur ce processus en 2020. ODS nous a fait gagner en temps et en sécurité sur le traitement de ces données ».

Aujourd'hui, l'ensemble des collaborateurs de Lamie mutuelle utilisent la plateforme. « Ils sont en demande et amènent de nouvelles idées », souligne Laure Lamaizière, qui poursuit : « Nous plaçons désormais la solution au centre de notre stratégie de sécurité data, nous ne souhaitons plus que des données arrivent ailleurs. » Pour la directrice stratégie et performance, la réussite du projet s'explique par la conjonction de plusieurs facteurs. « D'abord, il a fallu un temps pour tout. En 2018 nous avions notre cible, mais nous n'étions pas assez matures. En 2020 nous étions plus exigeants, ce qui nous a rendus aussi plus crédibles dans notre relation avec Opendatasoft. Ceux-ci nous ont beaucoup appris, mais nous leur avons beaucoup appris aussi sur le secteur assurantiel. C'est un partenariat qui continue de très bien fonctionner » apprécie Laure Lamaizière. Selon elle, un autre élément important est qu'Opendatasoft a fait en sorte de rendre Lamie mutuelle autonome sur l'utilisation de la plateforme, ce qui laisse le champ ouvert à de nombreux autres cas d'usage.