Projets

Le Groupe Bernard refond sa capture de documents

Jean-Loup Lemonnier, dg du Groupe Bernard, mise sur la capture de documents

Le Groupe Bernard, spécialiste lillois du traitement de documents, refond leur capture avec Kodak Alaris.

PublicitéBasé à Marcq en Baroeul, près de Lille, est un spécialiste du traitement de documents pour ses entreprises clientes : gestion d'abonnements ou de dons, traitement des factures fournisseurs ou de commandes e-commerce, enquêtes sociales, cartes privatives et gestion des encaissements. Ce qui représente 200 000 courriers traités chaque jour, cent millions de documents par an, un million et demi de dons, six millions de factures dématérialisées par an, quatre millions de plis adressés chaque année.

Derrière ce schiffres, Groupe Bernard doit sans cesse augmenter sa flexibilité. Elle a donc mis au point un projet de capture de documents qui doit répondre à trois impératifs : l'engagement auprès des clients, la recherche d'une traçabilité permanente et le besoin d'agilité. C'est Kodak Alaris qui a été choisi pour mener le projet. Le prestataire a recommandé trois scanners de tri haut volume IBML ImageTrac (IT 5, IT 3EX et IT APP). Ils permettent de gérer des fonds documentaires très hétérogènes, ont peu de contraintes techniques et possèdent une grande vitesse de traitement. Ils peuvent aussi lire à la volée les codes-barres.

Deux scanners en back up

Le Groupe Bernard s'est également équipé en back up de deux scanners IBML DS 1085, commercialisés par Kodak Alaris, pour avoir une capacité permanente de traitement sans interruption. Le choix d'une solution de capture de documents est un élément pour mieux servir les clients a souligné le directeur général de Groupe Bernard, Jean-Loup Lemonnier.

Une fois les documents numérisés, ils sont stockés. Ils contiennent en effet des informations sensibles, des coordonnées bancaires par exemple, susceptibles de répondre à des règlementations particulières sur leur traçabilité. Ils restent alors quinze jours dans les locaux avant d'être envoyés dans des centres d'archives. Les images numérisées, elles, dépendent des contrats passés entre le Groupe Bernard et ses clients. Dans la majorité des cas, elles sont livrées avec les métadonnées associées. Elles peuvent également être hébergées et accessibles via un logiciel de consultation à distance ou encore conservées dans un coffre électronique.