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Stéphane Deroeux (Welljob) : « la dématérialisation permet aussi de développer la satisfaction des intérimaires »

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Le réseau d'agences d'intérim Welljob dématérialise tous ses documents à valeur probante (contrats, factures...) avec Coffreo. Outre baisser les coûts, cette implémentation facilite la vie des intérimaires et va permettre l'émergence de nouveaux services.

PublicitéL'intérim et la gestion externalisée des emplois ne se limitent pas à quelques grands réseaux aux chiffres d'affaires se comptant en milliards d'euros (Adecco, Manpower, Randstad...). Outre les sociétés locales ou régionales, il existe des réseaux intermédiaires de quelques dizaines d'agences. Parmi celles-là, Welljob dispose de 48 agences en propre et de filiales spécialisées dans la formation, le placement en informatique ou le digital. Pour Welljob, société qui tient à son indépendance et à une croissance purement organique, faire face à une concurrence importante passe notamment par l'innovation et le numérique.

Les objectifs de ces innovations numériques sont, bien entendu, d'abord de baisser les coûts et d'accroître l'efficacité de l'agence d'intérim. Mais il s'agit aussi d'améliorer les services rendus tant aux entreprises clientes qu'aux intérimaires (actuels ou potentiels). Et certains de ces services peuvent constituer des innovations de rupture. Par exemple, la filiale HucLink déploie actuellement au niveau national des bornes interactives dans des « lieux de vie » (galeries commerciales, gares SNCF...) pour que la recherche d'emploi puisse se faire dans ces endroits de passage au lieu de ne reposer que sur des applications mobiles peu utilisées. Soutenue par BPI, cette filiale permet de pourvoir en priorité des offres de proximité, notamment auprès de personnes qui ne sont pas en recherche active. « Notre approche est de d'abord mettre en place des briques sur un périmètre actuel avant de réutiliser ces briques éprouvées pour les nouveaux services développés de façon agile » indique Stéphane Deroeux, co-gérant fondateur de Welljob.

Pouvoir tout faire en ligne

Dans l'intérim ou le placement, les agences sont des intermédiaires entre deux interlocuteurs : d'un côté les entreprises ayant recours à la main d'oeuvre placée, de l'autre les salariés (intérimaires ou non). Dans l'intérim, le contrat de travail est signé entre l'agence d'intérim et le travailleur, l'agence signant un contrat commercial avec l'entreprise qui va effectivement employer le personnel. Il s'agit également d'adresser des factures à l'entreprise et des bulletins de salaires au travailleurs. Stéphane Deroeux se souvient : « jadis, les contrats comme les factures étaient imprimés, pliés, mis sous enveloppes, timbrés puis envoyés à La Poste... De même, quand l'intérimaire avait besoin d'un document, notamment un bulletin de salaire égaré, ou pour signer un contrat, il devait repasser à l'agence. »

En déployant la solution Coffreo en Novembre 2018, reliée au système d'information du réseau d'intérim par des API, toutes ces lourdeurs ont disparu. Tous les documents sont générés de manière nativement numérique, stockés et signés de façon dématérialisés. Il s'agit aussi bien des contrats clients, des contrats intérimaires, des fiches de paye, des factures... « Les clients comme les intérimaires peuvent désormais tout faire en ligne » se réjouit Stéphane Deroeux. De la même façon, il n'est plus nécessaire de « descendre aux archives » pour retrouver des documents, par exemple en cas de contrôle de l'inspection du travail. Un simple tri en ligne suffit.

PublicitéDévelopper la satisfaction des intérimaires

Parmi les critères importants du choix, outre les habituelles force probante et préservation de celle-ci, le cloisonnement des données est bien entendu garanti. Les droits d'accès sont strictement individuels. L'intérimaire possède ainsi un compte unique qui peut être utilisé pour d'autres sources de données que Welljob, y compris d'autres réseaux d'agences d'intérim. Il peut ainsi retrouver dans un endroit unique la totalité de ses bulletins de paye et attestations diverses... si chaque agence utilise Coffreo. « Cette solution est celle qui est le plus souvent déployée dans les réseaux d'agences d'intérim et c'est donc un critère important également pour la choisir » souligne Stéphane Deroeux.

En effet, si, bien entendu, la dématérialisation entraîne une nette réduction des coûts en papier, encre, timbres, enveloppes, main d'oeuvre, entretien d'imprimantes, etc., elle permet surtout d'améliorer la qualité du service rendu, tant aux clients entreprises qu'aux intérimaires. Stéphane Deroeux se réjouit :  : « la dématérialisation permet aussi de développer la satisfaction des intérimaires ». Ne plus avoir à se déplacer pour apposer une signature est, aujourd'hui, une nécessité. Surtout que les intérimaires sont généralement inscrits dans plusieurs réseaux et que les satisfaire est important pour s'assurer de leur fidélité, surtout sur des profils très demandés.

Innover avec technologie éprouvée sur un premier périmètre maîtrisé

Malgré tout, il n'est pas possible d'imposer le choix de la dématérialisation. La solution choisie permet donc de continuer d'utiliser le papier si cela s'avère nécessaire. Certains interlocuteurs ne sont en effet pas suffisamment à l'aise avec le numérique. Et, bien entendu, la solution a son coût propre. « Si 60 à 75 % des clients adoptent la dématérialisation, le coût direct réel de la gestion documentaire baisse de 35 % » précise Stéphane Deroeux.

La solution Coffreo a donc été testée avec succès pour la dématérialisation dans le périmètre habituel de fonctionnement. Désormais éprouvée et opérationnelle, cette technologie va trouver un autre usage dans un nouveau service que Welljob est en train de développer. Il s'agit d'une plateforme de dématérialisation globale du recrutement avec proposition d'offres en fonction d'une analyse des missions antérieures puis génération automatisée du contrat avec l'entreprise cliente, du contrat de travail de l'intérimaire, de la déclaration unique d'embauche (DUE), des factures, des attestations employeurs pour Pôle Emploi... Cette plateforme, baptisée Waipe, est en cours de développement en mode agile, en l'occurrence avec la méthode Lean Start-up.

Article rédigé par

Bertrand Lemaire, Rédacteur en chef de CIO

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