Environnements de travail plus flexibles : une composante indispensable de l'entreprise numérique
Il est fort probable que nous ayons tous au moins un collègue qui préfère travailler depuis chez lui, loin de la routine du bureau avec ses horaires fixes et son système de micro-management. De la même façon, nous connaissons tous un ou plusieurs collègues pour qui le travail ne s'appréhende qu'en allant au bureau, et pour lesquels il est impossible d'obtenir les mêmes résultats avec des équipes dispersées. Un sentiment qui existait bien avant que la crise sanitaire mondiale la plus grave de notre génération n'émerge pour imposer le télétravail.
Xerox a lancé la campagne "Make NOW Work" afin d'aider les organisations du monde entier à s'y retrouver dans ce contexte inédit - pour oser travailler différemment, non seulement dans un souci de survie mais aussi pour prospérer. Pour ce faire, Xerox exploite les données pour automatiser les workflows, personnaliser à l'échelle et créer des environnements de travail plus flexibles.
À l'occasion de la rédaction du livre blanc "le Futur du travail en période de pandémie", Xerox a interrogé des acteurs et des entreprises IT aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. L'étude a ainsi révélé que près de la moitié des entreprises connaissent une phase de transition pour un "retour au travail", non sans accuser les stigmates de plusieurs mois de télétravail. Près d'un tiers des entreprises interrogées s'attendent à ce que le télétravail s'installe dans la durée. Cette proportion passe à 58 % si l'on considère uniquement les entreprises internationales. Mais presque toutes (95 %) s'accordent à dire que les échanges en personne sont essentiels au développement personnel et à l'évaluation des compétences. Dès lors, le travail hybride pourrait s'imposer comme la nouvelle norme.
La plupart des entreprises (72 %) ont admis ne pas être préparées technologiquement aux modèles de travail que la crise leur a imposés. Ce qui explique peut-être pourquoi 56 % d'entre elles augmentent désormais leur budget technologique, et 34 % envisagent une accélération de la transformation numérique. Ainsi, nos futurs lieux de travail devront prendre la forme d'environnements flexibles, dans lesquels la technologie permettra de travailler n'importe où et n'importe quand. Les entreprises devront donc moderniser leur infrastructure avec des services de cloud qui offrent les outils nécessaires pour garantir la productivité des équipes distantes.
Repenser le modèle actuel…
La pandémie de COVID-19 a frappé les États-Unis au pire moment pour une institution telle que Rocky Mountain Public Media. Fondée il y a de cela 64 ans, la chaîne de télévision et de radio publique était sur le point d'inaugurer le Buell Public Media Centre, son nouveau siège social à Denver. Avec un coût de 34 millions de dollars, celui-ci devait accueillir 350 employés et il n'avait pas été pensé pour le télétravail. Rocky Mountain s'est donc rapproché de Xerox afin de l'aider à trouver comment tirer parti des nouvelles installations, tout en s'adaptant à la nouvelle réalité de la main-d'œuvre hybride.
Ce n'était pas la première fois que les deux entreprises collaboraient. Le diffuseur s'était déjà associé avec Xerox six ans auparavant, à l'occasion de la refonte complète de ses technologies de l'information, assortie d'un support 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Grâce à une relation de services gérés, Xerox a appris à connaître le business model du groupe média et l'a aidé à concevoir le Buell Centre. Un bâtiment à la pointe de la technologie qui a regroupé toutes les activités dans un seul édifice de 28 000 m2. Outre la réduction des coûts, ce dernier a permis de donner naissance à un laboratoire d'innovation pour l'avenir des médias publics. Pour ce faire, il dispose de studios multimédias, d'une salle de cinéma polyvalente et d'un espace dédié aux rencontres et aux échanges. Le tout assorti d'espaces de coworking pour les journalistes d'autres médias.
La pandémie ayant perturbé les plans de Rocky Mountain, l'entreprise a donc collaboré une nouvelle fois avec Xerox. L'objectif était cette fois de mettre en place une stratégie afin d'assurer la continuité opérationnelle, et la production de nouveaux contenus sur les chaînes de télévision, de radio et les chaînes numériques. Le tout en assurant bien entendu la sécurité des employés. Xerox avait la charge de fournir de l'espace serveur, un système de stockage multimédia, une connectivité fiable et un support pour les collaborateurs sur site et à distance. Une grande partie de ce projet a été réalisée grâce à un réseau sans fil centralisé, et à un nouveau système de stockage multimédia. Rocky Mountain a ainsi adapté le Buell Centre au travail hybride et flexible.
Rompre avec les traditions
La transformation numérique n'est pas aussi aisée pour les entreprises qui ont été fondées bien avant que la quatrième révolution industrielle ne soit une réalité. Celles-ci ont souvent résisté au changement et se sont accrochées aux méthodes traditionnelles. En effet, elles craignent généralement que toute mise à niveau des équipements ou des processus n'entraîne une dégradation des performances opérationnelles. Face à la crise sanitaire mondiale, certaines de ces entreprises n'ont eu d'autre choix que de passer au numérique. D'autres, heureusement, avaient déjà entamé leur mue.
Basée en Caroline du Nord, Fairfield Chair est une entreprise presque centenaire. Ce fabricant de meubles familial est passé au numérique afin de pallier aux difficultés pour retrouver des documents. En effet, les employés décrivaient la situation en se disant comme "noyés dans le papier". Il n'était pas rare de mettre un appel de client en attente pour se rendre jusqu'à un autre étage afin de consulter la documentation et pouvoir répondre à des questions simples. Sans compter qu'il leur fallait aussi parcourir plus de 150 classeurs dans le cadre de cette recherche. Les responsables de l'entreprise savaient que cette situation était intenable à l'ère du numérique.
En s'appuyant sur Xerox DocuShare, l'entreprise a pu faciliter le travail de ses 425 employés, tout en préparant le terrain pour le télétravail plusieurs mois avant que le nom de "COVID-19" soit connu de tous. Fairfield Chair a numérisé 500 000 documents, ce qui a non seulement permis à tout collaborateur de répondre aux questions où qu'il se trouve, du moment qu'il disposait d'un ordinateur, mais aussi de libérer l'espace précédemment occupé par les classeurs et les armoires. Le tout en réduisant l'utilisation de papier et les coûts d'impression. Fairfield a été distinguée par Enhancing Furniture's Environmental Culture (EFEC) pour ses pratiques durables - la plus haute éco-distinction dans le monde de la fabrication de meubles.
Un exemple plein d'enseignements
L'éducation compte probablement dans le top cinq des industries qui ont le besoin le plus urgent de flexibilité. Depuis de nombreux mois, les décideurs politiques, les parents, les enseignants et les administrateurs scolaires insistent sur la nécessité de maintenir l'éducation des enfants. Xerox s'est associé à un partenaire de longue date, le district des écoles publiques de Lincoln dans le Nebraska, afin de mettre à profit la technologie et proposer un enseignement à distance. Les deux organisations avaient déjà collaboré pendant plus de 15 ans pour déployer des solutions efficaces de gestion de documents à destination de 60 écoles fréquentées par plus de 42 000 élèves, de la maternelle à la terminale. Xerox et les écoles de Lincoln ont décidé d'utiliser la technologie Xerox existante pour gérer l'enseignement à distance. La plateforme de gestion de contenu et de collaboration DocuShare permet aux enseignants et aux administrateurs de télécharger, stocker, consulter et modifier des documents en temps réel, où qu'ils soient. Le district peut également utiliser DocuShare pour ses ressources humaines, ses achats et ses opérations comptables.
Disposer de lieux de travail flexibles est une nécessité pour adopter "Make NOW Work" avec succès. Des employés correctement équipés et disposant d'un support adéquat peuvent non seulement assurer la continuité de l'activité, mais aussi la continuité de l'innovation. De quoi passer d'un statut d'entreprise jouant sa survie, à celui d'entreprise florissante.