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La planification budgétaire omnicanale de Thomas Cook désormais plus claire

Thomas Cook a réduit considérablement le temps de production de ses rapports.

En faisant appel à Anaplan, l'enseigne Thomas Cook est parvenu à gagner en visibilité sur sa planification et prévision budgétaire relative aussi bien pour ses activités agences de voyages que de commerce en ligne.

PublicitéThomas Cook est en pleine mutation : dans un monde de plus en plus numérique, l'Internet offre à chaque consommateur la possibilité d'être son propre agent de voyage. Pour rester compétitif, le voyagiste doit s'adapter grâce à la technologie, il a pu combler son écart non seulement sur le front end, mais aussi sur les processus de back-office. L'entreprise de voyage, autrefois familiale, a été l'une des premières à proposer un tour du monde organisé. Depuis, dans cette histoire plus que centenaire, Thomas Cook a traversé des nationalisations, des privatisations et des fusions acquisitions. Aujourd'hui, pour s'adapter au monde numérique, le voyagiste a fait appel à la solution cloud d'Anaplan pour harmoniser sa présence en dur dans le commerce de détail et ses nouveaux canaux de commerce électronique.

A Londres, lors de la conférence Anaplan Hub, Andrew Tye, responsable des projets de transformation financière chez Thomas Cook, a déclaré : « Grâce à Anaplan nous avons pu réaliser cette transition et disposer d'une capacité de décision rapide ». L'ambition de la solution SaaS d'Anaplan est de pousser les entreprises à transformer leurs processus de planification et de prévision financière en abandonnant l'usage des multiples feuilles de calcul Excel. « Auparavant, nous utilisions des feuilles de calcul pour le commerce de détail et d'autres pour le commerce électronique, mais sans possibilité de passerelles entre les deux », a déclaré M. Tye. Le voyagiste a réduit l'empreinte de son activité de détail, passant de 1000 boutiques, il y a cinq ans, à 600 aujourd'hui. « Pour autant, les ventes de séjours n'ont pas brusquement baissé de 40 % », a ajouté M. Tye. Mais si le commerce de détail est relativement facile à prévoir, les canaux en ligne comme Google Search, qui attirent de plus en plus l'entreprise, représentent de nouveaux défis en matière de planification.

SAP trop cher, IBM trop rigide

Désormais, avec la solution cloud d'Anaplan, le voyagiste peut appliquer des changements « beaucoup plus dynamiquement » et modéliser plus facilement l'impact de ces changements. Par exemple, Thomas Cook peut modéliser l'impact de la fermeture de boutiques sur son activité. « Nous regardons comment évolue la courbe des ventes au détail, et nous évaluons le nombre de clients que nous pouvons attirer en ligne », a expliqué M. Tye. « Plus important encore, auparavant deux personnes distinctes collaboraient sur les deux feuilles de calcul retail et on line, maintenant une seule personne utilise le modèle Anaplan ».

Thomas Cook est client d'Anaplan depuis deux ans. La plateforme lui servait d'outil simple pour améliorer et harmoniser son processus de prévision des réservations, quel que soit le canal. Andrew Tye a regardé un temps du côté de SAP, mais il a estimé que la solution de l'éditeur reviendrait trop chère. Thomas Cook utilise déjà le TM1 d'IBM, mais qu'il trouve trop rigide pour répondre à tous ses besoins. Au départ, l'entreprise a opté pour une approche dite « Lift-and-Shift », transférant ses feuilles de calcul Excel dans la plate-forme Anaplan sous un délai de trois mois. Depuis, Andrew Tye a modifié le modèle. De plus, lui et les utilisateurs finaux sont plus familiers avec l'outil, si bien que le temps de production des rapports a encore été divisé par deux. Auparavant, il fallait deux ou trois jours avant que l'équipe puisse utiliser un modèle Excel. « Dès le premier modèle, cette période a été réduite de moitié et elle a encore été divisée par deux avec le nouveau modèle », a déclaré M. Tye. Cela signifie que les services financiers peuvent commencer à organiser des « réunions de prévisions sur des données réelles » avec les entrepreneurs et « avoir une vraie discussion avec eux sur leurs prévisions », a-t-il ajouté.

Publicité Des tâches allégées et du temps de gagné

Déjà, de façon très concrète, Anaplan a permis à l'équipe financière de Thomas Cook de réduire considérablement le temps de remise des rapports aux cadres dirigeants. « Beaucoup de tâches ont été allégées », a déclaré Andrew Tye. « Nous venons de boucler notre plan financier pour l'année prochaine et il nous aurait fallu des semaines pour commencer à formuler des hypothèses pour l'année prochaine, sans parler de la mise en route elle-même. Maintenant, il suffit d'ajouter une année supplémentaire dans le modèle et changer quelques priorités et nous sommes parés. Nous étions déjà prêts à entamer des discussions sur le budget avec les cadres dirigeants ».

Depuis que la solution est en place, Thomas Cook utilise aussi Anaplan pour modéliser l'indemnisation des clients malades pendant leurs vacances. « Avec notre feuille de calcul Excel, le processus de déclaration des demandes de règlement pour maladie pendant les vacances était infernal », a expliqué M. Tye. « Il m'a fallu une journée et demie pour transférer la feuille dans Anaplan. Désormais, nous pouvons estimer le nombre de personnes malades et combien cela nous coûterait. Auparavant, il nous fallait une semaine pour éditer ce genre de rapport. Je peux dire que je n'avais jamais vu de gens aussi heureux de sortir une feuille de calcul Excel ! »

Scott Carey, IDG NS (traduit et adapté par Jean Elyan)