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La DGAFP automatise une collaboration interministérielle

La DGAFP automatise une collaboration interministérielle
Carole Millereux, adjointe cheffe de bureau à la DGAFP (à droite), a reçu mardi 7 juin 2022 le Grand Prix du Cas d’Or Service public numérique, en compagnie de Ronan Bertel, président d’Inagua (à gauche).

Pour le collaboratif inter-ministériel Gaïa, la DGAFP a choisi le BPM en SaaS DAMAaaS de l'éditeur Inagua.

PublicitéDepuis sa création en 1945, la DGAFP (Direction Générale de l'Administration et de la Fonction Publique) conçoit et met en place une politique d'ensemble de la fonction publique, en particulier dans le domaine des ressources humaines, jouant de fait un rôle de « DRH groupe » de l'Etat. Pour modifier les textes réglementaires en termes de GRH pour répondre aux demandes des différentes administrations d'État, il est nécessaire de suivre des processus associant les ministères concernés, la direction du budget (à Bercy) pour les aspects financiers et la DGAFP. Ces processus étaient lourds, lents, séquentiels et n'utilisaient que quelques outils techniquement obsolètes. La DGAFP a voulu mettre en place un portail, nommé Gaïa, pour automatiser et dématérialiser une gestion collaborative des demandes. Cet outil a reçu, mardi 7 juin 2022, le Grand Prix du Cas d'Or Service public numérique lors de la deuxième édition de ce palmarès.

Piloté par Carole Millereux, adjointe à la cheffe du bureau de la politique salariale et des rémunérations de la DGAFP (Direction Générale de l'Administration et de la Fonction Publique), le projet s'est basé sur la solution de BPM en SaaS DAMAaaS de l'éditeur Inagua. Ce portail Gaïa constitue un guichet numérique permettant de traiter avec une seule et même plateforme l'ensemble des demandes d'évolution des textes ministériels émises par les ministères. Le workflow automatisé avec gestion des alertes pour les personnes concernées à chaque étape permet à la direction du budget et à la DGAFP de travailler simultanément avec affectation aux bureaux concernés par le projet de modification réglementaire. La direction du budget vérifie les aspects et conséquences financières tandis que l'examen sous des angles plus juridiques et organisationnels est réalisé par la DGAFP.

Le projet a été mené en moins de trois mois. Gaïa a été conçu en mode agile avec six jours de travail commun de co-construction du service, en partant des besoins réels des métiers. Les processus métiers en place ont ainsi été digitalisés, facilitant les partages et accélérant les traitements. Dans un premier temps, l'outil a été testé avec le ministère de l'Intérieur. Désormais, l'heure est à la généralisation.

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