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Comment réduire les coûts IT de l'entreprise

Mark Holt, DSI de Trainline a travaillé en collaboration avec le service Finance pour travailler sur la réduction des coûts. (Crédit Photo : DR)

Engagées dans la transformation digitale, les entreprises investissent de plus en plus dans l'IT. Un poste de dépenses optimisable et rationalisable. Nos confrères de CIO Angleterre recensent différents moyens pour y arriver.

PublicitéUne récente étude de SpiceWorks révélait que 89% des entreprises s'attendent à ce que le budget IT augmente ou reste le même en 2019. Une tendance qui s'explique par la transformation numérique des sociétés avec des besoins en matière d'applications (développement, intégration,...), d'infrastructures innovantes (cloud, hyperconvergence), d'innovations (blockchain, IoT), de sécurité, etc. Si les dépenses IT représentent une part non négligeable du budget, les DSI sont confrontés à des contraintes de réduction et d'optimisation des coûts. Nos confrères de CIO Angleterre ont recensé des conseils, voire des rappels pour réaliser des économies.

Une évaluation en continu des systèmes IT et des dépenses

Le domaine de l'IT est en perpétuel changement. Il est donc important d'analyser et d'évaluer son architecture actuelle pour être sûre de son efficacité. A cette occasion, il peut être judicieux de voir comment les logiciels sont utilisés dans l'entreprise et s'orienter vers des licences moins chères avec moins de fonctionnalités, mais plus adaptées aux besoins informatiques. Dans certains cas, envisager de supprimer des outils inefficaces ou les remplacer peut être une bonne orientation. Sur la partie cloud, la révision des instances peut passer par une réduction des ressources de calcul et de stockage. Il peut y avoir aussi une optimisation de ces ressources.

En parallèle de cette évaluation en continu des systèmes IT, une analyse régulière des dépenses s'avère un bonne pratique. Certains DSI publient même des rapports mensuels des dépenses montrant l'impact des coupes budgétaires ou de réaffectation des ressources.

Des terminaux moins chers

Les dépenses de matériel IT sont maîtrisables en optant dans certains cas pour des terminaux moyen de gamme plutôt que le haut de gamme ou le plus récent. Optimiser les configurations et installer des outils adaptés au besoin sont des alternatives aux terminaux les plus onéreux. Enfin, pour les plus exigeants, le recours à des PC reconditionnés est une solution pour réduire la facture finale.

Considérer un support indépendant

Passer par un prestataire indépendant pour les fonctions support peut s'avérer une stratégie payante pour réaliser des économies. Cette initiative réduit les frais des supports techniques généralement élevés et élimine des charges élevées pour les mises à jour.
Autre point positif dans cette démarche, les prestataires indépendants ont tendance à offrir des services complémentaires comme le support de sécurité et l'optimisation des performances sans surcoût.

Aligner les besoins métiers et IT

Pour optimiser les coûts de l'IT, il est nécessaire d'aligner les besoins des métiers avec ceux de l'IT. Cela signifie d'être capable de modifier les systèmes en fonction de objectifs immédiats de l'entreprise. Il peut donc être envisagé de donner la priorité à des dépenses informatiques essentielles pour la société à court terme et de reporter des activités IT coûteuses davantage axées sur les résultats à long terme ou moins essentielles à l'entreprise. Dans ce cas-là, il est bon de procéder à une évaluation transversale des objectifs métiers et les ressources allouées par l'IT pour y arriver.

PublicitéSuivre en continu les contrats

Le suivi et l'évaluation en continu des contrats actuels avec les fournisseurs offrent la possibilité de normaliser les systèmes et de maximiser l'utilisation des ressources. Si les services ne proposent plus de valeur suffisante, il faut alors tenter de renégocier les contrats actuels. Les fournisseurs s'engagent souvent sur des rabais pour éviter de perdre un client, surtout si celui-ci veut consolider son parc applicatif avec ce fournisseur.

Collaborer avec la division Finance

Les DSI ne doivent pas hésiter à collaborer avec les services financiers de l'entreprise pour obtenir des conseils et des informations sur une meilleure gestion financière. Mark Holt, DSI de Trainline, souligne qu'il « travaille avec l'équipe financière pour créer une vision de la croissance estimée sur chaque produit au cours des deux ou trois prochaines années ». Des formations externes, dialogue avec des pairs, des déjeuners sont aussi des moments informels pour aider les DSI à mieux répartir les dépenses IT.

Considérer le cloud

La migration vers le cloud est souvent synonyme de réduction des coûts. L'objectif est de remplacer le Capex de l'IT traditionnelle par de l'Opex avec une facturation à l'usage. Par la même, les dépenses d'installation et de maintenance des serveurs sont réduites et le cloud facilite le déploiement de fonctionnalités supplémentaires. Une promesse tenue à condition d'effectuer une étude détaillée des différentes plateformes cloud sur les prix et les fonctionnalités correspondant le mieux à l'entreprise.

Richard Orme, directeur technique de Photobox, souligne avoir décidé de basculer dans le cloud, car « nous commencions à réfléchir sur le stockage. Nous passions beaucoup de temps à entretenir le matériel au sein du datacenter. Un effort financier que nous préférons mettre sur l'innovation de nos produits et le voyage des clients ».

Mettre à jour les équipements

Avant de vouloir renouveler le matériel, les DSI peuvent regarder s'il est possible d'effectuer des mises à niveau de leur existant. Choisir de louer l'équipement plutôt que de l'acheter signifie avoir la possibilité d'effectuer une mise à niveau à un moment indiqué dans le contrat et évaluer ainsi l'efficience de la ressource. Andrew Hatton, responsable informatique de Greenpeace UK, déclare, « j'essaie de m'assurer que nous achetons des équipements qui dureront et pourront être mis à niveau ». Il reconnaît que « cela devient de plus en plus un défi et nous sommes impliqués dans une campagne sur le cycle de vie et le coût environnemental des outils numériques ».

Explorer d'autres technologies

Être en veille sur les technologies peut économiser de l'argent et profiter à l'entreprise sur le long terme. Par exemple, l'automatisation croissante des tâches IT est un moyen de réduire les coûts. Elle touche plusieurs aspects : la maintenance et la supervision des systèmes, la planification des tâches,...

Utiliser des outils d'amélioration de productivité comme les solutions de collaboration optimise l'efficacité des collaborateurs et réalise des économies sur le long terme. La bascule sur les conteneurs pour le développement d'applications peut être une stratégie payante en étant plus légère et moins gourmande en ressources. Enfin, regarder les logiciels Open Source est un moyen facile pour réduire les coûts en s'assurant des améliorations rapides à travers les communautés.

Adapter la charge de travail

En s'assurant que la charge de travail de l'équipe IT est gérable, cela évite de réduire le turn over et donc d'éviter des coûts de recrutement et de formation. Adopter des pratiques DevOps et agile sont capables de générer des gains d'efficacité en misant sur la collaboration plutôt qu'un travail en silos.

Démarrer petit

Souvent, les entreprises sont distraites par l'attrait des technologies émergentes et être tentées de voir grand pour les solutions IT. Toutefois des changements moins importants, comme la réduction des factures d'énergie, la mise à niveau des équipements ou la bascule à un système sans papier, peuvent être plus significatifs.

Souvent, les entreprises peuvent être distraites par l'attrait des technologies émergentes et être tentées d'aller plus loin lorsqu'il s'agit de solutions informatiques. Toutefois, des changements moins importants, comme la réduction des factures de services publics, la mise à niveau de l'équipement et le passage à un système sans papier, peuvent quand même faire une différence significative pour une entreprise. Brussels Airlines, Trainline, Greenpeace ont fait ce choix avec un impact durable sur leurs stratégies opérationnelles.

Autre exemple, Steve Bloor, DSI du Blackpool Teaching Hospital, a mené des efforts sur la dématérialisation pour améliorer les soins et réduire les coûts informatiques. « Nous voulons améliorer l'efficacité des soins aux patients en utilisant le dossier patient le plus avancé qui soit, mais en même temps obtenir un bon rapport qualité-prix, grâce à une feuille de route ouverte et collaborative sur le développement continu de logiciel ». Il ajoute, « l'Open Source réduit les coûts de propriété, ce qui nous donne la flexibilité nécessaire pour le développement de logiciel à l'avenir ».

(Article écrit par Thomas Macaulay & Laurie Clarke/CIO UK/ traduit et adapté par Jacques Cheminat)