Stratégie

Six façons de restructurer l'IT pour une productivité maximale

Paul McCarthy, directeur principal des applications globales chez Liberty Mutual Insurance : « Le no code permet à davantage de personnes au sein d'une organisation d'être productives dans la fourniture de capacités. »

Pour améliorer la productivité de l'IT, les DSI repensent la façon dont le travail s'effectue, en modifiant les modèles d'exploitation ou en privilégiant une approche plus transversale de la collaboration. Voici six bonnes pratiques pour une productivité IT maximale, recensées par CIO États-Unis.

PublicitéMaximiser la productivité organisationnelle est un objectif pour tout DSI. Malheureusement, relativement peu de responsables IT sont capables de mener leurs départements vers une production maximale, ou même de reconnaître le succès une fois ce niveau atteint. Construire une organisation IT hautement productive nécessite un DSI doté d'un éventail d'attributs, à la fois perspicace, persévérant et créatif. Cela demande également une équipe flexible et adaptable, prête à développer de nouvelles approches pour relever aussi bien les défis persistants que nouveaux. Voici six conseils pour bien démarrer dans cette voie.

1. Actualiser le modèle d'exploitation IT

Il faut commencer par déterminer comment et où l'informatique ajoute de la valeur à l'entreprise, explique Valence Howden, directeur principal de la pratique CIO de la société de conseil IT Info-Tech Research Group. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour comprendre les capacités dont le service a besoin pour accomplir sa mission et comment celles-ci se combinent et interagissent. Ensuite, il s'agit d'ajuster les opérations en fonction de la manière dont l'organisation doit fonctionner. Les équipes agiles, par exemple, se structurent différemment des équipes traditionnelles ou centrées sur les produits/services, note Valence Howden. « Vous devez également aligner votre gouvernance sur la nouvelle structure pour vous assurer que celle-ci est efficace, et modifier vos indicateurs de performance », ajoute-t-il.

La meilleure façon de mettre en oeuvre ce modèle est de bien comprendre ce que l'organisation IT essaie de faire - sa proposition de valeur, et ce qu'elle offre. « Utilisez ces informations pour déterminer à quoi l'informatique doit ressembler afin d'atteindre ces objectifs. Cela vous donnera un point de départ solide pour restructurer votre organisation IT », conseille Valence Howden. « Cela vous aidera également à identifier des lacunes ou des opportunités qui peuvent nécessiter de nouvelles capacités IT. » Valence Howden affirme qu'un modèle opérationnel à jour ouvrira la voie à une productivité maximale, en garantissant une IT pleinement engagée à répondre aux besoins de l'organisation et alignée en termes de rapidité et de méthodes de travail. « Une productivité qui n'est pas alignée sur les objectifs organisationnels a une valeur limitée », note-t-il.

2. Envisager une approche matricielle et transversale

Ola Chowning, partenaire de la société de recherche et de conseil en technologie ISG, rapporte que de nombreuses organisations IT adoptent une approche matricielle de l'amélioration de la productivité en créant des structures hiérarchiques à deux niveaux. Le premier est une structure hiérarchique fixe, qui se concentre sur le développement par domaine et la carrière. Pendant ce temps, une seconde ligne hiérarchique plus souple se concentre sur le travail quotidien et la valeur/les résultats métiers au sein d'une équipe alignée sur une capacité métier spécifique. « La productivité individuelle est principalement abordée dans le second niveau, qui se concentre sur la livraison orientée produit/entreprise dans de petites équipes interfonctionnelles », dit-elle.

PublicitéL'approche d'Ola Chowning utilise des mesures de performance et de productivité par équipe, au lieu d'essayer de s'appuyer sur la performance individuelle, qui a tendance à être difficile à mesurer et n'a que peu d'influence sur l'efficacité de l'équipe ou les résultats métiers. « Cela permet aux équipes de se concentrer de façon durable sur la valeur métier et de gérer la demande pour un ensemble spécifique de parties prenantes, ce qui se traduit par une réponse plus directe, où le métier gère les priorités », explique Ola Chowning. Plutôt que d'arbitrer entre plusieurs priorités rivales, l'équipe se concentre sur un seul groupe de parties prenantes et, par conséquent, son temps de réponse et sa productivité sont beaucoup plus élevés pour ce groupe.

Au sein de l'équipe elle-même, le travailleur le plus efficace et le plus efficient peut être placé sur la tâche la plus importante, ce qui améliore l'efficacité de l'équipe et améliore continuellement la productivité. « Cela incite également les membres de l'équipe à apprendre les tâches des autres, de sorte que lorsque la personne la plus efficace pour une tâche n'est pas disponible, d'autres peuvent intervenir efficacement et la productivité globale de l'équipe en souffre moins », explique Ola Chowning. « Cette approche favorise également le travail d'équipe, puisque tous les membres de l'équipe sont incités à contribuer à toutes les tâches, et elle peut supprimer le fardeau de la compétition pour la progression de carrière au sein de l'équipe », note-t-elle.

3. Opter pour le no code

Adopter le développement no code peut ouvrir la voie à un service IT plus agile, plus efficace et plus réactif aux besoins continus de l'entreprise. « L'utilisation d'outils no code permet aux équipes de livraison d'accélérer l'adoption de capacités intégrées, à travers un prototypage rapide qui permet la création de logiciels fonctionnels en quelques heures seulement », explique Paul McCarthy, directeur principal des applications mondiales chez Liberty Mutual Insurance. « Cela offre de réelles possibilités pour transformer une idée, du concept au prototype jusqu'à une fonctionnalité métier déployable dans un délai très court - des heures et non des jours. »

Paul McCarthy note que si les développeurs citoyens et les ingénieurs logiciels traditionnels partagent généralement des compétences de base équivalentes, les connaissances techniques approfondies dont un ingénieur logiciel a besoin pour utiliser les plates-formes de développement traditionnelles ne sont pas nécessaires pour le développement no code. « Cela permet à un plus large éventail de personnes au sein d'une organisation d'être productives dans la fourniture de capacités », souligne-t-il.

4. Construire un alignement IT-métier

« Examinez la base de talents de votre organisation et créez des équipes qui reflètent une diversité de pensées, de compétences et de perspectives », conseille James Hannah, CIO mondial et vice-président senior de la supply chain dans la société de gestion des services IT General Dynamics Information Technology (GDIT). « En vous alignant de cette manière, vous pouvez collaborer avec différents métiers et comprendre ce dont ils ont besoin pour réussir. »

James Hannah confie qu'il encourage son équipe à prendre des responsabilités, non seulement ans un but de productivité, mais pour collaborer dans toute l'entreprise. « Nous travaillons en partenariat avec des dirigeants de l'ensemble de l'entreprise, qu'il s'agisse des ressources humaines, des finances ou de tout autre service, afin de mieux comprendre les personnes, les processus et les technologies en place », explique-t-il. James Hannah note que cet alignement collaboratif profite à l'ensemble de l'entreprise, la rendant plus agile et efficace. « Par exemple, si vous souhaitez répondre aux besoins de votre entreprise en termes de recrutement, il vous faut comprendre comment le service des ressources humaines recherche des talents, attire des personnes et les maintient engagés tout au long de leur carrière », suggère-t-il. « Une fois que vous avez compris la chaîne de valeur, alignez votre organisation IT pour répondre au mieux aux besoins de chaque service. »

Maintenir un dialogue ouvert est la clef d'un alignement IT-business prospère. « La capacité à avoir des conversations difficiles avec vos parties prenantes pour vous assurer d'atteindre collectivement les résultats requis par l'entreprise est essentielle au succès des projets et de l'organisation », estime James Hannah. Cet objectif s'atteint en créant une équipe qui possède des points de vue diversifiés. « Si votre équipe est composée de personnes qui pensent toutes de la même façon, vous n'aurez pas les échanges d'idées ou les conversations qui mènent à de meilleures solutions », explique-t-il.

5. Éliminer les réunions inutiles

« Arrêtez de programmer des stand-up meetings », exhorte Anita Williams Woolley, professeure agrégée de comportement organisationnel et de théorie à la Tepper School of Business de l'Université Carnegie Mellon. « Faites en sorte que les points et discussions asynchrones soient la valeur par défaut », conseille-t-elle. Faites le calcul, suggère Anita Williams Woolley. S'il y a une douzaine de personnes à une réunion, écoutant chaque participant présenter un point de cinq minutes sur son projet, la réunion durera environ une heure, consommant 60 heures des ressources humaines de l'organisation, explique-t-elle.

Anita Williams Woolley calcule que la plupart des adultes instruits peuvent lire des informations au moins cinq fois plus vite qu'en écoutant des rapports présentés oralement. « Et cela ne tient pas compte du fait que lorsque vous lisez, vous pouvez survoler et ignorer des choses que vous connaissez déjà », note-t-elle. Si l'on croise cette vérité avec le fait que la plupart des orateurs ne parviennent pas à exprimer des idées d'une manière aussi organisée que des informations écrites, il est facile de comprendre pourquoi les réunions - à la fois physique et virtuelles - sont des tueurs de productivité. Si, au lieu de cela, chaque participant à la réunion rédige un bref rapport, Anita Williams Woolley estime qu'il faudrait à chacun moins de 15 minutes pour lire tous les rapports, soit un total de trois heures de ressources humaines dépensées. « Et si vous incluez le fait que les gens passent peut-être 20 minutes à écrire leur mise à jour, chaque personne n'y consacre qu'un peu plus d'une demi-heure au total, contre une heure autrement. »

6. Construire un service IT polyvalent

Les organisations IT embauchent davantage d'employés axés sur les métiers et le secteur d'activité, observe Dan Kirsch, directeur général de la société de recherche et de conseil Techstrong Research. « Bien que ces employés n'aient peut-être pas de formation en informatique, ils comprennent l'impact de l'IT sur l'entreprise et ont également un aperçu du secteur », explique-t-il.

Pour suivre le rythme de l'évolution des tendances et des besoins des métiers, une diversité de pensée est nécessaire. « De nombreuses organisations IT dans les entreprises ont établi des pratiques de rotation des futurs leaders dans les départements métiers, afin qu'ils puissent mieux comprendre les pressions auxquelles ces derniers sont soumis », note Dan Kirsch. « La solution technologique la plus magnifiquement architecturée n'aura aucune crédibilité si les équipes métiers n'y adhèrent pas. » Les décideurs IT doivent devenir des maîtres de l'engagement pour leur propre organisation, ainsi que pour les métiers, depuis la direction jusqu'en bas. « Les DSI les plus performants comprennent les gens, le métier, la technologie et des aspects bien au-delà de leur contrôle, comme les tendances environnementales, sociétales et politiques », observe Dan Kirsch.

Article de John Edwards / CIO États-Unis (Adaptation et traduction par Aurélie Chandèze)