Comment adopter un workflow automatisé dès aujourd'hui et dans les années à venir
Les entreprises doivent aujourd'hui adopter un modèle d'organisation qui passe du traditionnel présentiel au bureau hybride, tout en préservant la collaboration et la productivité. En pleine pandémie mondiale, elles doivent formuler une stratégie pour l'avenir, dans laquelle la "nouvelle" norme sera probablement la normale "établie".
Face à ce constat, Xerox a lancé la campagne "Make NOW Work". Celle-ci permet aux organisations du monde entier de remettre les normes à plat et de travailler différemment, non seulement pour survivre mais aussi pour croître - en exploitant les données, en automatisant les workflows, en personnalisant à l'échelle et en maximisant la flexibilité de la main-d'œuvre.
Pour bien comprendre la situation, Xerox a interrogé des acteurs du monde des affaires aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. Leurs perspectives sont publiées dans le livre blanc intitulé "le Futur du travail en période de pandémie". Si les différents secteurs d'activité reprennent le travail avec des rythmes différents, près de la moitié des personnes interrogées ont indiqué que la reprise était encore en cours. Quelque 56 % des participants à l'étude ont indiqué augmenter leur budget technologique, et plus d'un tiers (34 %) prévoit d'accélérer la transformation numérique.
L'automatisation des workflows est l'un des objectifs de transformation numérique les plus courants. C'est également l'un des trois piliers de la campagne Make NOW Work de Xerox. Ce dernier peut aussi être appliqué à certaines des professions les plus anciennes. Ainsi, Depuis l’accession au trône de la Reine Victoria, les services du cadastre britannique enregistrent le moindre changement de propriété en Angleterre et au Pays de Galles. Aujourd'hui, l'organisation supervise quelque 25 millions de titres. De plus, ce sont entre 2 000 et 3 000 documents, dessins, photographies et pièces d'identité supplémentaires qui sont reçues chaque jour au format physique.
Une précision sans faille
En misant sur la transformation numérique, le cadastre britannique avait pour objectif de devenir un leader mondial en matière de rapidité et de simplicité. La plateforme Production Workflow Management de Xerox lui a permis de numériser de nouvelles applications et d'extraire des données à partir de textes et d'images. La solution devait offrir une précision sans faille compte tenu de l'importance juridique et financière des informations transmises. Néanmoins, le cadastre britannique collabore avec Xerox afin d'améliorer la précision au fil du temps, via un projet pilote qui intégrera l'IA et le Machine Learning dans le workflow. Le tout sous la supervision humaine.
Comme dans toute transformation numérique, la confiance est au cœur des préoccupations, notamment lorsqu'il s'agit de notre santé. Ainsi, Xerox a également collaboré avec l'Imperial College Healthcare NHS Trust en fournissant une solution de numérisation afin d'améliorer l'utilisation des ressources, et de mettre plus d'espace à la disposition des patients et du personnel.
Ayant déjà numérisé les dossiers des patients actuels, le fond a dû faire de même avec les archives papier des dossiers plus anciens. De plus, afin d'éliminer l'espace nécessaire au stockage physique et de faciliter l'accès aux données, quatre archives sur site et off-site ont également dû être converties. Dans le même temps, le fond espérait également réduire le coût de gestion des dossiers d'année en année.
Une innovation reconnue
Le projet a permis à la société de récupérer près de 547 m2. Une surface qui ne cesse de s'agrandir, à tel point que l'Imperial College Healthcare NHS Trust prévoit maintenant d'en profiter pour ouvrir un nouveau service avec 23 lits. En outre, le nombre d'heures de travail nécessaires a été réduit de 50 %, tandis qu'une réduction du budget de 500 000 livres sterling qui était généralement alloué à la tenue des registres, est prévue sur une période de cinq ans. Ces résultats ont été déterminants pour permettre à Xerox de remporter le prix de "Best Innovation Project of the Year" lors des Health Tech Digital Awards 2020.
Xerox a également collaboré avec l'Imperial College NHS Trust pour mettre en place son Hybrid Mail Service, une plateforme visant à rendre l'impression et l'envoi de courrier plus abordables et simples. Avec le courrier "hybride", vous composez, gérez et imprimez la correspondance d'entreprise en limitant considérablement la charge sur les budgets et le personnel.
Au lieu d'un traitement manuel, notamment lors de la collecte et de l'affranchissement, le fond transmet les travaux au format numérique à l'un des quatre Service Delivery Centres de Xerox au Royaume-Uni. Le système permet également de valider la livraison dans une base de données Royal Mail afin de garantir l'arrivée dans les temps à la bonne destination.
Dans le cadre d'un workflow manuel, un arbitrage est souvent requis entre vitesse et précision. Faire fi de ce compromis est l'une des raisons pour lesquelles l'automatisation est si attrayante. Quand l’avion d’un client de Leonardo S.p.A. est cloué au sol dans l’attente d’une pièce détachée, c’est au fabricant d’hélicoptères d’aider à trouver la solution dans la seconde. Or, chaque pièce requiert des certifications, des fiches de bord, des compte-rendus d'essai, des factures et toute une série de documents supplémentaires avant de pouvoir quitter l'entrepôt. Et la gestion de tous ces documents représente un véritable goulot d'étranglement pour l'entreprise.
Le bureau zéro papier
Xerox a permis au fabricant de numériser des documents en un clin d'œil en les scannant puis en y intégrant des métadonnées avant de les stocker dans un système de gestion aisément consultable. Le processus de création de documents, qui demandait jusqu'à 15 jours, ne dure plus qu'une minute environ. Et le temps de recherche a été réduit d'environ 80 %.
L'automatisation du workflow et les bureaux sans papier vont de pair. Xerox a par exemple récemment collaboré avec une entreprise mondiale de gestion des sinistres afin de mettre en place un écosystème sans papier. Et ce non seulement en éliminant son usage interne, mais aussi les sources extérieures sous forme de courrier postal. La plupart des facteurs habituels étaient de mise : l'accès aux dossiers physiques qui nécessitait plusieurs jours ouvrables, la lourdeur des processus de récupération et d'expédition des documents, ou encore l'augmentation de leurs coûts de gestion.
Cette organisation a réalisé qu'elle ne serait jamais en mesure de satisfaire ses clients avec un workflow aussi contraignant. Xerox a donc fourni une solution qui permet de numériser les documents papier, et de les stocker dans un format facilement consultable. Pour résoudre l'arrivée de documents au format papier, la société de gestion des sinistres redirige désormais son courrier vers une boîte postale et vers le Xerox Digital Hub. C'est là que quelque 1 000 documents sont numérisés, indexés et téléchargés chaque jour vers le système de gestion de contenu de la société. Une opération qui se traduit par la fin du tout papier au profit d'une salle de courrier numérique.
L'automatisation du workflow est un excellent moyen d'adapter Make NOW Work à vos besoins. Les avantages sont nombreux avec une augmentation de la productivité, la baisse des coûts, et des employés qui seront désormais disponibles pour réaliser des tâches plus innovantes. Des changements qui ne passeront pas inaperçus aux yeux des clients. Et c'est là que se fera toute la différence entre les sociétés qui connaitront des jours difficiles et celles qui prospéreront dans les années à venir.