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EuropAssistance gagne du temps sur sa consolidation financière grâce à un SaaS

« Avec le mode agile de CCH Tagetik, le consolidateur est devenu un analyste, il est capable d’expliquer les chiffres », apprécie Maryline Sénéchal, senior advisor auprès du CFO groupe d’EuropAssistance. (Crédit : D.R.)

Pour optimiser le pilotage de sa performance financière, EuropAssitance a déployé dans le cloud l'outil de consolidation statutaire de CCH Tagetik, déjà mis en place chez Generali, sa maison mère. L'application utilisée dans une trentaine de pays a permis au groupe d'assurance de gagner beaucoup de temps en gardant la traçabilité sur les données.

PublicitéPour refondre sa consolidation statutaire et harmoniser ses outils de reporting, EuropAssistance a lancé fin 2015 un projet assez vaste, mené en 8 mois et mis en production au 2ème trimestre 2016. Le groupe d'assurance et de services d'assistance, filiale de Generali, regroupe 70 entités juridiques dans une trentaine de pays. La solution de reporting qu'elle utilisait jusque-là conduisait à remonter des fichiers Excel, chargés via un ETL. « Le consolideur passait son temps à collecter et à mettre en forme les informations mais il ne faisait plus son métier », nous a exposé Maryline Sénéchal, senior advisor auprès du CFO groupe et responsable du programme IFRS 17. « Et une fois les données dans Excel, nous avions perdu la traçabilité ». La modernisation de l'outil était nécessaire.

L'impulsion est partie du groupe Generali qui a implanté le logiciel de gestion de la performance de CCH Tagetik pour effectuer la consolidation au niveau de la holding. Dans un souci d'harmonisation, la solution a été également déployée par EuropAssistance, hébergée par l'éditeur du logiciel en mode single tenant (non mutualisée avec les autres clients) dans les infrastructures de cloud public d'AWS situées dans l'Union européenne. « Pour s'approprier l'outil, il y a une marche à monter car la technologie est un peu différente, mais lorsqu'on l'a comprise, un key user s'approprie facilement l'application », relate Mme Sénéchal. Au total, entre 80 et 90 utilisateurs se servent du logiciel, doté d'une « interface très moderne par son côté user friendly », décrit-elle. « Il y a trois consolideurs au niveau central pour les 70 entités juridiques et deux utilisateurs dans chaque pays ».

Des spécifications du métier vers la TMA

Dans le cadre du projet, des interfaces ont été installées entre le système de gestion SAP exploité dans le groupe et les outils de reporting. Elles permettent d'aller chercher la balance IFRS directement dans l'ERP. « Il n'y a pas de rupture de chaîne de la data, tout est automatisé », pointe Maryline Sénéchal. Le déploiement de Tagetik a grandement facilité la tâche du consolideur qui reçoit désormais l'information et peut faire ses états de reporting directement dans l'outil sans devoir passer par le département IT. « Il y a une certaine indépendance par rapport à l'outil », apprécie la responsable du projet en citant un exemple lié à la tierce maintenance applicative assurée par MeltOne. Le consolideur peut en effet faire une spécification précise à transmettre au partenaire de la TMA. « Nous gagnons ainsi beaucoup de temps », constate Mme Sénéchal. « En central, en fin d'année, nous gérons la consolidation à 3 personnes pour les 70 entités juridiques avec un décalage horaire de plus ou moins 6 heures. Nous finissons la clôture le 12 janvier ».

Publicité Toute la traçabilité est maintenue dans le système, souligne-t-elle. « Le consolidateur est partenaire financier, il ne perd plus son temps à chercher les données auprès des entités, il peut faire ses analyses, sign off et workflows de validation, est capable d'expliquer les chiffres... nous avons révolutionné le département Finance en cassant les silos. » En période de clôture, dans l'open space, tout le monde est impliqué. « Nous avons une traçabilité parfaite, lorsqu'il y a une question, nous remontons jusqu'à la comptabilité », explique Mme Sénéchal.

Un outil pour attirer les consolidateurs, profils recherchés

EuropAssistance utilise aussi la partie CDM [Collaborative Disclosure Management] de l'application, ce qui lui fait gagner 15 jours sur la clôture. « Aujourd'hui, la plaquette est rédigée grâce au CDM pluggé sur Tagetik, les chiffres s'alimentent tout seuls, cela limite les risques d'erreur et nous sommes très contents de la fluidité du reporting avec la maison mère, nous avons gagné du temps pour le passer sur l'analyse et beaucoup automatisé », souligne Maryline Sénéchal. Avant la mise en place de la solution, la réconciliation consolidation/controlling prenait plus de semaines, du fait des référentiels multiples. Elle s'effectue aujourd'hui en une journée. L'interface web de Tagetik permet d'organiser de façon très graphique une séquence de tâches que peut réaliser l'utilisateur, comme un logigramme pas à pas afin de ne pas oublier d'étapes. En central, on peut voir si le workflow est suivi et où en est l'utilisateur. Les liasses peuvent être visualisées en provisoire, mais le bon pour traitement n'intervient qu'avec le sign-off, « ce qui permet de rendre la responsabilité des données aux pays », souligne Mme Sénéchal.

Interrogée sur les difficultés rencontrées pendant la mise en oeuvre du logiciel, la responsable de projet évoque, assez classiquement, une certaine résistance au changement de la part d'un utilisateur clé. Son conseil est donc de préparer les équipes en amont. « Cela dit, au bout de trois ans, j'ai une adhésion totale de l'équipe de consolidation à la solution », rapporte Mme Sénéchal en constatant que le logiciel fait partie de ces outils modernes dont les jeunes utilisateurs sont friands. Un stagiaire a notamment été formé en deux mois sur la solution. Or, les consolidateurs sont un profil recherché et « il faut avoir des arguments » pour les attirer. En outre, cette adoption de l'outil est de bon augure pour aller plus loin. EuropAssistance envisage ainsi d'implanter le controlling sur la même plateforme, prévoit Mme Sénéchal. Un projet vers lequel pousse aussi le contexte réglementaire du secteur de l'assurance.

Concernant l'hébergement de la solution dans le cloud, CCH Tagetik propose aussi le choix de Microsoft Azure aux clients qui le préférerait à AWS. En mode single-tenant, les montées de version du logiciel ne sont pas automatiques, mais cadencées par le choix d'EuropAssistance et de Generali.