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L'Office de Propriété Industrielle de Monaco refond son SI en mode agile

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La Division de la Propriété Intellectuelle est, à Monaco, l'homologue de l'INPI français. En trois ans, ce service gouvernemental a refondu l'ensemble de son SI métier et ses procédures grâce aux méthodologies SCRUM et Kanban. Son RSI, Christophe Browarnyj, détaille le projet.

PublicitéCIO : Quel est le rôle de la Division de la Propriété Intellectuelle de la Principauté de Monaco ?

Christophe Browarnyj : A l'image de l'INPI [Institut National de la Propriété Intellectuelle, NDLR] en France, elle gère, pour le territoire de la Principauté, les brevets, marques et dessins/modèles. Chaque pays dispose ainsi d'un office ayant un statut propre et gérant la protection de la propriété industrielle pour son territoire uniquement. Une protection à Monaco suppose donc un dépôt à Monaco.
A Monaco, ce rôle de protection n'est pas dévolu à un institut comme l'INPI mais à un service du gouvernement rattaché à la Direction de l'Expansion Economique.
Nous gérons donc les dépôts nationaux et les registres des protections valides sur notre territoire. Au contraire des marques, les brevets doivent être renouvelés annuellement et représentent donc un volume plus important.
Si, bien entendu, il est possible de réaliser des dépôts indépendants dans chaque pays, un dépôt unitaire avec une procédure uniforme est possible auprès de l'OEB [Office Européen des Brevets, NDLR] pour être ensuite retranscrits dans certains pays européens dont Monaco. Le dépôt réellement unique n'existe pas encore mais 99% des dépôts réalisés à Monaco sont instruits à l'OEB.

CIO : Pour gérer cette protection, comment se constitue votre système d'information métier ?

Christophe Browarnyj : Nous avons un référentiel de données issu d'organismes tiers ou de dépôts nationaux, un workflow d'instruction et des outils pour la publication au Journal Officiel et la production des documents dérivés comme des attestations ou des recherches.

CIO : Pourquoi fallait-il refondre votre système d'information métier ?

Christophe Browarnyj : Le système précédent était en fin de vie. Bâti sur un modèle client-serveur, son moteur de gestion documentaire n'était plus commercialisé et nous rencontrions des problèmes de maintenance. C'était aussi l'occasion de revoir notre manière de travailler en harmonisant nos trois métiers : brevets, marques et dessins/modèles. Les personnels devaient devenir les plus polyvalents possibles.
Nous avons lancé un appel d'offres fin 2010 et, en 2011, nous avons retenu Jouve ITS pour nous accompagner. Cette entreprise avait d'entrée de jeu proposé d'adopter une méthode agile en cercles itératifs baptisée Scrum. A l'époque, nous ne connaissions Scrum et les autres méthodes agiles que de nom. Nous avons donc regardé ce qu'apportait concrètement cette méthode avant de l'adopter.

CIO : Et, donc, qu'apportait pour vous le mode itératif ?

Christophe Browarnyj : Notre cahier des charges donnait une définition précise des besoins initiaux mais sous forme de cas d'utilisation théoriques. De plus, le logiciel devait certes être utilisé en interne mais aussi en externe.
Nous voulions surtout éviter les cycles de décision trop longs. Nous testions donc les fonctionnalités au fur et à mesure de leurs livraisons. Les méthodes agiles sont par nature adaptatives. Nous pouvions dès lors réajuster le projet afin de coller à un nouveau besoin. Comme notre budget était une contrainte impérative, nous pouvions le cas échéant réduire un périmètre sur une fonction qui se révélait secondaire ou inadaptée.
Par exemple, nous avions prévu pour l'accueil des fiches détaillées qui ne se sont pas révélées pertinentes quand nous les avons testées avec les utilisateurs qui connaissent leur travail quotidien. Grâce à l'agilité dans le développement, après les retours terrain, nous avons adapté les fiches pour les rendre plus simples.

PublicitéCIO : Techniquement, comment, est construit le projet ?

Christophe Browarnyj : Nous avons utilisé le framework PHP Symfony et sa GED intégrée pour l'archivage documentaire. Cette technologie a notamment été choisie car nous pouvions la maintenir en interne.
Nous avions deux axes de développement : l'accueil public et le back office.

CIO : Comment avez-vous organisé le développement ?

Christophe Browarnyj : Le premier métier dont nous avons refondu le système était celui des marques. En effet, il fallait adapter l'existant rapidement suite à des modifications réglementaires. Cette première phase comprenait également le socle commun à l'ensemble des modules métiers. Du coup, les sprints, les itérations Scrum, ont été réalisés chacun sur un mois. La livraison finale a eu lieu au bout d'un an.
Nous avons ensuite développé le module des brevets et enfin, en développement ex nihilo faute d'un ancien module dédié, celui des dessins/modèles, à chaque fois avec des sprints de quinze jours car nous maîtrisions mieux la méthode Scrum et le socle était déjà construit. Les scénarios d'utilisations bâtis au cours des itérations de développements nous ont permis de scénariser les tests et de construire la documentation.
Nous avons refusé de réduire les sprints en dessous de quinze jours car il y a à chaque fois des temps de démonstrations et les équipes travaillant à distance devaient se rendre disponibles pour des vidéoconférences.
Enfin, nous avons mis en place progressivement la méthode Kanban pour rendre plus visible le travail interne quotidien.

CIO : Quel bilan tirez-vous de cette expérience d'agilité, notamment en terme de respect budgétaire ?

Christophe Browarnyj : Quoiqu'il arrive, le budget alloué ne pouvait pas être dépassé. L'agilité nous a permis de réviser les périmètres du projet et de nous adapter aux besoins réels des métiers pour respecter ce budget.
Le projet avait été planifié avec un budget précis et une durée de trois ans. Nous avons respecté ces contraintes.
Nous avons encore en cours la construction du site web de diffusion qui intégrera des informations et des services. Ce site a vu son cahier des charges évoluer grâce à l'agilité : en effet, il y a trois ans, personne ne pensait aux tablettes. Maintenant, il faut les prendre en compte.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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