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Jobteaser gère ses contrats fournisseurs avec de l'IA

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En utilisant la solution Hyperlex, Jobteaser a optimisé l'ensemble de la gestion des contrats fournisseurs notamment grâce à une analyse automatique.

PublicitéToute entreprise en plein développement connaît des moments de remise en ordre sur des sujets transverses connexes à son activité, seul coeur de ses préoccupations quotidiennes. Pour Jobteaser, il s'agissait de remettre de l'ordre dans la gestion des contrats. En tant que plate-forme de mise en relation et d'intermédiation (voir encadré), Jobteaser a deux types de contrats directement liés à son activité : d'un côté ceux avec les entreprises, ses clients, de l'autre ceux avec ses partenaires, universités ou écoles. Au coeur de son quotidien, ces contrats-là ne posaient pas de problème, même si une optimisation administrative était toujours possible. Restait une troisième catégorie de contrats : les nombreux contrats avec les fournisseurs. Les défauts des process en place amenaient un nombre croissant de difficultés voire de contentieux et une remise en ordre s'imposait.

« Pour les contrats commerciaux avec les entreprises, nous utilisons un devis, un lien avec les conditions générales de vente, c'est simple et géré avec signature électronique dans notre implémentation de Salesforce interfacée avec Docusign » indique Clémence de Perthuis, directrice juridique de Jobteaser. Elle ajoute : « de la même façon, les conventions avec les écoles relèvent d'un contrat standard et, là aussi, d'une gestion dans Salesforce. » Par contre, les fournisseurs, eux, n'ont rien de standard. Il peut s'agir de prestataires techniques intervenant sur le site web, d'hébergeurs web, de prestataires indépendants intervenants sur des événements, etc. « Pour les fournisseurs, les contrats sont très variés, très spécifiques, et devant gérer des questions comme la conformité RGPD, la propriété intellectuelle, etc. » relève Clémence de Perthuis.

Des process trop peu rigoureux

Or, dans la pratique, chaque service gérait les contrats avec ses fournisseurs, avec plus ou moins de bonheur. Outre les clauses sur le RGPD ou la propriété intellectuelle, des clauses de tacite reconduction, par exemple, ont généré des contentieux. Jobteaser a donc décidé de se doter d'un outil de gestion des contrats. Il en existe un certain nombre sur le marché mais c'est un SaaS qui a finalement été choisi : Hyperlex. Lors de la reprise des contrats actifs, 180 contrats ont été collectés. « En fait, le nombre de contrats monte très vite et l'une des difficultés du projet a bien été de recenser et récupérer tous les contrats fournisseurs » se souvient Clémence de Perthuis.

A la base, Hyperlex est un SaaS de gestion de contrats avec les fonctions ordinaires attendues de ce genre d'outils comme la gestion documentaire, le circuit de validation et d'approbation, etc. Clémence de Perthuis note : « il est très simple d'usage, contrairement à certains de ses concurrents. » Parmi les fonctions ordinaires, Hyperlex stocke les documents, gère les droits d'accès et assure des alertes (par exemple sur une reconduction tacite). De la même façon, il permet de générer des contrats à partir de contrats-types, de clausiers (ensemble de clauses-types mémorisées) et de suivre tout le process contractuel d'approbation, de signature, etc. Pour gérer les alertes, tous les outils de gestion de contrats proposent des champs de synthèse pour y insérer les éléments les plus importants comme une date de reconduction tacite.

Publicité« J'étais très sceptique »

« Nous avons réalisé un très grand comparatif des solutions disponibles et, sincèrement, j'étais très sceptique sur l'intelligence artificielle proposée par Hyperlex mais j'ai été agréablement surprise par les résultats » se rappelle Clémence de Perthuis. Classiquement, le contrat est scanné et inséré dans l'outil. L'OCR permet de traduire en texte ce scan et c'est là où l'intelligence artificielle entre en jeu pour reconnaître les types de clauses et créer les synthèses avec des liens vers les emplacements associés dans le document original. Clémence de Perthuis se réjouit : « cela nous fait gagner un temps précieux tout en permettant de vérifier et, le cas échéant, de compléter les synthèses opérées. » En plus, « l'esprit de Jobteaser correspondait plus à l'esprit d'Hyperlex qu'à celui d'éditeurs plus importants. »

En général, le contrat-source est issu du fournisseur. Mais l'outil permet cependant de stocker des clauses intéressantes dans le clausier, ce qui permettra de suggérer des modifications à l'autre partie d'un contrat futur. Hyperlex n'a été interfacé qu'avec Docusign, pour gérer la signature électronique et le stockage à valeur légal. Le stockage de travail s'effectue donc dans Hyperlex, celui avec valeur légale dans Docusign. En tant que SaaS, Hyperlex vend ses licences à l'utilisateur nommé (administrateur ou utilisateur de base) et à la fonctionnalité activée.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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