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Christian Thomas (DSI de Viapost) : « nous avons désormais une vision 360° des données financières et opérationnelles »

Christian Thomas, DSI de Viapost, voulait une solution pour consolider rapidement des données d’origines diverses.

Pour traiter des données diverses, notamment issues de son SAP ECC 6 sous Oracle, Viapost a eu recours à SAP BW/4Hana et à Microsoft PowerBI.

PublicitéFiliale à 100 % du groupe La Poste via la holding SofiPost, Viapost est un opérateur logistique qui propose une large palette de services allant de la préparation de commandes au tri des colis importés au travers de ses 57 sites logistiques en France. L'entreprise génère ainsi un chiffre d'affaires de 510 millions d'euros. Historiquement, l'entreprise utilise un ERP SAP ECC 6 avec base de données Oracle pour la gestion logistique et les finances avec Business Object pour le décisionnel. A ce coeur de SI s'ajoute des applications métier diverses, le tout étant hébergé localement dans les datacenters du groupe. Mais la société recourait à beaucoup de manipulations manuelles pour consolider des données diverses, parfois traitées dans des fichiers Excel intermédiaires, afin de réaliser ses tableaux de bord de pilotage et de prévisions d'activité. « Il y avait un risque évident d'erreurs et de manque de cohérence entre versions qui circulaient par mail » reconnaît Christian Thomas, DSI de Viapost. Il ajoute : « les données pouvaient être saisies dans des logiciels métier (suivi de production, gestion des temps... développement spécifique interne) mais ensuite ressaisies dans Excel pour être traitées dans le décisionnel ».

Un projet a donc été mené à partir d'Avril 2019 pour industrialiser le décisionnel. L'enjeu était bien d'automatiser la production de rapports tout en facilitant la manipulation des données par les métiers. Le projet a d'ailleurs été l'occasion d'introduire une approche agile intégrale chez Viapost. Le décisionnel y repose sur trois axes : la production, la qualité et la finance. « Après étude du marché, nous avons choisi une solution SAP car une grosse part des sources sont dans SAP et, en plus, cette solution a la capacité d'intégrer des données hétérogènes » justifie Christian Thomas. En l'occurrence, il s'agit de BW/4Hana.

Une intégration directe des données

Christian Thomas se réjouit : « nous avons désormais une vision 360° de données financières et opérationnelles, en temps réel et automatiquement ». BW/4Hana intègre en effet directement les données à partir des logiciels sources, sans avoir à ressaisir ou exporter dans Excel. Ce projet a également constitué deux « premières » pour Viapost. D'abord, le choix de BW/4Hana est aussi une première brique sous Hana pour Viapost. Une migration de ECC 6 vers S/4Hana est en effet envisagée à l'horizon de 2021. Par ailleurs, il s'agit d'une première implémentation des méthodes agiles dans le groupe. « Nous inaugurons ainsi l'agilité ! » s'enthousiasme Christian Thomas.

Pour la génération des rapports, une autre étude de marché a été menée avec des tests utilisateurs. Trois produits ont été soumis aux utilisateurs : SAP bien sûr, Tableau et Microsoft PowerBI. Le choix s'est porté sur la solution de Microsoft, essentiellement pour des questions d'ergonomie. « Sur cette couche reporting, pas de soucis d'agilité » pointe le DSI.

PublicitéUne agilité perfectible

Par contre, si l'appropriation est réelle pour ce reporting, la couche BW, elle, requiert des compétences pointues rares. Christian Thomas relève : « modifier les agrégats est aujourd'hui trop lourd. Il faut donc que le métier soit mûr sur son besoin avant que l'équipe de la DSI paramètre BW. » L'agilité pourrait donc être améliorée.

A ce jour, une soixantaine d'utilisateurs sont répartis sur 14 sites, à raison de trois ou quatre par site et une dizaine de contrôleurs de gestion. Les onze tableaux de bord existant vont être progressivement complétés, un nouveau tableau étant prévu par cycle de trois semaines. Ces tableaux de bord sont utilisés pour l'animation des réunions matinales, avec les données de la veille et les prévisions de la journée qui s'annonce. Le contrôle et le pilotage de l'activité est donc facilitée. Les mêmes tableaux sont utilisés dans les réunions de direction.