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Comment la région Grand-Est met à disposition des lycéens plus de 200 000 PC

A la rentrée 2019, près de 120 000 PC ont été distribués par la région aux lycéens.

Dans le cadre du programme Lycée 4.0, la région Grand-Est met à disposition de chaque lycéen un PC avec une gestion de parc précise. Pour l'instant, HP et Econocom fournissent les terminaux, la gestion du parc étant opérée avec GestMat de Kosmos.

PublicitéA côté de la responsabilité pédagogique incombant aux services académiques, les régions sont en charge des aspects matériels des lycées publics. Cela concerne évidemment les bâtiments mais pas seulement. En matière de numérique, la région Grand-Est fournit ainsi aux lycées le matériel, les outils « neutres » sur le plan pédagogique et les infrastructures (notamment le réseau). L'approche régionale est celle d'un éco-système numérique. « Bien entendu, nous sommes en contacts constants et la frontière n'est pas forcément très déterminée » précise Olivier Martin, directeur des Lycées de la région Grand-Est. Par exemple, le choix des manuels scolaires relève de l'Académie et des enseignants mais la Région a passé un marché avec un libraire pour faciliter l'achat de manuels numériques en ligne par les familles sur un portail dédié.

En 2017 a été amorcée une première phase pour le programme Lycée 4.0. La logique était alors celle du BYOD : la Région avait conclu un accord avec un constructeur pour obtenir des terminaux vendus à tarifs négociés : tablette, ordinateur ou ordinateur portable. Sous conditions de ressources, la Région pouvait également apporter une aide financière à l'achat de matériel. Approche simple et peu impactante pour la région, le BYOD reposait largement sur la volonté des familles. 49 lycées étaient, au départ, concernés. Au bout de deux ans, le bilan était mitigé. Olivier Martin relève ainsi : « cette approche BYOD avait ses limites. D'une part, beaucoup de gens ne s'équipaient pas. D'autre part, nous subissions les effets d'une grande diversité de machines. » Une autre approche a donc été développée à partir de 2019.

Les élèves de 355 lycées à fournir en équipement

A partir de 2019, la volonté a été clairement affichée de généraliser le programme Lycée 4.0 aux plus de 200 000 lycéens de la Région, scolarisés dans 240 lycées publics et 115 lycées privés. Tout d'abord, le programme a inclus un déploiement du wi-fi haut débit dans tous les établissements : 16 000 bornes ont été mises en place (les dernières sont encore en déploiement) dans les 240 lycées publics (les lycées privées restent autonomes sur les aspects matériels) avec une bande passante garantie de 250 Mbs. Côté poste de travail, tous les élèves, du public comme du privé, sont dotés d'un PC portable pour la durée de leurs études secondaires (soit trois ou quatre ans). La phase de démarrage implique que soient aussi dotés les élèves en première ou en terminale.

Il s'agit bien d'une mise à disposition : si l'élève change de région ou arrête ses études secondaires, il doit restituer l'appareil. Cependant, à la fin de son parcours secondaire, l'élève peut demander à conserver gratuitement le PC, ce qui peut lui être utile pour des études supérieures. « Nous avons mis au point le programme avec une large concertation, notamment des fédérations de parents d'élèves, et nous voulions éviter des dérives qui seraient apparues si on avait directement donné du matériel, telles que la revente, l'absence de soin, etc. » relève Olivier Martin. A la rentrée 2019, chaque établissement pouvait choisir une bascule plus ou moins importante (seulement pour les secondes, les premières ou les terminales, plusieurs classes ou tout le monde). A la rentrée 2000, la généralisation a été complète pour tous les lycéens.

PublicitéUne distribution à raison de 300 PC par heure

Le marché initial de 2019 concernait des HP 240G7, des portables avec écran 14'', un SSD de 128 Go, un processeur Intel Céléron, 4 Go de RAM, des logiciels pré-installées comme deux suites bureautiques (Libre Office et Office 365) et divers outils tels que les readers des principaux éditeurs de manuels scolaires numériques et un service après-vente de trois ans. Le marché a été conclu avec Econocom qui s'occupait de masteriser les PC, de les stocker et de les distribuer jusque dans les établissements. A la rentrée 2019, ce sont ainsi près de 120 000 PC qui ont été distribués. Le marché est actuellement en renouvellement pour la rentrée 2021 avec une livraison prévue de 70 000 à 72 000 machines. Ce renouvellement prévoit un lot du marché spécifique pour la distribution et de le confier potentiellement à une entreprise différente de celle assurant le reste des prestations. Par ailleurs, chaque lycée dispose d'un « FUP » (Fonds d'Urgence du Proviseur) représentant plus ou moins 4 % du nombre d'élèves de l'établissement, le FUP pouvant être réapprovisionné en cas de besoin.

La distribution s'effectue à chaque rentrée sur une quinzaine de jours, à partir d'environ une semaine après la reprise des cours (pour limiter la perturbation de la rentrée elle-même). Deux jours avant le début de la distribution, la liste des élèves est mise à jour et intégrée dans GestMat de Kosmos. Puis la distribution s'opère, pour un lycée donné, un jour précis. Deux jours auparavant, chaque élève reçoit une étiquette individuelle d'identification à code-barre. Il (l'élève majeur ou son tuteur légal pour les mineurs) doit également signer une charte d'engagement. Le jour dit, chaque élève passe successivement dans deux ateliers. Dans le premier, on lui remet une pochette de transport et on récupère un exemplaire de la charte d'engagement signé. Cela permet l'attribution d'un PC. Dans le second, on scanne l'étiquette d'identification de l'élève, l'étiquette d'identification du PC et GestMat associe les deux. « En 2019, nous avons atteint une moyenne de distribution de de 300 PC/heure » se réjouit Olivier Martin.

Savoir gérer les problèmes

Voilà pour les cas normaux. Mais, bien sûr, tout ne se passe pas toujours parfaitement. Si, pour commencer, l'élève n'était pas là lors de la distribution, le proviseur lui fournit un PC issu du FUP et l'indique dans GestMat pour lui attribuer. Au lieu que la machine soit affectée au lycée, elle le devient à l'élève. En cas de vol, il en est de même, « uniquement après fourniture d'un récépissé de dépôt de plainte » insiste Olivier Martin. En cas de casse, comme il s'agit d'une mise à disposition, donc d'un prêt, il appartient à la famille de le remplacer. Il est possible d'assurer la machine (même si certains assureurs font pour cela des difficultés). Sinon, l'élève peut racheter la même machine à prix négocié (aujourd'hui environ 350 euros). Les pannes du matériel sont gérées dans le cadre du service après-vente et il faut donc faire réparer. Lorsqu'un élève est temporairement privé de machine, le proviseur peut accepter de lui en prêter en déstockant à partir de son FUP.

Enfin, la Région dispose d'une centaine de chargés de maintenance informatique (CMI) répartis sur le territoire, chacun ayant à s'occuper de trois à cinq lycées. Les CMI s'occupent du matériel fixe de chaque établissement mais aussi de l'assistance utilisateur. Olivier Martin précise : « l'assistance utilisateur n'est pas l'apprentissage, qui relève du rôle éducatif donc de l'Education Nationale ». Pour terminer, quand un élève restitue son appareil, celui-ci est remasterisé manuellement et il alimente le FUP.