Projets

Joncoux mise sur une solution de gestion de projets unique pour toutes ses directions

François-Xavier Lejeune, responsable des systèmes d’information du groupe Joncoux : « Nous avons eu une obsession pour la conduite du changement. »

Entreprise industrielle spécialisée dans les conduits de fumée, Joncoux s'est doté d'une plateforme de gestion de projets commune à la DSI, au marketing et aux autres métiers, choisissant la solution de Virage Group.

PublicitéRattaché au groupe Sphering, un spécialiste des conduits de cheminées et systèmes de ventilation, Joncoux est un fabricant français de solutions de fumisterie pour le chauffage central et d'agrément, depuis les appareils jusqu'à la sortie de toit. L'entreprise possède deux sites principaux de production, à Rennes, Charleville-Mézières. Pour améliorer ses pratiques de gestion et de pilotage, tout en facilitant le partage d'information, Joncoux a décidé de mettre en place une plateforme de gestion de projets commune à tous ses métiers. François-Xavier Lejeune, responsable des systèmes d'information du groupe Joncoux, et Stéphane Renot, chef de produit Fumisterie chez Joncoux, sont revenus sur cette démarche lors d'un webinaire organisé par Virage Group, le 27 mai 2021.

« Dès mars 2018, nous avons identifié le besoin d'un outil de gestion de projets », relate François-Xavier Lejeune. « Le responsable du processus de développement de produits rencontrait des difficultés de partage d'information, tandis que de mon côté, je constatais un trop grand nombre de canaux de remontée d'information, avec une multiplication des outils. Cela se traduisait par un éparpillement de l'information assez problématique », explique-t-il. Même au niveau IT, il s'avérait difficile de gérer en parallèle de gros projets tout en assurant le maintien en conditions opérationnelles et le support. La DSI a alors rédigé un cahier des charges. Dans une volonté de définir les besoins de façon partagée, celui-ci a été diffusé sous la forme d'un sondage de 150 questions, auprès d'une trentaine de collaborateurs représentant les différents métiers de l'entreprise. « Nous nous sommes d'emblée concentrées sur la conduite du changement, car nous voulions que ce soit un projet collaboratif, partagé par le maximum de services », explique le responsable SI. Celui-ci se dit convaincu que pour ce type de démarche, « on ne peut pas contraindre les utilisateurs, il faut les convaincre. » Dans cette optique, l'équipe chargée du projet a préféré prendre le temps de s'adapter aux différents interlocuteurs plutôt que de brusquer les choses, permettant au besoin de maturer lentement.

Laisser de la flexibilité

Une fois les besoins recueillis et analysés, Joncoux a lancé un appel d'offres en janvier 2019. À l'issue de celui-ci, en juin 2019, l'entreprise a décidé de se tourner vers la solution de gestion de projets de Virage Group, optant pour le mode SaaS afin de pouvoir monter en puissance de façon progressive. Un pilote a ensuite été lancé en novembre, en démarrant avec un périmètre restreint à deux services, l'IT et le marketing. L'équipe a pris le parti de rester au plus près des fonctionnalités standards de la solution. « Nous avons effectué un préparamétrage pour structurer l'outil, afin qu'il reproduise les principes de gestion de projet que nous appliquions, tirés de Prince2 et PMBOK », détaille Stéphane Renot. Ensuite, la solution a été élargie à d'autres fonctions, pour intégrer les premiers projets, notamment sur le développement de produits. Entre février et mai 2020, une quinzaine de collaborateurs ont ainsi pu commencer à s'approprier l'outil. « Avec cette étape, nous avons à la fois validé le choix de l'outil et son usage », pointe le chef de produit. Au total, ce pilote s'est étalé sur environ six mois.

PublicitéLe déploiement a démarré en juin 2020, pour s'achever en octobre. À l'heure actuelle, toutes les directions utilisent l'outil, depuis les ressources humaines en passant par la direction financière et la direction générale, ce qui représente 78 utilisateurs au total. « Tous les services de support sont aujourd'hui équipés, à l'exception de nos forces commerciales qui disposent d'une solution de CRM », précise Stéphane Renot. Chaque direction dispose d'une certaine flexibilité, afin de s'approprier l'outil et de l'utiliser de façon adaptée à ses pratiques. « Nous n'imposons pas une méthode rigide de gestion de projets. Permettre à chaque métier d'avoir ses propres usages a beaucoup contribué à l'adoption », analyse Stéphane Renot. Par exemple, des gabarits ont été mis en place pour les projets de développement de produits, alors que l'IT a opté pour un cadre plus léger, ses projets étant très différents de l'un à l'autre. A l'échelle de l'entreprise, la solution a fluidifié les échanges d'information, facilitant en particulier la collaboration sur les projets transversaux. « Nous avons encore beaucoup de possibilités à exploiter », note Stéphane Renot.

Des évolutions pour faciliter la collaboration

Pour assurer une véritable appropriation, neuf mois ont été consacrés à une conduite du changement ciblée. Cinq leviers ont contribué à l'accompagnement des utilisateurs. Le premier, qui peut sembler évident, est la formation. Mais il ne s'agit pas seulement de formation sur l'outil. « Certains métiers n'étaient pas habitués à la méthodologie de gestion de projet », souligne le responsable SI. L'aide à la reprise de données et le support utilisateur ont également joué un rôle important dans l'adoption, des étapes souvent faites en face à face. « Cela a demandé du temps, mais nous a permis d'embarquer des collaborateurs qui étaient éloignés des approches de gestion de projet », observe François-Xavier Lejeune. Durant le déploiement, des groupes de partage de bonnes pratiques ont également été mis en place, avec des formats courts, mais récurrents. Enfin, des formations plus cadrées, par groupes de 5 à 7 personnes, ont été instaurées, afin de permettre aux utilisateurs de se perfectionner sur la gestion du planning, le suivi des ressources ou du budget. « Ces formations et rencontres ont souvent été faites en Teams, car ces étapes ont eu lieu pendant les confinements », indique le responsable SI.

Pour suivre l'adoption de la solution, Joncoux disposait de deux indicateurs clefs : le nombre d'utilisateurs, ainsi que le nombre de connexions à la plateforme. Celui-ci a grimpé de 600 jusqu'à 1500 par mois, avant de se stabiliser entre 750 et 1000 connexions mensuelles. La plateforme est notamment utilisée pour gérer « des aspects primordiaux en mode collaboratif » selon Stéphane Renot, à savoir les plannings des projets, les tâches et la documentation associée (qui est stockée dans Sharepoint, Virage référençant les URL d'accès). La revue de projet, le suivi des temps et le suivi des budgets ont également été intégrés rapidement. Au fil du temps, l'entreprise a aussi fait évoluer certains processus pour mieux correspondre à ses besoins. Par exemple, des statuts de tâches « planifiées » et « en attente » ont été ajoutés aux tableaux Kanban en cours de déploiement, afin de mieux prendre en compte certains besoins, notamment dans un contexte collaboratif. D'autres statuts ont également été ajoutés à la fin, comme « nouvelle tâche », pour mieux visualiser les ajouts, et « archivée », pour gagner en performance.